Volburg är ett lettiskt EMS-företag som huvudsakligen verkar inom fordons- och industrisektorerna. Kunderna finns framför allt i Skandinavien och Tyskland, men även i Lettland. Volburg tillverkar elektriska enheter, komponenter och kretskortsmonteringar på beställning. Halvfärdiga kretskort levereras till kunderna så att de kan testa dem innan de byggs in i sina egna slutprodukter. Företaget tillverkar även färdiga kretskort, däribland fordonselektronik som nummerplåtsbelysning och innerbelysning.
De flesta försändelser går ut på pallar och en del i kartonger. Jevgēnijs Kulikovs, Volburgs produktionsdirektör, fick se fraktprocessen inifrån när han vikarierade för företagets logistikspecialist under en vecka i samband med att Cargoson sattes upp.
Problemet: tre transportörer, tre separata fönster, fyra timmar om dagen
Innan Cargoson arbetade Volburg med tre huvudsakliga transportörer, var och en med sin egen portal. Att få ut en försändelse innebar att man behövde kontrollera priser och leveranstider hos varje transportör för sig, en webbläsarflik i taget, och sedan jämföra resultaten. "Man fick lägga väldigt mycket tid på att kolla den ena – hur mycket och när de skulle leverera – sedan den andra, sedan den tredje", förklarar Jevgēnijs.
Jämförelsen var manuell och repetitiv. De matade in samma paketmått på varje transportörs webbplats, noterade priser och leveranstider för hand eller tog en skärmbild, och skickade sedan informationen till en projektledare för godkännande innan ordern lades. Därutöver tillkom tullhantering. Och när en kund behövde en statusuppdatering fick någon ringa logistikspecialisten för att ta reda på vilken transportör som använts, logga in på den transportörens portal, hämta spårningsnumret och vidarebefordra det till ekonomiavdelningen.
Sammantaget uppskattar Jevgēnijs den administrativa arbetsbelastningen till ungefär fyra timmar om dagen. "Det är administrationen som är inblandad. Det tog väldigt mycket tid."
Varför Volburg bytte: rätt tajming och ett enkelt erbjudande
Volburg letade inte bara runt på måfå. Jevgēnijs visste redan att fraktprocessen tog för mycket tid, och han hade börjat undersöka om Volburgs ERP-system, Monitor, erbjöd en egen transportörsintegration. Cargosons kontakt kom vid precis rätt tillfälle.
Vi visste att vårt ERP hade en egen integration i någon version, och vi hade redan börjat arbeta med den sidan. Och precis då dök ni upp med ert erbjudande.
Det som övertygade Volburg var enkelt: se priser och leveranstider från alla tre transportörerna i ett och samma fönster istället för tre. "Det såg ut som att det skulle bli bra – att vi skulle kunna se allt, lägga mindre tid på hela processen och att det skulle vara effektivt", minns Jevgēnijs. Volburg bestämde sig för att prova, och enligt Jevgēnijs levererade det precis det som utlovades.
Vad som förändrades: ett fönster, realtidsöversikt och adresser som fyller i sig själva
Nu när Cargoson är kopplat till alla tre huvudtransportörerna ser Volburg priser från var och en av dem så snart en försändelse registreras – i stället för att behöva gå in på varje transportörs webbplats en i taget. Volburg kan också lägga till andra regionala transportörer vid behov, men de tre kärnleverantörerna täcker merparten av volymen och erbjuder redan konkurrenskraftiga priser via integrationen.
Två mindre funktioner visade sig ha större betydelse i det dagliga arbetet än vad Jevgēnijs hade förväntat sig.
Den första är automatisk adressfyllning. Att lägga till en ny kund brukade ta ungefär en timme av manuell inmatning av namn och adress. Nu visar Cargoson sparade adresser automatiskt när Volburg registrerar en ny kund, så allt som återstår är en snabb bekräftelse.
Det är ett väldigt bra verktyg. När adresserna väl är sparade sparar det oss massor av tid.
När han själv vikarierade i logistikrollen under en vecka märkte han att hela processen tog ungefär tio minuter.
Den andra är delad realtidsöversikt över ordrar. Tidigare innebar det att kontrollera en försändelses status att man fick ringa logistikspecialisten, uppge ett ordernummer och vänta på att de skulle slå upp det och ringa tillbaka. Nu kan direktören, logistikspecialisten och ekonomiavdelningen var och en logga in i Cargoson och själva se exakt var en order befinner sig.
Jag behöver inte ringa logistikspecialisten och fråga. Jag kan logga in i systemet och se allt själv. Det är mitt mervärde.
Volburg brukade jaga spårningsnummer transportör för transportör och vidarebefordra dem till ekonomiavdelningen manuellt. Nu kan vem som helst som behöver dem hitta dem utan ett enda telefonsamtal.
Volburg använder också tredjepartsfakturering regelbundet, där en kund skickar under sitt eget transportörskonto. I dessa fall anger Volburg kundens kontonummer och ser aldrig det förhandlade priset – de bekräftar helt enkelt ordern. "Försändelsen går iväg, väldigt enkelt och smidigt", säger Jevgēnijs.
Det mätbara resultatet: ungefär hälften av administrationstiden borta – och mindre springande överallt annars
På frågan om att sätta siffror på förändringen uppskattar Jevgēnijs minskningen till ungefär 50 procent – ungefär två timmar om dagen som frigjorts från vad som tidigare var en fyratimmars daglig uppgift. "Procentuellt sett är det ett väldigt bra resultat", säger han.
Han påpekar också att den synliga tidsbesparingen bara är en del av historien. Avdelningarna behöver inte längre vidarebefordra statusinformation per telefon, vilket innebär att resten av företaget nu lägger mindre tid på det fram-och-tillbaka som tidigare följde med varje försändelse.
Det finns en osynlig tidsbesparing, eftersom alla andra inte längre lägger tid på att ringa runt och leta efter information. Jag kan inte riktigt sätta en siffra på det, men jag tror att vi sparar mycket där också.
Onboarding: så smidig att supporten knappt behövde kopplas in
Att komma igång krävde väldigt lite hjälp. Volburgs logistikspecialist, Dmitrijs, kopplade upp flera av transportörerna på egen hand utan att involvera Cargosons supportteam. "Jag blev förvånad över att bara en av våra medarbetare kunde göra det", säger Jevgēnijs. "Det är ett gott tecken." Åtkomsten rullade naturligt ut till alla som behövde den. Jevgēnijs, Dmitrijs och Volburgs ekonomiavdelning loggar nu alla in och hämtar den information de behöver direkt.
Jevgēnijs lyfter fram avsändare som skickar små, frekventa paket snarare än pallar – inklusive privatpersoner som använder tjänster som Omniva. För dessa kunder är pris och leveranstid det enda som spelar roll, och att ha allt samlat i en lättanvänd plattform tar bort friktionen från en process de upprepar hela tiden.
Nästa steg för Volburg
Volburgs nästa steg är att utvärdera en djupare integration med sitt ERP-system, Monitor, och se hur man ytterligare kan förbättra det gemensamma arbetet med de kunder som också använder Cargoson som sitt transporthanteringssystem. Efter att ha bevisat värdet av att samla transportörsofferter och spårning manuellt via Cargoson funderar Jevgēnijs nu på hur mycket av detta han kan automatisera inom Volburgs befintliga system.
Volburg brukade lägga ungefär fyra timmar om dagen på att jämföra offerter flik för flik och ringa runt efter spårningsnummer. Nu finns allt i ett fönster. Adresser fyller i sig själva, och vem som helst i teamet kan kontrollera en försändelses status utan att lyfta luren. Efter att ha vikarierat i logistikrollen under en vecka sammanfattade Jevgēnijs det enkelt: "Jag säger att det tog mig kanske tio minuter och sedan var allt klart."
LinkedIn
Cargoson
