Η Volburg είναι λετονική εταιρεία EMS που δραστηριοποιείται κυρίως στους τομείς της αυτοκινητοβιομηχανίας και της βιομηχανικής παραγωγής. Οι πελάτες της βρίσκονται κατά κύριο λόγο στη Σκανδιναβία και τη Γερμανία, καθώς και στη Λετονία. Η Volburg κατασκευάζει ηλεκτρικές μονάδες, εξαρτήματα και κυκλωματικές συναρμολογήσεις κατόπιν παραγγελίας. Παρέχει ημικατεργασμένες πλακέτες PCB ώστε οι πελάτες να μπορούν να τις δοκιμάσουν πριν τις ενσωματώσουν στα τελικά τους προϊόντα. Η εταιρεία παράγει επίσης ολοκληρωμένες πλακέτες PCB, συμπεριλαμβανομένου αυτοκινητιστικού φωτισμού, όπως φώτα πινακίδας κυκλοφορίας και εσωτερικά φώτα.
Οι περισσότερες αποστολές γίνονται σε παλέτες και ορισμένες σε κιβώτια. Ο Jevgēnijs Kulikovs, διευθυντής παραγωγής της Volburg, γνώρισε από κοντά τη διαδικασία αποστολών όταν αντικατέστησε τον ειδικό logistics της εταιρείας για μία εβδομάδα, κατά τη διάρκεια της εγκατάστασης του Cargoson.
Το πρόβλημα: τρεις μεταφορείς, τρία ξεχωριστά παράθυρα, τέσσερις ώρες την ημέρα
Πριν από το Cargoson, η Volburg συνεργαζόταν με τρεις κύριους μεταφορείς, καθένας από τους οποίους διέθετε το δικό του portal. Για να φύγει μια αποστολή, έπρεπε να ελέγχονται τιμές και χρόνοι παράδοσης σε κάθε μεταφορέα ξεχωριστά, καρτέλα-καρτέλα στον browser, και στη συνέχεια να συγκρίνονται τα αποτελέσματα. «Έπρεπε να αφιερώνεις πολύ χρόνο ελέγχοντας τον έναν — πόσο κοστίζει και πότε παραδίδει — μετά τον δεύτερο, μετά τον τρίτο», εξηγεί ο Jevgēnijs.
Η σύγκριση ήταν χειροκίνητη και επαναλαμβανόμενη. Έπρεπε να πληκτρολογούν τις ίδιες διαστάσεις δέματος στο site κάθε μεταφορέα, να σημειώνουν τιμές και χρόνους διαμετακόμισης στο χέρι ή να τραβούν screenshot, και να τα στέλνουν σε υπεύθυνο έργου για έγκριση πριν δοθεί η παραγγελία. Επιπλέον, υπήρχε και η διαχείριση τελωνείου. Κάθε φορά που ένας πελάτης ζητούσε ενημέρωση για την κατάσταση μιας αποστολής, κάποιος έπρεπε να τηλεφωνήσει στον ειδικό logistics για να μάθει ποιον μεταφορέα είχαν χρησιμοποιήσει, να συνδεθεί στο portal εκείνου του μεταφορέα, να βρει τον αριθμό παρακολούθησης και να τον διαβιβάσει στο λογιστήριο.
Συνολικά, ο Jevgēnijs εκτιμά τον διαχειριστικό φόρτο σε περίπου τέσσερις ώρες την ημέρα. «Αυτή είναι η διαχείριση που απαιτείται. Έπαιρνε πολύ χρόνο.»
Γιατί η Volburg έκανε την αλλαγή: η κατάλληλη στιγμή και μια απλή πρόταση
Η Volburg δεν αναζητούσε απλώς επιλογές. Ο Jevgēnijs ήξερε ήδη ότι η διαδικασία αποστολών απαιτούσε υπερβολικό χρόνο, και είχε αρχίσει να διερευνά αν το σύστημα ERP της εταιρείας, το Monitor, διέθετε δική του ενσωμάτωση μεταφορέων. Η επικοινωνία από την πλευρά του Cargoson ήρθε ακριβώς τη σωστή στιγμή.
Γνωρίζαμε ότι το ERP μας είχε τη δική του ενσωμάτωση σε κάποια έκδοση, και είχαμε ήδη αρχίσει να δουλεύουμε προς αυτή την κατεύθυνση. Και εκείνη ακριβώς την περίοδο εμφανιστήκατε εσείς με την πρότασή σας.
Η πρόταση που έπεισε τη Volburg ήταν απλή: να βλέπει τιμές και χρόνους παράδοσης και από τους τρεις μεταφορείς σε ένα παράθυρο αντί για τρία. «Φαινόταν ότι θα ήταν καλό — ότι θα μπορούσαμε να βλέπουμε τα πάντα, να αφιερώνουμε λιγότερο χρόνο σε όλη αυτή τη διαδικασία και να είναι αποδοτικό», θυμάται ο Jevgēnijs. Η Volburg αποφάσισε να το δοκιμάσει, και σύμφωνα με τον ίδιο, το αποτέλεσμα ήταν ακριβώς αυτό που περίμεναν.
Τι άλλαξε: ένα παράθυρο, ορατότητα σε πραγματικό χρόνο και διευθύνσεις που συμπληρώνονται μόνες τους
Τώρα που το Cargoson συνδέεται και με τους τρεις κύριους μεταφορείς, η Volburg βλέπει τις τιμές και των τριών μόλις καταχωρεί μια αποστολή, χωρίς να χρειάζεται να ελέγχει το site κάθε μεταφορέα ξεχωριστά. Μπορεί επίσης να προσθέσει άλλους περιφερειακούς μεταφορείς όταν χρειαστεί, αλλά οι τρεις βασικοί καλύπτουν το μεγαλύτερο μέρος του όγκου και προσφέρουν ήδη ανταγωνιστικές τιμές μέσω της ενσωμάτωσης.
Δύο μικρότερες λειτουργίες αποδείχθηκαν στην πράξη πιο σημαντικές από ό,τι περίμενε ο Jevgēnijs.
Η πρώτη είναι η αυτόματη συμπλήρωση διευθύνσεων. Η προσθήκη νέου πελάτη απαιτούσε παλιότερα περίπου μία ώρα πληκτρολόγησης ονόματος και διεύθυνσης στο χέρι. Τώρα το Cargoson εμφανίζει αυτόματα τις αποθηκευμένες διευθύνσεις κατά την προσθήκη νέου πελάτη, οπότε αρκεί μια γρήγορη επιβεβαίωση.
Είναι ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο. Μόλις αποθηκευτούν οι διευθύνσεις, μας εξοικονομεί πολύ χρόνο.
Όταν ο ίδιος ανέλαβε τον ρόλο του ειδικού logistics για μία εβδομάδα, διαπίστωσε ότι ολόκληρη η διαδικασία δεν έπαιρνε πάνω από δέκα λεπτά.
Η δεύτερη λειτουργία είναι η κοινή ορατότητα παραγγελιών σε πραγματικό χρόνο. Παλιότερα, για να μάθει κανείς την κατάσταση μιας αποστολής, έπρεπε να τηλεφωνήσει στον ειδικό logistics, να δώσει αριθμό παραγγελίας και να περιμένει να το ελέγξει και να επιστρέψει την κλήση. Τώρα ο διευθυντής, ο ειδικός logistics και το λογιστήριο μπορούν ο καθένας να συνδεθεί στο Cargoson και να δει μόνος του πού βρίσκεται οποιαδήποτε παραγγελία.
Δεν χρειάζεται να τηλεφωνήσω στον ειδικό logistics και να ρωτήσω. Μπορώ να συνδεθώ στο σύστημα και να δω τα πάντα μόνος μου. Αυτή είναι η προστιθέμενη αξία για μένα.
Παλιότερα, η Volburg έψαχνε αριθμούς παρακολούθησης μεταφορέα-μεταφορέα και τους διαβίβαζε στο λογιστήριο χειροκίνητα. Τώρα όποιος τους χρειάζεται μπορεί να τους βρει χωρίς ούτε ένα τηλεφώνημα.
Η Volburg χρησιμοποιεί επίσης τακτικά τιμολόγηση τρίτου, όταν ένας πελάτης αποστέλλει με τον δικό του λογαριασμό μεταφορέα. Σε αυτές τις περιπτώσεις, η Volburg καταχωρεί τον αριθμό λογαριασμού του πελάτη και δεν βλέπει ποτέ τη διαπραγματευμένη τιμή — απλώς επιβεβαιώνει την παραγγελία. «Η αποστολή φεύγει, πολύ απλά και εύκολα», λέει ο Jevgēnijs.
Το μετρήσιμο αποτέλεσμα: περίπου μισός χρόνος διαχείρισης και λιγότερη αναζήτηση πληροφοριών παντού
Όταν του ζητήθηκε να ποσοτικοποιήσει την αλλαγή, ο Jevgēnijs εκτιμά τη μείωση στο περίπου 50%, δηλαδή περίπου δύο ώρες την ημέρα που ελευθερώθηκαν από μια εργασία που παλιότερα έπαιρνε τέσσερις. «Σε ποσοστό, αυτό είναι πολύ καλό αποτέλεσμα», λέει.
Επισημαίνει επίσης ότι ο ορατός χρόνος που εξοικονομείται είναι μόνο μέρος της εικόνας. Τα τμήματα δεν χρειάζεται πλέον να διαβιβάζουν πληροφορίες κατάστασης τηλεφωνικώς, οπότε και η υπόλοιπη εταιρεία αφιερώνει λιγότερο χρόνο στο πήγαινε-έλα που συνόδευε κάθε αποστολή.
Υπάρχει και αόρατος χρόνος που εξοικονομείται, γιατί όλοι οι άλλοι δεν χρειάζεται πλέον να τηλεφωνούν και να ψάχνουν πληροφορίες. Δεν μπορώ να το ποσοτικοποιήσω εύκολα, αλλά νομίζω ότι κερδίζουμε πολύ και εκεί.
Εγκατάσταση: τόσο γρήγορη που η υποστήριξη μόλις που χρειάστηκε
Η έναρξη χρήσης απαίτησε ελάχιστη βοήθεια. Ο ειδικός logistics της Volburg, ο Dmitrijs, συνέδεσε αρκετούς από τους μεταφορείς μόνος του, χωρίς να χρειαστεί να εμπλέξει την ομάδα υποστήριξης του Cargoson. «Με εξέπληξε το γεγονός ότι ένας μόνο υπάλληλός μας μπόρεσε να το κάνει αυτό», λέει ο Jevgēnijs. «Αυτό είναι καλό σημάδι.» Η πρόσβαση επεκτάθηκε φυσικά σε όλους όσους τη χρειάζονταν. Ο Jevgēnijs, ο Dmitrijs και το λογιστήριο της Volburg συνδέονται πλέον όλοι και αντλούν απευθείας τις πληροφορίες που χρειάζονται.
Ο Jevgēnijs αναφέρεται και σε αποστολείς που στέλνουν μικρά, συχνά δέματα αντί για παλέτες, συμπεριλαμβανομένων ιδιωτών που χρησιμοποιούν υπηρεσίες όπως η Omniva. Για αυτούς τους πελάτες, μόνο η τιμή και ο χρόνος παράδοσης έχουν σημασία, και το να έχουν τα πάντα σε μια εύχρηστη πλατφόρμα εξαλείφει την ταλαιπωρία από μια διαδικασία που επαναλαμβάνουν συνεχώς.
Τα επόμενα βήματα για τη Volburg
Το επόμενο βήμα της Volburg είναι να αξιολογήσει βαθύτερη ενσωμάτωση με το σύστημα ERP της, το Monitor, και να διερευνήσει πώς μπορεί να βελτιώσει περαιτέρω τη συνεργασία με πελάτες που χρησιμοποιούν κι αυτοί το Cargoson ως σύστημα διαχείρισης μεταφορών. Έχοντας αποδείξει την αξία της ενοποίησης προσφορών μεταφορέων και παρακολούθησης αποστολών μέσω του Cargoson, ο Jevgēnijs εξετάζει τώρα πόσο από αυτό μπορεί να αυτοματοποιηθεί εντός των υπαρχόντων συστημάτων της Volburg.
Παλιότερα, η Volburg αφιέρωνε περίπου τέσσερις ώρες την ημέρα συγκρίνοντας προσφορές καρτέλα-καρτέλα και τηλεφωνώντας για αριθμούς παρακολούθησης. Τώρα όλα βρίσκονται σε ένα παράθυρο. Οι διευθύνσεις συμπληρώνονται μόνες τους, και οποιοσδήποτε στην ομάδα μπορεί να ελέγξει την κατάσταση μιας αποστολής χωρίς να σηκώσει το τηλέφωνο. Αφού ανέλαβε ο ίδιος τον ρόλο του ειδικού logistics για μία εβδομάδα, ο Jevgēnijs το συνόψισε με απλά λόγια: «Λέω, μου πήρε ίσως δέκα λεπτά και τελείωσε.»
LinkedIn
Cargoson
