Volburg je latvijska EMS tvrtka koja djeluje pretežno u automobilskom i industrijskom sektoru. Njezini klijenti nalaze se uglavnom u Skandinaviji i Njemačkoj, kao i u Latviji. Volburg proizvodi električne sklopove, dijelove i sklopove tiskanih pločica po narudžbi. Klijentima isporučuje polugotove PCB-ove kako bi ih mogli testirati prije ugradnje u vlastite gotove proizvode. Tvrtka također proizvodi gotove PCB-ove, uključujući automobilsku rasvjetu poput osvjetljenja registarskih pločica i unutarnje rasvjete.
Većina pošiljaka otprema se na paletama, a dio u kutijama. Jevgēnijs Kulikovs, direktor proizvodnje u Volburgu, upoznao se s procesom otpreme iznutra kada je tjedan dana zamjenjivao tvrtkinog logističkog stručnjaka za vrijeme postavljanja Cargosona.
Problem: tri prijevoznika, tri odvojena prozora, četiri sata dnevno
Prije Cargosona, Volburg je surađivao s tri glavna prijevoznika, svaki s vlastitim portalom. Da bi se pošiljka uopće mogla otpremiti, trebalo je zasebno provjeriti cijene i rokove isporuke kod svakog prijevoznika – kartica po kartica u pregledniku – pa ručno usporediti rezultate. „Morali ste potrošiti puno vremena provjeravajući jednog, koliko košta i kad bi isporučio, zatim drugog, pa trećeg," objašnjava Jevgēnijs.
Usporedba je bila ručna i ponavljajuća. Iste dimenzije paketa upisivali su na web-stranicu svakog prijevoznika, bilježili cijene i rokove prijevoza rukom ili snimkom zaslona te sve slali voditelju projekta na odobrenje prije narudžbe. Uz to je dolazilo i carinsko postupanje. A kad god bi klijent zatražio informaciju o statusu pošiljke, netko bi morao nazvati logističkog stručnjaka, saznati kojeg su prijevoznika koristili, prijaviti se na portal tog prijevoznika, pronaći broj za praćenje i proslijediti ga računovodstvu.
Sve zajedno, Jevgēnijs procjenjuje da je administrativni posao iznosio oko četiri sata dnevno. „To je administracija koja je bila uključena. Oduzimalo je puno vremena."
Zašto je Volburg prešao na Cargoson: pravi trenutak i jednostavna ponuda
Volburg nije tek slučajno tražio rješenje. Jevgēnijs je već znao da proces otpreme oduzima previše vremena i počeo je istraživati ima li njihov ERP sustav, Monitor, vlastitu integraciju prijevoznika. Cargosonov kontakt stigao je u savršenom trenutku.
Znali smo da naš ERP ima vlastitu integraciju u nekoj verziji i već smo počeli raditi na tome. I baš u to vrijeme pojavili ste se s vašom ponudom.
Argument koji je uvjerio Volburg bio je jednostavan: vidjeti cijene i rokove isporuke sva tri prijevoznika u jednom prozoru umjesto u trima. „Izgledalo je kao da bi bilo dobro – da bismo mogli vidjeti sve, potrošiti manje vremena na cijeli proces i da bi to bilo učinkovito," prisjeća se Jevgēnijs. Volburg se odlučio isprobati Cargoson i, prema Jevgēnijevim riječima, sustav je ispunio upravo to obećanje.
Što se promijenilo: jedan prozor, uvid u stvarnom vremenu i adrese koje se same popunjavaju
Otkako je Cargoson povezan sa sva tri glavna prijevoznika, Volburg odmah po unosu pošiljke vidi cijene svakog od njih – bez potrebe da redom posjećuje njihove web-stranice. Po potrebi se mogu dodati i drugi regionalni prijevoznici, no tri osnovna partnera pokrivaju većinu volumena i već nude dobre cijene putem integracije.
Dvije manje funkcionalnosti pokazale su se u svakodnevnom radu važnijima nego što je Jevgēnijs očekivao.
Prva je automatsko popunjavanje adresa. Dodavanje novog klijenta nekad je trajalo oko sat vremena ručnog upisivanja imena i adrese. Sada Cargoson automatski prikazuje spremljene adrese čim se unese novi klijent, pa je sve što preostaje brza potvrda.
To je vrlo dobar alat. Kad su adrese jednom spremljene, uštedi nam puno vremena.
Kad je sam tjedan dana zamjenjivao logističara, otkrio je da cijeli proces traje otprilike deset minuta.
Druga je zajednički uvid u narudžbe u stvarnom vremenu. Nekad je provjera statusa pošiljke podrazumijevala poziv logističkom stručnjaku, navođenje broja narudžbe i čekanje da pronađe informaciju i uzvrati poziv. Sada se direktor, logistički stručnjak i računovodstvo mogu svaki zasebno prijaviti u Cargoson i sami vidjeti gdje se koja narudžba nalazi.
Ne moram zvati logističkog stručnjaka i pitati. Mogu se prijaviti u sustav i sve vidjeti sam. To je moja dodana vrijednost.
Volburg je nekad morao tražiti brojeve za praćenje prijevoznik po prijevoznik i ručno ih prosljeđivati računovodstvu. Sada ih svako tko ih treba može pronaći bez ijednog telefonskog poziva.
Volburg redovito koristi i naplatu trećoj strani, kada klijent otprema pod vlastitim računom kod prijevoznika. U tim slučajevima Volburg unosi klijentov broj računa i nikad ne vidi dogovorenu cijenu – jednostavno potvrdi narudžbu. „Pošiljka ode, vrlo jednostavno i praktično," kaže Jevgēnijs.
Mjerljivi učinak: otprilike upola manje administrativnog posla i manje jurnjave svuda drugdje
Na pitanje može li kvantificirati promjenu, Jevgēnijs procjenjuje pad od oko 50 posto – otprilike dva sata dnevno koja su se oslobodila od onoga što je nekad bio četverosatni svakodnevni zadatak. „Postotno gledano, to je vrlo dobar rezultat," kaže.
Ističe i da je vidljiva ušteda vremena samo dio priče. Odjeli više ne moraju telefonom prenositi informacije o statusu pošiljaka, pa ostatak tvrtke sada troši manje vremena na međusobno dogovaranje koje je pratilo svaku pošiljku.
Postoji i nevidljiva ušteda vremena, jer svi ostali više ne troše vrijeme na pozive i traženje informacija. To zapravo ne mogu kvantificirati, ali mislim da i tu štedimo puno.
Uvođenje sustava: dovoljno brzo da podrška jedva da je bila potrebna
Početak je zahtijevao vrlo malo pomoći. Volburgov logistički stručnjak Dmitrijs sam je povezao nekoliko prijevoznika bez uključivanja Cargosonove podrške. „Iznenadilo me da je to mogao napraviti samo jedan naš zaposlenik," kaže Jevgēnijs. „To je dobar znak." Pristup se prirodno proširio na sve kojima je bio potreban. Jevgēnijs, Dmitrijs i Volburgovo računovodstvo sada se svi prijavljuju i sami dohvaćaju informacije koje trebaju.
Jevgēnijs posebno ističe pošiljatelje koji šalju male, česte pakete umjesto paleta – uključujući pojedinačne pošiljatelje koji koriste usluge poput Omnive. Za te korisnike jedino što je važno jest cijena i rok isporuke, a sve na jednoj jednostavnoj platformi uklanja frustraciju iz procesa koji ponavljaju iznova i iznova.
Što slijedi za Volburg
Sljedeći korak za Volburg jest procjena dublje integracije s ERP sustavom Monitor te razmatranje kako dodatno unaprijediti zajedničke operacije s klijentima koji također koriste Cargoson kao svoj softver za upravljanje prijevozom. Nakon što je dokazao vrijednost objedinjavanja ponuda prijevoznika i praćenja pošiljaka putem Cargosona, Jevgēnijs sada razmišlja koliko toga može automatizirati unutar postojećih sustava Volburga.
Volburg je nekad trošio oko četiri sata dnevno uspoređujući ponude kartica po kartica i telefonski tražeći brojeve za praćenje. Sada je sve u jednom prozoru. Adrese se same popunjavaju, a svaki član tima može provjeriti status pošiljke bez podizanja slušalice. Nakon što je tjedan dana sam zamjenjivao logističara, Jevgēnijs je to sažeo jednostavno: „Kažem, trebalo mi je možda deset minuta i sve je gotovo."
LinkedIn
Cargoson
