A Volburg egy lett EMS-vállalat, amely főként az autóipari és az ipari szektorban tevékenykedik. Ügyfelei elsősorban Skandináviában és Németországban, valamint Lettországban találhatók. A Volburg rendelésre gyárt elektromos egységeket, alkatrészeket és áramköri összeállításokat. Félkész NYÁK-lapokat szállít, hogy az ügyfelek még a saját késztermékükbe való beépítés előtt tesztelhessék azokat. A vállalat emellett kész NYÁK-lapokat is gyárt, köztük autóipari világítástechnikai termékeket – például rendszámtábla-megvilágítókat és belső térvilágítókat.
A legtöbb küldemény raklapon, kisebb részük dobozban hagyja el a gyárat. Jevgēnijs Kulikovs, a Volburg termelési igazgatója belülről ismerhette meg a szállítási folyamatot, amikor egy héten át helyettesítette a vállalat logisztikai szakemberét – éppen akkor, amikor a Cargoson bevezetése zajlott.
A probléma: három fuvarozó, három külön ablak, napi négy óra
A Cargoson előtt a Volburg három fő fuvarozóval dolgozott, mindegyiknek saját portálja volt. Egy küldemény feladásához minden egyes fuvarozónál külön kellett ellenőrizni az árakat és a szállítási határidőket – böngészőfülről böngészőfülre ugrálva, majd az eredményeket kézzel összehasonlítva. „Rengeteg időt kellett arra fordítani, hogy megnézzük az egyiknél, mennyiért és mikor szállítanak, aztán a másodiknál, aztán a harmadiknál" – meséli Jevgēnijs.
Az összehasonlítás manuális és ismétlődő volt. Ugyanazokat a csomagméreteket kellett beírni minden egyes fuvarozó weboldalán, az árakat és a szállítási időket kézzel feljegyezni vagy képernyőképpel rögzíteni, majd jóváhagyásra elküldeni a projektmenedzsernek, mielőtt leadták a megrendelést. Mindehhez még a vámkezelés is hozzájött. Ha pedig egy ügyfél állapotfrissítést kért, valakinek fel kellett hívnia a logisztikai szakembert, hogy megtudja, melyik fuvarozót vették igénybe, majd be kellett lépni annak portáljára, előkeresni a nyomkövetési számot, és átadni a könyvelésnek.
Jevgēnijs összességében napi körülbelül négy órára becsüli ezt az adminisztrációs terhet. „Ez az adminisztráció. Nagyon sok időt vett el."
Miért váltott a Volburg: jó időzítés és egy egyszerű ajánlat
A Volburg nem véletlenszerűen keresett megoldást. Jevgēnijs már tudta, hogy a szállítási folyamat túl sok időt emészt fel, és elkezdett utánanézni, hogy a vállalat ERP-rendszere, a Monitor rendelkezik-e saját fuvarozó integrációs megoldással. A Cargoson megkeresése éppen a megfelelő pillanatban érkezett.
Tudtuk, hogy az ERP-ünknek van valamilyen verziójú saját integrációja, és már elkezdtük azt az irányt vizsgálni. Éppen ekkor jelent meg az ajánlatotok.
Az az ígéret győzte meg a Volburgot, hogy mind a három fuvarozó árait és szállítási határidőit egyetlen ablakban láthatják majd, nem háromban. „Úgy tűnt, hogy ez jó lesz – mindent egy helyen látunk, kevesebb időt töltünk az egész folyamattal, és hatékonyabb lesz" – idézi fel Jevgēnijs. A Volburg úgy döntött, kipróbálja, és elmondása szerint a rendszer pontosan azt hozta, amit ígért.
Mi változott: egy ablak, valós idejű rálátás és az automatikusan kitöltődő címek
Most, hogy a Cargoson mindhárom fő fuvarozóhoz csatlakozik, a Volburg azonnal látja mindegyik árajánlatát, amint rögzíti a küldemény adatait – nem kell többé egyenként felkeresni a fuvarozók weboldalait. Szükség esetén más regionális fuvarozókat is be lehet vonni, de a három fő partner lefedi a forgalom nagy részét, és az integráción keresztül már most is kedvező árakat kínál.
Két kisebb funkció a vártnál sokkal fontosabbnak bizonyult a mindennapi munkában – Jevgēnijs sem számított rá.
Az egyik a cím-automatikus kitöltés. Korábban egy új ügyfél felvitele körülbelül egy órányi kézi adatbevitelt jelentett: nevet, címet, mindent egyenként kellett begépelni. Most a Cargoson automatikusan felajánlja a mentett címeket, amikor a Volburg új ügyfelet rögzít, így már csak egy gyors megerősítés szükséges.
Nagyon hasznos eszköz. Ha a címek egyszer el vannak mentve, rengeteg időt spórolunk.
Amikor Jevgēnijs maga töltötte be egy héten át a logisztikai szerepkört, azt tapasztalta, hogy az egész folyamat nagyjából tíz percet vesz igénybe.
A másik újdonság a megosztott, valós idejű rendelési rálátás. Korábban egy küldemény állapotának ellenőrzéséhez fel kellett hívni a logisztikai szakembert, megadni a rendelésszámot, és megvárni, amíg utánanéz és visszahív. Most az igazgató, a logisztikai szakember és a könyvelési csapat egyaránt be tud lépni a Cargosoba, és bármelyik rendelés aktuális státuszát saját maga is megnézheti.
Nem kell felhívnom a logisztikai szakembert, hogy megkérdezzem. Be tudok lépni a rendszerbe, és mindent magam látok. Ez az én hozzáadott értékem.
Korábban a nyomkövetési számokat fuvarozónként kellett összegyűjteni, és kézzel átadni a könyvelésnek. Most bárki, akinek szüksége van rájuk, egyetlen telefonhívás nélkül megtalálja azokat.
A Volburg rendszeresen él a harmadik feles számlázás lehetőségével is, amikor egy ügyfél a saját fuvarozói fiókján keresztül szállíttat. Ilyenkor a Volburg megadja az ügyfél számlaszámát, és nem látja az egyeztetett árat – egyszerűen visszaigazolja a megrendelést. „A küldemény elmegy, nagyon egyszerű és kényelmes" – mondja Jevgēnijs.
A mérhető eredmény: nagyjából felére csökkent az adminisztráció, és mindenütt kevesebb az utánajárás
Amikor a változás mértékéről kérdezték, Jevgēnijs körülbelül 50 százalékos csökkenést említett: a korábban napi négy órát kitevő feladatból nagyjából két óra szabadult fel. „Százalékosan nézve ez nagyon jó eredmény" – fogalmaz.
Hozzáteszi azt is, hogy a látható időmegtakarítás csak egy része a képnek. Mivel a részlegeknek már nem kell telefonon továbbítaniuk az állapotinformációkat, a vállalat többi munkatársa is kevesebb időt tölt azzal az oda-vissza egyeztetéssel, amely korábban minden egyes küldeményhez hozzátartozott.
Van egy láthatatlan időmegtakarítás is, mert mindenki más már nem tölt időt azzal, hogy telefonálgasson és információt keressen. Ezt nehéz számszerűsíteni, de szerintem ott is sokat spórolunk.
Bevezetés: olyan gyors volt, hogy a támogatásra alig volt szükség
Az indulás minimális segítséggel ment. A Volburg logisztikai szakembere, Dmitrijs, több fuvarozót is saját maga csatlakoztatott a Cargoson ügyfélszolgálatának bevonása nélkül. „Meglepett, hogy egyetlen munkatársunk ezt meg tudta csinálni" – mondja Jevgēnijs. „Ez jó jel." A hozzáférés természetes módon terjedt el mindenki számára, akinek szüksége volt rá. Jevgēnijs, Dmitrijs és a Volburg könyvelési csapata egyaránt be tud lépni, és közvetlenül eléri a szükséges információkat.
Jevgēnijs külön kiemeli azokat a feladókat, akik raklapok helyett kis méretű, gyakori csomagokat küldenek – köztük az olyan szolgáltatásokat igénybe vevő magánszemélyeket is, mint az Omniva. Ezeknél az ügyfeleinél az ár és a szállítási idő az egyetlen szempont, és az, hogy minden egy könnyen kezelhető platformon érhető el, megszünteti azt a bosszúságot, amellyel egy állandóan ismétlődő folyamat jár.
Mi következik a Volburgnál
A Volburg következő lépése, hogy megvizsgálja az ERP-rendszerével, a Monitorral való mélyebb integráció lehetőségét, és feltérképezi, hogyan lehet tovább javítani az együttműködést azokkal az ügyfelekkel, akik szintén a Cargoson szállításkezelő rendszert használják. Miután a Cargoson segítségével kézzel igazolta a fuvarozói árajánlatok összesítésének és a nyomon követésnek az értékét, Jevgēnijs most azon gondolkodik, hogy mindebből mennyit lehet automatizálni a Volburg meglévő rendszerein belül.
Korábban a Volburg napi körülbelül négy órát töltött azzal, hogy böngészőfülről böngészőfülre ugrálva hasonlítgatta az árajánlatokat, és telefonon kereste a nyomkövetési számokat. Most mindez egyetlen ablakban van. A címek maguktól töltődnek ki, és a csapat bármelyik tagja megnézheti egy küldemény állapotát anélkül, hogy fel kellene vennie a telefont. Miután maga is betöltötte egy héten át a logisztikai szerepkört, Jevgēnijs tömören összegezte a tapasztalatát: „Azt mondom, talán tíz percembe telt, és kész volt minden."
LinkedIn
Cargoson
