Volburg je lotyšská EMS společnost působící především v automobilovém a průmyslovém sektoru. Jejími hlavními zákazníky jsou firmy ve Skandinávii, Německu a Lotyšsku. Volburg vyrábí elektrické celky, součástky a plošné spoje na zakázku. Dodává osazené desky plošných spojů jako polotovary, aby je zákazníci mohli otestovat ještě před zabudováním do vlastních výrobků. Společnost také vyrábí kompletní DPS včetně automobilového osvětlení – například osvětlení registračních značek a interiérové světlomety.
Většina zásilek odjíždí na paletách, část v krabicích. Jevgēnijs Kulikovs, výrobní ředitel Volburgu, se mohl podívat na přepravní proces zevnitř, když po dobu jednoho týdne zastupoval firemního specialistu na logistiku – právě v době, kdy byl Cargoson nasazován do provozu.
Problém: tři dopravci, tři samostatná okna, čtyři hodiny denně
Před zavedením Cargosonu spolupracoval Volburg se třemi hlavními dopravci, z nichž každý měl vlastní portál. Aby zásilka vůbec opustila sklad, bylo potřeba u každého dopravce zvlášť ověřit ceny a dodací lhůty – záložku po záložce – a výsledky pak ručně porovnat. „Museli jste strávit spoustu času tím, že jste u jednoho zjistili, kolik to stojí a kdy doručí, pak u druhého, pak u třetího," popisuje Jevgēnijs.
Celé porovnávání bylo manuální a stále se opakující. Stejné rozměry balíků se zadávaly do webu každého dopravce znovu a znovu, ceny a přepravní lhůty se zapisovaly ručně nebo zachytávaly snímkem obrazovky a odesílaly projektovému manažerovi ke schválení, než bylo možné objednávku podat. K tomu přibývala celní agenda. A kdykoli zákazník chtěl vědět, kde jeho zásilka je, musel někdo zavolat logistickému specialistovi, zjistit, který dopravce byl použit, přihlásit se do jeho portálu, dohledat číslo zásilky a předat ho účetnímu oddělení.
Celkovou administrativní zátěž odhaduje Jevgēnijs na přibližně čtyři hodiny denně. „To je ta administrativa. Zabralo to hodně času."
Proč se Volburg rozhodl pro změnu: správné načasování a srozumitelná nabídka
Volburg nebyl pasivní. Jevgēnijs věděl, že přepravní agenda zabírá příliš mnoho času, a začal zjišťovat, zda jejich ERP systém Monitor nenabízí vlastní integraci dopravců. Oslovení ze strany Cargosonu přišlo ve správnou chvíli.
Věděli jsme, že náš ERP má v nějaké verzi vlastní integraci a že jsme na tom začali pracovat. A právě v tu dobu jste se ozvali se svou nabídkou.
Argument, který Volburg přesvědčil, byl jednoduchý: vidět ceny a dodací lhůty od všech tří dopravců v jednom okně místo tří. „Vypadalo to dobře – že uvidíme vše na jednom místě, strávíme tím méně času a celý proces bude efektivnější," vzpomíná Jevgēnijs. Volburg se rozhodl systém vyzkoušet a podle jeho slov splnil přesně to, co slíbil.
Co se změnilo: jedno okno, přehled v reálném čase a adresy, které se vyplní samy
Nyní, když je Cargoson propojen se všemi třemi hlavními dopravci, vidí Volburg ceny od každého z nich okamžitě po zadání zásilky – bez nutnosti procházet weby jednotlivých dopravců jeden po druhém. V případě potřeby lze přidat i regionální dopravce, ale tři klíčoví partneři pokrývají většinu objemu a díky integraci nabízejí výhodné sazby.
Dvě zdánlivě drobné funkce se v každodenním provozu ukázaly být důležitější, než Jevgēnijs čekal.
První je automatické doplňování adres. Přidání nového zákazníka dříve zabralo přibližně hodinu ručního opisování jména a adresy. Nyní Cargoson uložené adresy nabídne automaticky, takže zbývá jen rychlé potvrzení.
Je to velmi dobrý nástroj. Jakmile jsou adresy uloženy, ušetří nám spoustu času.
Když sám Jevgēnijs zastupoval logistika po dobu jednoho týdne, zjistil, že celý proces mu zabere přibližně deset minut.
Druhou funkcí je sdílený přehled o objednávkách v reálném čase. Dříve zjistit stav zásilky znamenalo zavolat logistickému specialistovi, sdělit číslo objednávky a čekat, až ji dohledá a zavolá zpět. Nyní se ředitel, logistický specialista i účetní tým mohou přihlásit do Cargosonu a stav jakékoli objednávky si ověřit sami.
Nemusím volat logistickému specialistovi a ptát se. Přihlásím se do systému a vše vidím sám. To je moje přidaná hodnota.
Dříve Volburg dohledával čísla zásilek u každého dopravce zvlášť a předával je účetnímu oddělení ručně. Teď si je kdokoli, kdo je potřebuje, najde sám – bez jediného telefonátu.
Volburg také pravidelně využívá fakturaci třetí straně, kdy zákazník odesílá zásilky pod vlastním účtem u dopravce. V takových případech Volburg zadá číslo zákazníkova účtu a sjednanou cenu vůbec nevidí – jednoduše potvrdí objednávku. „Zásilka odejde, velmi jednoduše a pohodlně," říká Jevgēnijs.
Měřitelný výsledek: přibližně polovina administrativy a méně zbytečného dohadování
Když byl Jevgēnijs požádán, aby změnu vyčíslil, odhadl úsporu na přibližně 50 procent – z původní čtyřhodinové denní agendy se uvolnily zhruba dvě hodiny. „Procentuálně je to velmi dobrý výsledek," říká.
Zároveň upozorňuje, že viditelná časová úspora je jen část celkového přínosu. Oddělení si už nemusejí předávat informace o stavu zásilek po telefonu, takže celá firma tráví méně času vzájemným dohadováním, které dříve provázelo každou zásilku.
Existuje i neviditelná časová úspora, protože všichni ostatní už netráví čas voláním a hledáním informací. Nedokážu to přesně vyčíslit, ale myslím, že i tam šetříme hodně.
Nasazení: tak rychlé, že podpora téměř nebyla potřeba
Rozběhnutí systému si vyžádalo jen minimální pomoc. Logistický specialista Volburgu Dmitrijs připojil několik dopravců sám, aniž by musel kontaktovat podporu Cargosonu. „Překvapilo mě, že to zvládl jediný náš zaměstnanec," říká Jevgēnijs. „To je dobrý signál." Přístup se přirozeně rozšířil na všechny, kdo ho potřebují. Jevgēnijs, Dmitrijs i účetní tým se nyní přihlašují a potřebné informace si dohledávají přímo.
Jevgēnijs zmiňuje také odesílatele, kteří posílají malé zásilky nebo balíky v krátkých intervalech – na rozdíl od paletových zásilek – včetně soukromých osob využívajících služby jako Omniva. Pro tyto zákazníky jsou rozhodující pouze cena a dodací lhůta a mít vše pohromadě v jedné přehledné platformě jim odstraňuje zbytečnou frustraci z procesu, který opakují neustále dokola.
Co Volburg plánuje dál
Dalším krokem pro Volburg je posoudit hlubší integraci s ERP systémem Monitor a zjistit, jak dále zlepšit spolupráci se zákazníky, kteří také používají Cargoson jako svůj software pro správu přepravy. Poté, co se potvrdila hodnota centralizovaného porovnávání nabídek dopravců a sledování zásilek přes Cargoson, zvažuje Jevgēnijs, jak velkou část tohoto procesu lze automatizovat v rámci stávajících systémů Volburgu.
Dříve Volburg trávil přibližně čtyři hodiny denně porovnáváním nabídek záložku po záložce a telefonickým dohledáváním čísel zásilek. Teď je vše v jednom okně. Adresy se vyplňují samy a kdokoli v týmu si může stav zásilky ověřit, aniž by musel sáhnout po telefonu. Po týdnu stráveném v roli logistika to Jevgēnijs shrnul jednoduše: „Říkám, trvalo mi to možná deset minut a bylo hotovo."
LinkedIn
Cargoson
