Volburg е латвийска EMS компания, работеща предимно в автомобилния и индустриалния сектор. Клиентите ѝ са съсредоточени главно в Скандинавия и Германия, както и в Латвия. Volburg произвежда електрически блокове, компоненти и платки по поръчка. Доставя полуготови печатни платки, за да могат клиентите да ги тестват, преди да ги вградят в собствените си крайни продукти. Компанията произвежда и завършени печатни платки, включително автомобилно осветление — като светлини за регистрационни табели и вътрешно осветление.
По-голямата част от пратките се изпращат на палети, а някои — в кашони. Jevgēnijs Kulikovs, производствен директор на Volburg, успя да види процеса по доставките отвътре, когато за една седмица замести логистичния специалист на компанията по времето, когато се внедряваше Cargoson.
Проблемът: трима превозвача, три отделни прозореца, четири часа на ден
Преди Cargoson Volburg работеше с трима основни превозвача, всеки с отделен портал. За да бъде изпратена една пратка, трябваше да се проверяват цените и сроковете за доставка при всеки превозвач поотделно — таб по таб в браузъра — и след това резултатите да се сравняват ръчно. „Трябваше да отделяш много време: проверяваш единия — колко струва и кога ще достави, после втория, после третия", обяснява Jevgēnijs.
Сравнението беше ръчно и повтарящо се. Габаритите на пакетите се въвеждаха наново в сайта на всеки превозвач, цените и сроковете се записваха на ръка или се правеше екранна снимка, след което всичко се изпращаше на проектния мениджър за одобрение, преди да се подаде поръчката. Към това се добавяше и митническото оформяне. А когато клиент поискаше информация за статуса на пратката, някой трябваше да се обади на логистичния специалист, да разбере кой превозвач е използван, да влезе в неговия портал, да намери номера за проследяване и да го предаде на счетоводството.
Общо Jevgēnijs оценява административната натовареност на около четири часа на ден. „Това е администрацията, която се изисква. Отнемаше много време."
Защо Volburg направи промяната: точният момент и ясното предложение
Volburg не търсеше решение на случаен принцип. Jevgēnijs вече знаеше, че процесът по доставките отнема прекалено много време, и беше започнал да проучва дали ERP системата на компанията — Monitor — предлага собствена интеграция с превозвачи. Предложението на Cargoson дойде точно навреме.
Знаехме, че нашият ERP има собствена интеграция в някаква версия и вече бяхме започнали да работим по това. И точно тогава се появихте вие с вашето предложение.
Предложението, което убеди Volburg, беше просто: вижте цените и сроковете за доставка и от тримата превозвача в един прозорец, вместо в три отделни. „Изглеждаше добре — че ще можем да виждаме всичко, да прекарваме по-малко време в целия процес и че ще е ефективно", спомня си Jevgēnijs. Volburg реши да опита и, по думите му, резултатът оправда очакванията напълно.
Какво се промени: един прозорец, видимост в реално време и адреси, които се попълват сами
След като Cargoson се свърза с тримата основни превозвача, Volburg вижда офертите от всеки от тях веднага щом въведе данните за пратката — без да влиза в сайта на всеки поотделно. При нужда могат да се добавят и регионални превозвачи, но тримата основни покриват по-голямата част от обема и вече предлагат добри цени чрез интеграцията.
Две по-малки функции се оказаха по-полезни в ежедневието, отколкото Jevgēnijs беше очаквал.
Първата е автоматичното попълване на адреси. Преди добавянето на нов клиент отнемаше около час ръчно въвеждане на имена и адреси. Сега Cargoson показва запазените адреси автоматично, така че остава само бързо потвърждение.
Това е много добър инструмент. Щом адресите са запазени, спестява ни много време.
Когато сам замести логистичния специалист за една седмица, Jevgēnijs установи, че целият процес отнема около десет минути.
Втората е споделената видимост върху поръчките в реално време. Преди, за да разберат статуса на дадена пратка, трябваше да се обадят на логистичния специалист, да дадат номер на поръчката и да изчакат той да провери и да се обади обратно. Сега директорът, логистичният специалист и счетоводният отдел могат всеки поотделно да влязат в Cargoson и сами да видят точно къде се намира всяка поръчка.
Не ми се налага да се обаждам на логистичния специалист и да питам. Мога да вляза в системата и сам да видя всичко. Това е добавената стойност за мен.
Преди Volburg трябваше да издирва номерата за проследяване при всеки превозвач поотделно и да ги предава на счетоводството ръчно. Сега всеки, който има нужда от тях, може да ги намери без нито едно телефонно обаждане.
Volburg редовно използва и фактуриране от трета страна — когато клиент изпраща пратка по собствения си акаунт при превозвач. В тези случаи Volburg въвежда номера на клиентския акаунт и не вижда договорената цена. Просто потвърждава поръчката. „Пратката тръгва — много просто и удобно", казва Jevgēnijs.
Измеримият резултат: около наполовина по-малко административна работа и по-малко търсене на информация навсякъде
Помолен да оцени промяната в числа, Jevgēnijs посочва спад от около 50% — приблизително два часа на ден, освободени от задача, която преди е отнемала четири. „В проценти това е много добър резултат", казва той.
Той отбелязва и нещо друго: видимото спестено време е само част от картината. Отделите вече не си предават информация за статуса по телефона, така че останалата част от компанията също прекарва по-малко време в размяна на съобщения, която преди е съпътствала всяка пратка.
Има и невидимо спестено време — защото всички останали вече не губят време да се обаждат и да търсят информация. Не мога да го измеря точно, но мисля, че и там спестяваме много.
Внедряване: толкова бързо, че поддръжката почти не се наложи
Началото беше лесно. Логистичният специалист на Volburg, Dmitrijs, свърза сам няколко от превозвачите, без да се налага да привлича екипа за поддръжка на Cargoson. „Бях изненадан, че само един наш служител можа да го направи", казва Jevgēnijs. „Това е добър знак." Достъпът се разпредели естествено между всички, които имаха нужда от него. Jevgēnijs, Dmitrijs и счетоводният отдел на Volburg сега влизат в системата и сами намират необходимата информация.
Jevgēnijs споменава и товародателите, които изпращат малки, чести пратки вместо палети — включително индивидуални изпращачи, използващи услуги като Omniva. За тези клиенти единственото, което има значение, са цената и срокът на доставка, а наличието на всичко в една лесна за използване платформа премахва излишното усилие от процес, който повтарят постоянно.
Какво предстои за Volburg
Следващата стъпка за Volburg е да оцени по-дълбока интеграция с ERP системата Monitor и да проучи как да подобри допълнително съвместната работа с клиенти, които също използват Cargoson като своя система за управление на транспорта. След като доказа стойността на обединяването на офертите от превозвачи и проследяването на пратките в Cargoson, Jevgēnijs вече обмисля колко от това може да автоматизира в рамките на съществуващите системи на Volburg.
Преди Volburg прекарваше около четири часа на ден в сравняване на оферти таб по таб и в търсене на номера за проследяване по телефона. Сега всичко е в един прозорец. Адресите се попълват сами, а всеки от екипа може да провери статуса на пратка, без да вдига телефона. След като сам замести логистичния специалист за една седмица, Jevgēnijs го каза просто: „Казвам — отне ми може би десет минути и всичко е готово."
LinkedIn
Cargoson
