Volburg is een Lets EMS-bedrijf dat voornamelijk actief is in de automotive- en industriële sector. De klanten bevinden zich hoofdzakelijk in Scandinavië en Duitsland, maar ook in Letland zelf. Volburg produceert elektrische eenheden, onderdelen en printplaatassemblages op bestelling. Halfafgewerkte printplaten worden aan klanten geleverd zodat die ze kunnen testen voordat ze in hun eigen eindproducten worden verwerkt. Daarnaast produceert het bedrijf ook afgewerkte printplaten, waaronder automotive-verlichting zoals kentekenplaatverlichting en interieurverlichting.
De meeste zendingen gaan op pallets de deur uit, een deel in dozen. Jevgēnijs Kulikovs, productiedirecteur bij Volburg, leerde het verzendproces van binnenuit kennen toen hij een week lang de logistiek specialist verving terwijl Cargoson werd ingericht.
Het probleem: drie vervoerders, drie aparte schermen, vier uur per dag
Vóór Cargoson werkte Volburg met drie vaste vervoerders, elk met een eigen portaal. Om een zending de deur uit te krijgen, moest je bij elke vervoerder afzonderlijk prijzen en levertijden opvragen — tabblad voor tabblad — en de resultaten daarna handmatig vergelijken. "Je moest veel tijd besteden aan het controleren van de eerste: hoeveel kost het en wanneer leveren ze? Dan de tweede, dan de derde," legt Jevgēnijs uit.
De vergelijking was handmatig en repetitief. De pakketafmetingen werden telkens opnieuw ingetypt op de website van elke vervoerder, prijzen en transittijden werden met de hand genoteerd of als screenshot opgeslagen, en vervolgens doorgestuurd naar een projectmanager voor goedkeuring. Daar bovenop kwam nog de afhandeling van douaneformaliteiten. En telkens wanneer een klant een statusupdate nodig had, moest iemand de logistiek specialist bellen om te achterhalen welke vervoerder was gebruikt, daarna inloggen op het portaal van die vervoerder, het trackingnummer opzoeken en dat doorgeven aan de boekhouding.
Al met al schat Jevgēnijs de administratieve werklast op zo'n vier uur per dag. "Dat is de administratie die erbij komt kijken. Het kostte enorm veel tijd."
Waarom Volburg de overstap maakte: het juiste moment en een helder verhaal
Volburg was niet zomaar aan het oriënteren. Jevgēnijs wist al dat het verzendproces te veel tijd opslokte, en hij was al begonnen te onderzoeken of Volburgs ERP-systeem, Monitor, een eigen vervoerdersintegratie bood. De benadering van Cargoson kwam precies op het juiste moment.
We wisten dat ons ERP in een bepaalde versie zijn eigen integratie had, en we waren daar al mee bezig. En precies op dat moment kwamen jullie met jullie aanbod.
Het verhaal dat Volburg overtuigde was eenvoudig: prijzen en levertijden van alle drie de vervoerders in één scherm zien in plaats van drie. "Het zag er veelbelovend uit — dat we alles in één overzicht zouden hebben, minder tijd kwijt zouden zijn aan het hele proces en dat het efficiënt zou werken," herinnert Jevgēnijs zich. Volburg besloot het te proberen, en volgens Jevgēnijs heeft het precies dat waargemaakt.
Wat er veranderde: één scherm, realtime inzicht en adressen die zichzelf invullen
Nu Cargoson verbonden is met alle drie de vaste vervoerders, ziet Volburg de prijzen van elk van hen zodra een zending wordt ingevoerd — zonder nog afzonderlijk op elke website te hoeven inloggen. Indien nodig kunnen ook andere regionale vervoerders worden toegevoegd, maar de drie kernpartners verwerken het grootste deel van het volume en bieden via de integratie al scherpe tarieven.
Twee kleinere functies bleken in de dagelijkse praktijk meer verschil te maken dan Jevgēnijs had verwacht.
De eerste is het automatisch aanvullen van adressen. Een nieuwe klant toevoegen kostte vroeger zo'n uur aan handmatig typen van naam en adres. Nu toont Cargoson opgeslagen adressen automatisch zodra een nieuwe klant wordt ingevoerd, zodat alleen nog een snelle bevestiging nodig is.
Het is een heel handig hulpmiddel. Zodra adressen zijn opgeslagen, bespaart het ons enorm veel tijd.
Toen hij zelf een week de logistieke taken overnam, merkte hij dat het hele proces nog maar zo'n tien minuten in beslag nam.
De tweede functie is gedeeld, realtime inzicht in orders. Vroeger betekende de status van een zending opvragen: de logistiek specialist bellen, een ordernummer doorgeven en wachten tot die het had opgezocht en terugbelde. Nu kunnen de directeur, de logistiek specialist en de boekhouding elk afzonderlijk inloggen in Cargoson en zelf precies zien waar een order zich bevindt.
Ik hoef de logistiek specialist niet meer te bellen. Ik log in en zie alles zelf. Dat is de meerwaarde voor mij.
Vroeger moest Volburg trackingnummers vervoerder voor vervoerder opsporen en handmatig doorgeven aan de boekhouding. Nu kan iedereen die ze nodig heeft ze zelf vinden, zonder ook maar één telefoontje.
Volburg maakt ook regelmatig gebruik van facturering via derden, waarbij een klant verzendt onder zijn eigen vervoerdersaccount. In die gevallen voert Volburg het accountnummer van de klant in en ziet de onderhandelde prijs nooit. Het bevestigt de order simpelweg. "De zending gaat de deur uit — heel eenvoudig en praktisch," zegt Jevgēnijs.
Het meetbare resultaat: ruwweg de helft minder administratie en minder zoekwerk overal
Gevraagd naar een concrete schatting, komt Jevgēnijs uit op een daling van ongeveer 50 procent: zo'n twee uur per dag die vrijkomt van wat eerder een dagelijkse taak van vier uur was. "In procenten uitgedrukt is dat een heel goed resultaat," zegt hij.
Hij benadrukt ook dat de zichtbare tijdsbesparing slechts een deel van het verhaal is. Afdelingen hoeven statusinformatie niet langer telefonisch door te spelen, waardoor de rest van het bedrijf ook minder tijd kwijt is aan het heen-en-weergebel dat vroeger bij elke zending hoorde.
Er is ook onzichtbare tijdsbesparing, omdat alle anderen niet meer hoeven te bellen en te zoeken naar informatie. Dat valt moeilijk te kwantificeren, maar ik denk dat we daar ook veel tijd mee winnen.
Implementatie: zo soepel dat de helpdesk er nauwelijks aan te pas kwam
De opstartfase vergde maar weinig hulp van buitenaf. Volburgs logistiek specialist, Dmitrijs, koppelde verschillende vervoerders zelf aan het systeem, zonder een beroep te doen op het supportteam van Cargoson. "Ik was verrast dat één medewerker van ons dat zelf kon doen," zegt Jevgēnijs. "Dat is een goed teken." De toegang werd op een natuurlijke manier uitgerold naar iedereen die er behoefte aan had. Jevgēnijs, Dmitrijs en de boekhouding loggen nu allemaal in en halen de informatie die ze nodig hebben rechtstreeks op.
Jevgēnijs wijst ook op verzenders die kleine, frequente pakketten versturen in plaats van pallets — waaronder particulieren die gebruikmaken van diensten zoals Omniva. Voor deze klanten tellen alleen prijs en levertijd, en doordat alles in één gebruiksvriendelijk platform staat, verdwijnt de frustratie uit een proces dat ze voortdurend herhalen.
De volgende stap voor Volburg
Volburg wil nu onderzoeken hoe het de integratie met zijn ERP-systeem, Monitor, verder kan verdiepen en hoe de samenwerking met klanten die ook Cargoson als transportmanagementsysteem gebruiken nog verder kan worden verbeterd. Nu de waarde van het centraliseren van vervoerdersoffertes en tracking via Cargoson is aangetoond, overweegt Jevgēnijs hoeveel van dit proces hij binnen de bestaande systemen van Volburg kan automatiseren.
Vroeger was Volburg dagelijks zo'n vier uur kwijt aan het tabblad voor tabblad vergelijken van offertes en het rondbellen voor trackingnummers. Nu staat alles in één scherm. Adressen vullen zichzelf in, en iedereen in het team kan de status van een zending controleren zonder de telefoon op te pakken. Na een week zelf de logistieke taken te hebben overgenomen, vatte Jevgēnijs het bondig samen: "Ik zeg: het kostte me misschien tien minuten en het was allemaal gedaan."
LinkedIn
Cargoson
