Hvernig Volburg dró saman stjórnunartíma sendinga um helming með því að setja þrjá flutningsaðila í eitt glugga

Volburg er lettneskt EMS-fyrirtæki sem starfar aðallega á sviði bíla- og iðnaðarelektróníkur. Viðskiptavinir þess eru fyrst og fremst í Skandinavíu og Þýskalandi, auk Lettlands. Volburg framleiðir rafeiningar, íhluti og hringrásarsamsetningar að pöntunum. Fyrirtækið lætur af hendi hálfunnar prentaðar hringrásarplötur (PCB) þannig að viðskiptavinir geti prófað þær áður en þær eru innbyggðar í lokaafurðirnar. Volburg framleiðir einnig fullunnar PCB-plötur, þar á meðal bílalampar eins og númeraplötulýsing og innrýmislýsing.

Flestar vörusendingar fara á bretti og sumar í kössum. Jevgēnijs Kulikovs, framleiðslustjóri Volburg, fékk tækifæri til að kynnast sendingaferlinu að innan þegar hann tók við af vörustjóra fyrirtækisins í viku á meðan Cargoson var sett upp.

Vandinn: þrír flutningsaðilar, þrír aðskildir gluggar, fjórar klukkustundir á dag

Áður en Cargoson kom til sögunnar vann Volburg með þrjá aðalflutningsaðila, sem hver hafði sína eigin gátt. Til að koma vörusendingu á leiðina þurfti að kanna verð og afhendingartíma hjá hverjum flutningsaðila fyrir sig, einn vafraflipa í einu, og bera svo niðurstöðurnar saman. „Maður þurfti að eyða miklum tíma í að athuga hjá einum, hversu mikið og hvenær þeir myndu afhenda, svo hjá þeim öðrum, og svo þeim þriðja," útskýrir Jevgēnijs.

Samanburðurinn var handvirkur og endurtekinn. Sömu pakkaðmál voru slegin inn á vefsíðu hvers flutningsaðila, verð og flutningstímar skráðir niður í höndunum eða teknir skjámyndir, og svo var þetta sent til verkefnastjóra til samþykkis áður en pöntunin var lögð inn. Ofan á þetta kom tollaafgreiðsla. Og þegar viðskiptavinur þurfti stöðuuppfærslu þurfti einhver að hringja í vörustjórann til að fá að vita hvaða flutningsaðila hafði verið notaður, skrá sig inn á gátt þess flutningsaðila, sækja rakningarnúmerið og koma því áfram til bókhalds.

Jevgēnijs mat heildarálag stjórnunarverkefna á um fjórar klukkustundir á dag. „Þetta er stjórnunin sem fylgir. Það tók mjög langan tíma."

Hvers vegna Volburg skiptaði um kerfi: rétt tímasetning og einföld kynning

Volburg var ekki bara að skoða möguleika að gamni sínu. Jevgēnijs vissi þegar að sendingaferlið tæki of langan tíma og hafði byrjað að kanna hvort ERP-kerfi fyrirtækisins, Monitor, byði upp á eigin samþættingu flutningsaðila. Samband Cargoson kom á réttum tíma.

Við vissum að ERP-kerfið okkar hafði eigin samþættingu í einhverri útgáfu og við höfðum þegar byrjað að vinna að því. Og rétt á þeim tíma birtust þið með ykkar tilboð.

Kynningin sem sannfærði Volburg var einföld: sjá verð og afhendingartíma frá öllum þremur flutningsaðilunum í einum glugga í stað þriggja. „Það leit vel út, að við myndum geta séð allt, eytt minni tíma í þetta ferli og að það myndi vera skilvirkt," man Jevgēnijs eftir. Volburg ákvað að prófa það og samkvæmt Jevgēnijs skilaði það nákvæmlega því sem lofað var.

Hvað breyttist: einn gluggi, rauntímasýn og heimilisföng sem fylla sig sjálf inn

Nú þegar Cargoson tengist öllum þremur aðalflutningsaðilunum sér Volburg verðlag frá hverjum þeirra um leið og vörusending er skráð inn, í stað þess að fara inn á vefsíðu hvers flutningsaðila í röð. Volburg getur einnig bætt við öðrum svæðisbundnum flutningsaðilum eftir þörfum, en þessir þrír kjarnaveitar ná yfir meginhluta sendingamagnsins og bjóða þegar upp á hagstætt verðlag í gegnum samþættinguna.

Tveir minni háttar eiginleikar reyndust skipta meira máli í daglegum rekstri en Jevgēnijs bjóst við.

Sá fyrsti er sjálfvirk útfylling heimilisfanga. Að bæta við nýjum viðskiptavin tók áður um klukkustund þar sem nafn og heimilisfang þurfti að slá inn handvirkt. Nú sýnir Cargoson vistuð heimilisföng sjálfkrafa þegar nýjum viðskiptavin er bætt við, þannig að eina sem þarf er fljótleg staðfesting.

Þetta er mjög gott tól. Þegar heimilisföng eru vistuð sparar það okkur mikinn tíma.

Þegar hann tók sjálfur við vörustjórahlutverkinu í viku uppgötvaði hann að allt ferlið tók um tíu mínútur.

Sá annar er sameiginleg rauntímasýn á pantanir. Áður þýddi það að kanna stöðu vörusendingar að hringja í vörustjórann, gefa upp pöntunarnúmer og bíða eftir að hann fletti því upp og hringdi til baka. Nú geta stjórnandinn, vörustjórinn og bókhaldsdeild hvert um sig skráð sig inn í Cargoson og séð nákvæmlega hvar hvaða pöntun er.

Ég þarf ekki að hringja í vörustjórann og spyrja. Ég get skráð mig inn í kerfið og séð allt sjálfur. Þetta er mitt viðbætta gildi.

Volburg þurfti áður að rekja rakningarnúmer flutningsaðila eftir flutningsaðila og koma þeim áfram til bókhalds handvirkt. Nú getur sá sem þarf þau fundið þau án þess að þurfa að hringja eitt símtal.

Volburg notar einnig reglulega þriðja aðila greiðslu, þar sem viðskiptavinur sendir undir eigin flutningsaðilasamningi. Í þessum tilvikum slær Volburg inn reikningsnúmer viðskiptavinarins og sér aldrei það samningsbundna verð. Það staðfestir einfaldlega pöntunina. „Vörusending fer á leiðina, mjög einfalt og þægilegt," segir Jevgēnijs.

Mælanleg áhrif: um helmingur stjórnunartímans sparaður og minna eltingalæti víðar

Þegar beðið var um að setja breytinguna í tölur mat Jevgēnijs minnkunina á um 50 prósent — um tvær klukkustundir á dag sem losnaðar eru undan því sem var áður fjögurra klukkustunda dagleg vinna. „Í prósentum talið er þetta mjög gott niðurstaða," segir hann.

Hann bendir einnig á að sá tími sem sést sparast sé aðeins hluti sögunnar. Deildir þurfa ekki lengur að miðla stöðuupplýsingum í gegnum síma, þannig að restin af fyrirtækinu eyðir nú minna tíma í fram og til baka sem fylgdi áður hverri vörusendingu.

Það er ósýnilegur tími sem sparast, vegna þess að allir aðrir eyða ekki lengur tíma í að hringja um og leita að upplýsingum. Ég get ekki sett tölu á það, en ég held að við séum að spara mikið þar líka.

Innleiðing: nógu fljótleg til að þjónustudeild þurfti varla að koma við sögu

Að hefjast handa krafðist mjög lítillar aðstoðar. Vörustjóri Volburg, Dmitrijs, tengdi nokkra flutningsaðilana sjálfur án þess að þurfa að leita til þjónustuteymis Cargoson. „Mig kom á óvart að einn starfsmaður okkar gæti gert þetta," segir Jevgēnijs. „Það er gott merki." Aðgangur dreifðist náttúrulega til allra sem þurftu á honum að halda. Jevgēnijs, Dmitrijs og bókhaldsdeild Volburg skrá sig nú öll inn og sækja þær upplýsingar sem þau þurfa beint.

Jevgēnijs bendir á sendendur sem senda litlar og tíðar vörusendingar frekar en bretti, þar á meðal einstaklinga sem nota þjónustu eins og Omniva. Fyrir þessa viðskiptavini skipta verð og afhendingartími einu máli, og það að hafa allt á einum auðnotaðar vettvangi fjarlægir þann gremju sem fylgir ferli sem þeir endurtaka stöðugt.

Næstu skref Volburg

Næsta skref Volburg er að meta dýpri samþættingu við ERP-kerfi sitt, Monitor, og kanna hvernig megi bæta enn frekar sameiginlegar aðgerðir með viðskiptavinum sem nota einnig Cargoson sem sitt flutningsstjórnunarkerfi. Eftir að hafa sannreynt gildi þess að sameina tilboð flutningsaðila og rakningu handvirkt í gegnum Cargoson er Jevgēnijs nú að velta fyrir sér hversu mikið af þessu hægt sé að gera sjálfvirkt innan núverandi kerfa Volburg.

Volburg eyddi áður um fjórum klukkustundum á dag í að bera saman tilboð flipa eftir flipa og hringja um eftir rakningarnúmerum. Nú er allt í einum glugga. Heimilisföng fylla sig sjálf inn og hverjum sem er á teyminu er kleift að kanna stöðu vörusendingar án þess að þurfa að taka upp símann. Eftir að hafa tekið við vörustjórahlutverkinu í viku orðaði Jevgēnijs það einfaldlega: „Ég segi, það tók mig kannski tíu mínútur og þá var allt búið."