Volburg — латвійська EMS-компанія, що працює переважно в автомобільному та промисловому секторах. Її клієнти розташовані здебільшого в Скандинавії та Німеччині, а також у Латвії. Volburg виробляє електронні блоки, компоненти та схемні вузли на замовлення. Компанія постачає друковані плати у напівготовому вигляді, щоб клієнти могли протестувати їх перед встановленням у власні готові вироби. Крім того, Volburg виробляє готові друковані плати, зокрема автомобільне освітлення — підсвітку номерних знаків та освітлення салону.
Більшість відправлень здійснюється на палетах, частина — в коробках. Євгеній Куліков, виробничий директор Volburg, зміг побачити процес відправлень зсередини, коли протягом тижня замінював штатного спеціаліста з логістики під час налаштування Cargoson.
Проблема: три перевізники, три окремі вікна, чотири години на день
До впровадження Cargoson Volburg працював із трьома основними перевізниками, кожен із яких мав власний портал. Щоб відправити вантаж, потрібно було окремо перевіряти ціни та терміни доставки в кожного перевізника — вкладка за вкладкою, а потім порівнювати результати вручну. «Доводилося витрачати багато часу: спочатку перевіряєш одного — скільки коштує і коли доставить, потім другого, потім третього», — пояснює Євгеній.
Порівняння було монотонним і повторюваним. Одні й ті самі габарити вантажу вводилися на сайті кожного перевізника окремо, ціни та терміни транспортування фіксувалися вручну або знімком екрана, після чого надсилалися керівнику проєкту для погодження перед оформленням замовлення. До цього додавалося митне оформлення. А коли клієнт запитував про статус відправлення, хтось мав телефонувати спеціалісту з логістики, щоб дізнатися, який перевізник був задіяний, потім заходити на його портал, знаходити номер для відстеження і передавати його до бухгалтерії.
Загалом, за оцінкою Євгенія, адміністративна робота займала близько чотирьох годин на день. «Ось скільки часу йшло на адміністрування. Дуже багато.»
Чому Volburg вирішив змінити підхід: вдалий момент і зрозуміла пропозиція
Volburg не просто шукав рішення навмання. Євгеній уже розумів, що процес відправлень забирає надто багато часу, і почав з'ясовувати, чи є власна інтеграція перевізників в їхній ERP-системі Monitor. Саме в цей момент надійшла пропозиція від Cargoson.
Ми знали, що наша ERP має власну інтеграцію в певній версії, і вже почали рухатися в цьому напрямку. І якраз тоді ви з'явилися зі своєю пропозицією.
Аргумент, який переконав Volburg, був простим: бачити ціни та терміни доставки від усіх трьох перевізників в одному вікні замість трьох. «Здавалося, що це буде зручно — можна буде бачити все одразу, витрачати менше часу на весь цей процес, і що це буде ефективно», — згадує Євгеній. Volburg вирішив спробувати, і, за його словами, очікування справдилися повністю.
Що змінилося: одне вікно, видимість у реальному часі та автозаповнення адрес
Тепер, коли Cargoson підключений до всіх трьох основних перевізників, Volburg бачить пропозиції від кожного з них одразу після введення даних про відправлення — без необхідності заходити на сайт кожного перевізника окремо. За потреби можна підключати й інших регіональних перевізників, але три основні партнери покривають більшість обсягів і вже пропонують вигідні тарифи через інтеграцію.
Дві менш очевидні функції виявилися на практиці кориснішими, ніж Євгеній очікував.
Перша — автозаповнення адрес. Раніше додавання нового клієнта займало близько години: ім'я та адресу доводилося вводити вручну. Тепер Cargoson автоматично підставляє збережені адреси при додаванні нового клієнта — залишається лише підтвердити.
Це дуже зручний інструмент. Коли адреси збережені, це економить нам багато часу.
Коли Євгеній сам виконував роль спеціаліста з логістики протягом тижня, він переконався, що весь процес займає близько десяти хвилин.
Друга — спільна видимість замовлень у реальному часі. Раніше, щоб дізнатися статус відправлення, потрібно було телефонувати спеціалісту з логістики, називати номер замовлення і чекати, поки він знайде інформацію і передзвонить. Тепер директор, спеціаліст з логістики та бухгалтерія можуть самостійно зайти в Cargoson і побачити, де знаходиться будь-яке замовлення.
Мені не потрібно дзвонити спеціалісту з логістики і питати. Я можу зайти в систему і сам побачити все. Ось у чому моя додаткова цінність.
Раніше номери для відстеження доводилося шукати окремо по кожному перевізнику і передавати до бухгалтерії вручну. Тепер будь-хто, кому вони потрібні, знаходить їх без жодного дзвінка.
Volburg також регулярно використовує виставлення рахунків третій стороні — коли клієнт відправляє вантаж за власним акаунтом у перевізника. У таких випадках Volburg вводить номер акаунта клієнта і не бачить узгодженої ціни — просто підтверджує замовлення. «Відправлення йде, дуже просто і зручно», — каже Євгеній.
Вимірюваний результат: приблизно вдвічі менше адміністративної роботи і менше метушні скрізь
На прохання оцінити зміни в цифрах Євгеній називає скорочення приблизно на 50% — близько двох годин на день, які вивільнилися з того, що раніше займало чотири години щодня. «У відсотковому вираженні — це дуже хороший результат», — каже він.
Він також зазначає, що видима економія часу — лише частина картини. Відділи більше не передають інформацію про статуси по телефону, тому решта компанії тепер витрачає менше часу на постійні уточнення, які раніше супроводжували кожне відправлення.
Є ще невидима економія часу — адже всі інші більше не витрачають час на дзвінки та пошук інформації. Порахувати це точно я не можу, але думаю, що там теж економимо чимало.
Впровадження: настільки просте, що підтримка майже не знадобилася
Початок роботи не вимагав майже ніякої допомоги. Спеціаліст з логістики Volburg, Дмітріс, самостійно підключив кількох перевізників, не залучаючи команду підтримки Cargoson. «Мене здивувало, що один наш співробітник зміг це зробити», — каже Євгеній. «Це хороший знак.» Доступ природно поширився на всіх, кому він був потрібен. Євгеній, Дмітріс і бухгалтерія Volburg тепер самостійно заходять у систему і отримують необхідну інформацію.
Євгеній також звертає увагу на відправників, які регулярно надсилають невеликі посилки, а не палети, — зокрема приватних осіб, що користуються сервісами на кшталт Omniva. Для таких клієнтів важливі лише ціна та термін доставки, а наявність усього в одній зручній платформі позбавляє від зайвого клопоту в процесі, який вони повторюють постійно.
Що далі для Volburg
Наступний крок Volburg — оцінити глибшу інтеграцію з ERP-системою Monitor і знайти способи вдосконалити спільну роботу з клієнтами, які також використовують Cargoson як свою систему управління транспортом. Переконавшись у цінності консолідації пропозицій перевізників і відстеження відправлень через Cargoson, Євгеній тепер розглядає, яку частину цих процесів можна автоматизувати в рамках наявних систем Volburg.
Раніше Volburg витрачав близько чотирьох годин на день, порівнюючи пропозиції вкладка за вкладкою і обдзвонюючи всіх у пошуках номерів для відстеження. Тепер усе — в одному вікні. Адреси заповнюються автоматично, а будь-хто в команді може перевірити статус відправлення, не беручи слухавку. Після того як сам провів тиждень у ролі спеціаліста з логістики, Євгеній підсумував просто: «Кажу вам — у мене пішло хвилин десять, і все готово.»
LinkedIn
Cargoson
