Volburg è un'azienda EMS lettone che opera principalmente nei settori Automotive e Industriale. I suoi clienti si trovano soprattutto in Scandinavia e Germania, oltre che in Lettonia. Volburg produce unità elettriche, componenti e assemblaggi di circuiti su commessa, e fornisce PCB semilavorati affinché i clienti possano testarli prima di integrarli nei propri prodotti finiti. L'azienda realizza anche PCB finiti, tra cui sistemi di illuminazione per il settore automotive come luci per targhe e luci interne.
La maggior parte delle spedizioni avviene su pallet, alcune in scatole. Jevgēnijs Kulikovs, direttore della produzione di Volburg, ha avuto modo di conoscere il processo di spedizione dall'interno quando ha sostituito per una settimana il responsabile della logistica dell'azienda durante la configurazione di Cargoson.
Il problema: tre corrieri, tre finestre separate, quattro ore al giorno
Prima di Cargoson, Volburg lavorava con tre corrieri principali, ciascuno con il proprio portale. Per spedire una merce era necessario verificare prezzi e tempi di consegna con ogni corriere separatamente, una scheda del browser alla volta, e poi confrontare i risultati. "Bisognava dedicare molto tempo a controllare prima uno — quanto costava e quando avrebbe consegnato — poi il secondo, poi il terzo," spiega Jevgēnijs.
Il confronto era manuale e ripetitivo. Le stesse dimensioni del pacco venivano inserite sul sito di ogni corriere, i prezzi e i tempi di transito venivano annotati a mano o catturati con uno screenshot, e il tutto veniva inviato a un project manager per l'approvazione prima di confermare l'ordine. A questo si aggiungeva la gestione doganale. E ogni volta che un cliente chiedeva un aggiornamento sullo stato della spedizione, qualcuno doveva chiamare il responsabile della logistica per sapere quale corriere era stato utilizzato, accedere al portale di quel corriere, recuperare il numero di tracciamento e trasmetterlo alla contabilità.
Nel complesso, Jevgēnijs stima il carico amministrativo in circa quattro ore al giorno. "Tutta questa amministrazione richiedeva davvero molto tempo."
Perché Volburg ha fatto il cambiamento: il momento giusto e una proposta semplice
Volburg non stava semplicemente valutando le opzioni sul mercato. Jevgēnijs sapeva già che il processo di spedizione richiedeva troppo tempo e aveva iniziato a verificare se il sistema ERP dell'azienda, Monitor, offrisse una propria integrazione con i corrieri. Il contatto di Cargoson è arrivato esattamente al momento giusto.
Sapevamo che il nostro ERP aveva una propria integrazione in qualche versione e avevamo già iniziato a lavorare su quel fronte. Ed è proprio in quel momento che siete apparsi voi con la vostra offerta.
La proposta che ha convinto Volburg era semplice: vedere prezzi e tempi di consegna di tutti e tre i corrieri in un'unica finestra invece di tre. "Sembrava una buona soluzione: avremmo potuto vedere tutto, dedicare meno tempo all'intero processo e lavorare in modo più efficiente," ricorda Jevgēnijs. Volburg ha deciso di provare e, secondo Jevgēnijs, il risultato ha rispettato esattamente le aspettative.
Cosa è cambiato: un'unica finestra, visibilità in tempo reale e indirizzi che si compilano da soli
Ora che Cargoson è collegato a tutti e tre i corrieri principali, Volburg visualizza i prezzi di ciascuno non appena inserisce una spedizione, senza dover accedere ai siti dei corrieri uno per uno. È possibile aggiungere anche altri corrieri regionali quando necessario, ma i tre fornitori principali coprono la maggior parte dei volumi e offrono già tariffe competitive tramite l'integrazione.
Due funzionalità minori si sono rivelate più utili nella quotidianità di quanto Jevgēnijs si aspettasse.
La prima è il completamento automatico degli indirizzi. In passato, aggiungere un nuovo cliente richiedeva circa un'ora di inserimento manuale di nome e indirizzo. Ora Cargoson mostra automaticamente gli indirizzi salvati quando si aggiunge un nuovo cliente, e tutto ciò che resta da fare è una rapida conferma.
È uno strumento molto utile. Una volta salvati gli indirizzi, ci fa risparmiare tantissimo tempo.
Quando ha ricoperto personalmente il ruolo logistico per una settimana, Jevgēnijs ha constatato che l'intero processo richiedeva circa dieci minuti.
La seconda funzionalità è la visibilità condivisa e in tempo reale sugli ordini. In passato, per conoscere lo stato di una spedizione bisognava chiamare il responsabile della logistica, fornire il numero d'ordine e aspettare che lo cercasse e richiamasse. Ora il direttore, il responsabile della logistica e il team di contabilità possono ciascuno accedere a Cargoson e vedere in autonomia dove si trova qualsiasi ordine.
Non ho bisogno di chiamare il responsabile della logistica per chiedere. Posso accedere al sistema e vedere tutto da solo. Questo è il valore aggiunto per me.
Prima, i numeri di tracciamento venivano recuperati corriere per corriere e trasmessi manualmente alla contabilità. Ora chiunque ne abbia bisogno può trovarli senza fare una sola telefonata.
Volburg utilizza regolarmente anche la fatturazione a terzi, nei casi in cui un cliente spedisce tramite il proprio account corriere. In questi casi, Volburg inserisce il numero di account del cliente e non vede mai il prezzo negoziato: si limita a confermare l'ordine. "La spedizione parte, è tutto molto semplice e comodo," dice Jevgēnijs.
L'impatto misurabile: circa la metà del tempo amministrativo e meno rincorse ovunque
Quando gli è stato chiesto di quantificare il cambiamento, Jevgēnijs stima una riduzione di circa il 50%, pari a circa due ore al giorno recuperate da quello che era un'attività quotidiana di quattro ore. "In termini percentuali, è un risultato molto buono," afferma.
Sottolinea inoltre che il tempo risparmiato visibile è solo una parte della storia. I reparti non devono più trasmettere informazioni sullo stato delle spedizioni per telefono, quindi il resto dell'azienda dedica ora meno tempo agli scambi continui che accompagnavano ogni spedizione.
C'è un risparmio di tempo invisibile, perché tutti gli altri non devono più passare il tempo a telefonare e cercare informazioni. Non riesco a quantificarlo con precisione, ma penso che anche lì stiamo risparmiando molto.
L'avvio: così rapido che il supporto è stato a malapena coinvolto
Iniziare ha richiesto pochissimo aiuto esterno. Il responsabile della logistica di Volburg, Dmitrijs, ha collegato diversi corrieri da solo, senza coinvolgere il team di supporto di Cargoson. "Mi ha sorpreso che un solo nostro dipendente sia riuscito a farlo," dice Jevgēnijs. "È un buon segno." L'accesso si è esteso naturalmente a tutti coloro che ne avevano bisogno. Jevgēnijs, Dmitrijs e il team di contabilità di Volburg accedono ora alla piattaforma e recuperano direttamente le informazioni di cui hanno bisogno.
Jevgēnijs fa riferimento anche ai mittenti che spediscono pacchi piccoli e frequenti anziché pallet, inclusi i privati che utilizzano servizi come Omniva. Per questi clienti, prezzo e tempi di consegna sono le uniche cose che contano, e avere tutto in un'unica piattaforma facile da usare elimina la frustrazione di un processo che ripetono continuamente.
I prossimi passi per Volburg
Il passo successivo di Volburg è valutare un'integrazione più profonda con il proprio sistema ERP, Monitor, e capire come migliorare ulteriormente le operazioni congiunte con i clienti che utilizzano anch'essi Cargoson come software di gestione trasporti. Dopo aver dimostrato il valore di centralizzare i preventivi dei corrieri e il tracciamento delle spedizioni tramite Cargoson, Jevgēnijs sta ora valutando quanto di tutto questo possa essere automatizzato all'interno dei sistemi esistenti di Volburg.
Un tempo Volburg dedicava circa quattro ore al giorno a confrontare preventivi scheda per scheda e a telefonare per recuperare i numeri di tracciamento. Ora è tutto in un'unica finestra. Gli indirizzi si compilano da soli e chiunque nel team può verificare lo stato di una spedizione senza alzare il telefono. Dopo aver ricoperto personalmente il ruolo logistico per una settimana, Jevgēnijs l'ha detto con semplicità: "Dico che mi ci sono voluti forse dieci minuti ed era tutto fatto."
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