A Volburg é uma empresa letã de EMS, a operar principalmente nos setores automóvel e industrial. Os seus clientes encontram-se sobretudo na Escandinávia e na Alemanha, bem como na Letónia. A Volburg fabrica unidades elétricas, componentes e conjuntos de circuitos por encomenda. Fornece PCBs semiacabados para que os clientes os possam testar antes de os integrar nos seus próprios produtos finais. A empresa produz também PCBs acabados, incluindo iluminação automóvel como luzes de matrícula e luzes interiores.
A maioria dos envios sai em paletes e alguns em caixas. Jevgēnijs Kulikovs, diretor de produção da Volburg, teve a oportunidade de conhecer o processo de envio por dentro quando substituiu o especialista de logística da empresa durante uma semana, precisamente enquanto o Cargoson estava a ser configurado.
O problema: três transportadoras, três janelas separadas, quatro horas por dia
Antes do Cargoson, a Volburg trabalhava com três transportadoras principais, cada uma com o seu próprio portal. Preparar um envio implicava verificar preços e prazos de entrega em cada transportadora separadamente, separador a separador no browser, e depois comparar os resultados. "Tinha de se gastar muito tempo a verificar uma — quanto cobrava e quando entregava —, depois a segunda, depois a terceira", explica Jevgēnijs.
A comparação era manual e repetitiva. Introduziam as mesmas dimensões das embalagens no site de cada transportadora, anotavam preços e tempos de trânsito à mão ou tiravam uma captura de ecrã, e enviavam tudo a um gestor de projeto para aprovação antes de fazer a encomenda. A isso acrescia ainda o tratamento aduaneiro. E sempre que um cliente precisava de saber o estado do envio, alguém tinha de ligar ao especialista de logística para descobrir qual a transportadora utilizada, entrar no respetivo portal, obter o número de rastreio e passá-lo à contabilidade.
No total, Jevgēnijs estima que a carga administrativa rondava as quatro horas por dia. "É muita administração. Levava muito tempo."
Por que razão a Volburg fez a mudança: o momento certo e uma proposta simples
A Volburg não estava simplesmente a explorar opções. Jevgēnijs já sabia que o processo de envio consumia demasiado tempo e tinha começado a investigar se o sistema ERP da empresa, o Monitor, dispunha de uma integração de transportadoras própria. A abordagem do Cargoson chegou no momento exato.
Sabíamos que o nosso ERP tinha a sua própria integração numa determinada versão, e já tínhamos começado a trabalhar nesse sentido. E foi precisamente nessa altura que apareceram com a vossa proposta.
O argumento que convenceu a Volburg era simples: ver preços e prazos de entrega das três transportadoras numa só janela, em vez de três. "Parecia que ia ser bom — que conseguiríamos ver tudo, gastar menos tempo em todo o processo e que seria eficiente", recorda Jevgēnijs. A Volburg decidiu experimentar e, segundo ele, o resultado correspondeu exatamente ao que era prometido.
O que mudou: uma só janela, visibilidade em tempo real e moradas que se preenchem sozinhas
Agora que o Cargoson está ligado às três transportadoras principais, a Volburg vê as cotações de cada uma assim que introduz um envio, sem ter de aceder ao site de cada transportadora uma a uma. A empresa pode ainda adicionar outras transportadoras regionais quando necessário, mas as três principais cobrem a maior parte do volume e já oferecem tarifas competitivas através da integração.
Duas funcionalidades mais pequenas revelaram-se mais úteis no dia a dia do que Jevgēnijs esperava.
A primeira é o preenchimento automático de moradas. Adicionar um novo cliente costumava demorar cerca de uma hora a introduzir o nome e a morada manualmente. Agora o Cargoson apresenta automaticamente as moradas guardadas quando a Volburg adiciona um novo cliente, bastando uma confirmação rápida.
É uma ferramenta muito boa. Uma vez guardadas as moradas, poupa-nos muito tempo.
Quando ele próprio substituiu o responsável de logística durante uma semana, verificou que todo o processo demorava cerca de dez minutos.
A segunda é a visibilidade partilhada e em tempo real sobre as encomendas. Anteriormente, verificar o estado de um envio implicava ligar ao especialista de logística, fornecer o número de encomenda e aguardar que ele consultasse a informação e ligasse de volta. Agora o diretor, o especialista de logística e a equipa de contabilidade podem cada um entrar no Cargoson e ver exatamente onde está qualquer encomenda, de forma autónoma.
Não preciso de ligar ao especialista de logística para perguntar. Posso entrar no sistema e ver tudo eu mesmo. Esse é o meu valor acrescentado.
Antes, a Volburg tinha de ir buscar os números de rastreio transportadora a transportadora e passá-los à contabilidade manualmente. Agora quem precisar encontra-os sem fazer uma única chamada.
A Volburg também utiliza regularmente a faturação a terceiros, nos casos em que um cliente envia sob a sua própria conta de transportadora. Nestas situações, a Volburg introduz o número de conta do cliente e nunca vê o preço negociado — limita-se a confirmar a encomenda. "O envio sai, muito simples e conveniente", diz Jevgēnijs.
O impacto mensurável: cerca de metade do tempo de administração e menos tempo perdido em todo o lado
Quando questionado sobre a dimensão da mudança, Jevgēnijs aponta uma redução de cerca de 50% — aproximadamente duas horas por dia libertadas daquilo que era uma tarefa de quatro horas diárias. "Em termos percentuais, é um resultado muito bom", afirma.
Acrescenta ainda que o tempo visível poupado é apenas uma parte da história. Os departamentos já não precisam de transmitir informações de estado por telefone, pelo que o resto da empresa passa agora menos tempo com as idas e vindas que antes acompanhavam cada envio.
Há tempo invisível que se poupa, porque todos os outros já não gastam tempo a ligar e a procurar informação. Não consigo quantificar isso, mas acredito que também estamos a poupar muito aí.
Implementação: tão rápida que o suporte mal foi necessário
A entrada em funcionamento exigiu muito pouca ajuda. O especialista de logística da Volburg, Dmitrijs, ligou várias das transportadoras por conta própria, sem recorrer à equipa de suporte do Cargoson. "Fiquei surpreendido por um único colaborador nosso ter conseguido fazer isso", diz Jevgēnijs. "É um bom sinal." O acesso foi sendo disponibilizado naturalmente a todos os que precisavam. Jevgēnijs, Dmitrijs e a equipa de contabilidade da Volburg entram agora no sistema e consultam diretamente a informação de que necessitam.
Jevgēnijs destaca ainda os casos de quem envia encomendas pequenas e frequentes em vez de paletes, incluindo remetentes individuais que utilizam serviços como a Omniva. Para estes clientes, o preço e o prazo de entrega são os únicos fatores que importam, e ter tudo numa plataforma fácil de usar elimina a frustração de um processo que repetem constantemente.
Os próximos passos da Volburg
O próximo passo da Volburg é avaliar uma integração mais profunda com o seu sistema ERP, o Monitor, e perceber como melhorar ainda mais as operações conjuntas com os seus clientes que também utilizam o Cargoson como software de gestão de transportes. Tendo comprovado o valor de centralizar cotações de transportadoras e rastreio através do Cargoson, Jevgēnijs está agora a ponderar até que ponto pode automatizar este processo dentro dos sistemas existentes da Volburg.
A Volburg costumava gastar cerca de quatro horas por dia a comparar cotações separador a separador e a ligar para obter números de rastreio. Agora está tudo numa só janela. As moradas preenchem-se automaticamente e qualquer membro da equipa pode verificar o estado de um envio sem pegar no telefone. Depois de ter substituído o responsável de logística durante uma semana, Jevgēnijs resumiu assim a experiência: "Diria que me demorou talvez dez minutos e ficou tudo feito."
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