Jak Volburg zmniejszył czas obsługi wysyłek o połowę, łącząc trzech przewoźników w jednym oknie

Volburg to łotewska firma EMS działająca głównie w sektorze motoryzacyjnym i przemysłowym. Jej klienci znajdują się przede wszystkim w Skandynawii i Niemczech, a także na Łotwie. Volburg produkuje jednostki elektryczne, podzespoły i montaże obwodów drukowanych na zamówienie. Dostarcza półprodukty PCB, dzięki czemu klienci mogą je przetestować przed wbudowaniem we własne wyroby gotowe. Firma produkuje również gotowe płytki PCB, w tym oświetlenie motoryzacyjne – tablice rejestracyjne i oświetlenie wnętrza.

Większość przesyłek wysyłana jest na paletach, część w kartonach. Jevgēnijs Kulikovs, dyrektor produkcji Volburga, miał okazję poznać proces wysyłkowy od środka, gdy przez tydzień zastępował firmowego specjalistę ds. logistyki podczas wdrożenia Cargoson.

Problem: trzech przewoźników, trzy osobne okna, cztery godziny dziennie

Przed wdrożeniem Cargoson Volburg współpracował z trzema głównymi przewoźnikami, z których każdy miał własny portal. Aby nadać przesyłkę, trzeba było sprawdzać ceny i terminy dostawy u każdego przewoźnika osobno – zakładka po zakładce – a następnie ręcznie porównywać wyniki. „Trzeba było poświęcić dużo czasu na sprawdzenie jednego: ile i kiedy dostarczy, potem drugiego, potem trzeciego" – wyjaśnia Jevgēnijs.

Porównanie było żmudne i powtarzalne. Te same wymiary paczki wpisywano na stronie każdego przewoźnika, ceny i czasy tranzytu notowano ręcznie lub robiono zrzuty ekranu, a następnie przesyłano je do kierownika projektu w celu zatwierdzenia przed złożeniem zamówienia. Do tego dochodziła obsługa celna. Gdy klient pytał o status przesyłki, ktoś musiał zadzwonić do specjalisty ds. logistyki, dowiedzieć się, który przewoźnik został wybrany, zalogować się do jego portalu, odszukać numer śledzenia i przekazać go do działu księgowości.

Łącznie Jevgēnijs szacuje nakład pracy administracyjnej na około cztery godziny dziennie. „Tyle zajmowała sama administracja. To był naprawdę duży nakład czasu."

Dlaczego Volburg zdecydował się na zmianę: dobry moment i prosta oferta

Volburg nie szukał rozwiązania przypadkowo. Jevgēnijs wiedział już, że obsługa wysyłek pochłania zbyt wiele czasu, i zaczął sprawdzać, czy firmowy system ERP – Monitor – oferuje własną integrację z przewoźnikami. Kontakt ze strony Cargoson trafił w idealny moment.

Wiedzieliśmy, że nasz ERP ma własną integrację w jakiejś wersji i zaczęliśmy już pracować nad tym rozwiązaniem. I właśnie wtedy pojawiliście się wy ze swoją ofertą.

Argument, który przekonał Volburg, był prosty: wyceny i terminy dostawy od wszystkich trzech przewoźników w jednym oknie zamiast trzech. „Wyglądało na to, że będzie dobrze – że zobaczymy wszystko w jednym miejscu, poświęcimy mniej czasu na cały ten proces i że będzie to efektywne" – wspomina Jevgēnijs. Volburg postanowił spróbować i, jak przyznaje Jevgēnijs, system spełnił dokładnie te oczekiwania.

Co się zmieniło: jedno okno, widoczność w czasie rzeczywistym i adresy uzupełniające się automatycznie

Odkąd Cargoson połączył się z wszystkimi trzema głównymi przewoźnikami, Volburg widzi wyceny od każdego z nich od razu po wprowadzeniu danych przesyłki – bez konieczności odwiedzania kolejnych stron. W razie potrzeby można też dodać regionalnych przewoźników, jednak trzej główni partnerzy obsługują większość wolumenu i już w ramach integracji oferują atrakcyjne stawki.

Dwie mniejsze funkcje okazały się w codziennej pracy ważniejsze, niż Jevgēnijs się spodziewał.

Pierwsza to autouzupełnianie adresów. Dodanie nowego klienta zajmowało kiedyś około godziny – trzeba było ręcznie wpisywać nazwę i adres. Teraz Cargoson automatycznie podpowiada zapisane adresy podczas dodawania nowego klienta, a wystarczy je tylko potwierdzić.

To bardzo dobre narzędzie. Gdy adresy są już zapisane, oszczędzamy mnóstwo czasu.

Gdy Jevgēnijs przez tydzień sam pełnił rolę specjalisty ds. logistyki, przekonał się, że cały proces zajmuje mu około dziesięciu minut.

Druga funkcja to wspólna widoczność zamówień w czasie rzeczywistym. Wcześniej sprawdzenie statusu przesyłki wymagało zadzwonienia do specjalisty ds. logistyki, podania numeru zamówienia i czekania na oddzwonienie. Teraz dyrektor, specjalista ds. logistyki i dział księgowości mogą samodzielnie zalogować się do Cargoson i sprawdzić, gdzie jest każde zamówienie.

Nie muszę dzwonić do specjalisty ds. logistyki i pytać. Mogę zalogować się do systemu i sam zobaczyć wszystko. To jest moja dodatkowa wartość.

Kiedyś numery śledzenia trzeba było wyszukiwać u każdego przewoźnika osobno i ręcznie przekazywać do księgowości. Teraz każdy, kto ich potrzebuje, znajdzie je bez jednego telefonu.

Volburg regularnie korzysta też z fakturowania na konto strony trzeciej – gdy klient wysyła przesyłkę w ramach własnego konta u przewoźnika. W takich przypadkach Volburg wpisuje numer konta klienta i nie widzi wynegocjowanej ceny – po prostu potwierdza zamówienie. „Przesyłka wychodzi – prosto i wygodnie" – mówi Jevgēnijs.

Mierzalne efekty: mniej więcej połowa czasu administracyjnego i koniec z ciągłym szukaniem informacji

Zapytany o konkretne liczby, Jevgēnijs szacuje redukcję na około 50 procent – z czterogodzinnego codziennego zadania zostały mniej więcej dwie godziny. „Procentowo to bardzo dobry wynik" – stwierdza.

Zaznacza też, że widoczny zysk czasowy to tylko część historii. Poszczególne działy nie muszą już przekazywać sobie informacji o statusach przez telefon, więc cała firma poświęca teraz mniej czasu na wymianę wiadomości, która towarzyszyła każdej przesyłce.

Jest też niewidoczny zysk czasowy – wszyscy inni przestali tracić czas na dzwonienie i szukanie informacji. Nie jestem w stanie tego dokładnie zmierzyć, ale myślę, że tam też oszczędzamy bardzo dużo.

Wdrożenie: na tyle proste, że wsparcie techniczne prawie nie było potrzebne

Uruchomienie systemu wymagało minimalnej pomocy z zewnątrz. Specjalista ds. logistyki Volburga, Dmitrijs, samodzielnie podłączył kilku przewoźników bez angażowania zespołu wsparcia Cargoson. „Byłem zaskoczony, że jeden nasz pracownik był w stanie to zrobić" – przyznaje Jevgēnijs. „To dobry znak." Dostęp do systemu rozszedł się naturalnie na wszystkich, którzy go potrzebowali – Jevgēnijs, Dmitrijs i dział księgowości Volburga logują się teraz samodzielnie i pobierają potrzebne informacje bezpośrednio.

Jevgēnijs zwraca uwagę na załadowców, którzy wysyłają małe, częste paczki zamiast palet – w tym indywidualnych nadawców korzystających z usług takich jak Omniva. Dla tych klientów liczy się wyłącznie cena i czas dostawy, a posiadanie wszystkiego w jednej, łatwej w obsłudze platformie eliminuje frustrację z procesu, który powtarzają nieustannie.

Co dalej w Volburgu

Kolejnym krokiem Volburga jest ocena głębszej integracji z systemem ERP – Monitor – oraz zbadanie możliwości dalszego usprawnienia współpracy z klientami, którzy również korzystają z Cargoson jako swojego oprogramowania do zarządzania transportem. Po udowodnieniu wartości konsolidacji wycen przewoźników i śledzenia przesyłek w Cargoson, Jevgēnijs zastanawia się teraz, jak dużą część tego procesu można zautomatyzować w ramach istniejących systemów Volburga.

Kiedyś Volburg spędzał około czterech godzin dziennie na porównywaniu wycen zakładka po zakładce i dzwonieniu w poszukiwaniu numerów śledzenia. Teraz wszystko jest w jednym oknie. Adresy uzupełniają się same, a każdy członek zespołu może sprawdzić status przesyłki bez sięgania po telefon. Po tygodniu spędzonym na zastępstwie w roli specjalisty ds. logistyki Jevgēnijs ujął to krótko: „Powiem tak – zajęło mi to może dziesięć minut i wszystko gotowe."