„Volburg" – tai Latvijos EMS įmonė, dirbanti daugiausia automobilinės ir pramoninės elektronikos srityse. Pagrindiniai jos klientai yra Skandinavijoje, Vokietijoje ir Latvijoje. „Volburg" gamina elektros blokus, komponentus ir grandinių mazgus pagal užsakymą. Įmonė tiekia pusiau pagamintus PCB, kad klientai galėtų juos išbandyti prieš integruodami į savo galutinius gaminius. Be to, „Volburg" gamina baigtus PCB, įskaitant automobilinį apšvietimą – valstybinio numerio ženklo ir salonų šviestuvus.
Didžioji dalis siuntų išsiunčiama ant padėklų, dalis – dėžėse. Jevgēnijs Kulikovs, „Volburg" gamybos direktorius, siuntų procesą pažino iš vidaus, kai savaitę pakeitė įmonės logistikos specialistą tuo metu, kai buvo diegiamas „Cargoson".
Problema: trys vežėjai, trys atskiri langai, keturios valandos per dieną
Iki „Cargoson" „Volburg" dirbo su trimis pagrindiniais vežėjais, kurių kiekvienas turėjo savo portalą. Norint išsiųsti siuntą, reikėjo atskirai tikrinti kainas ir pristatymo terminus kiekvieno vežėjo svetainėje – skirtuke po skirtuko – ir tik tada lyginti rezultatus. „Tekdavo skirti daug laiko: pirmiausia patikrinti vieną – kiek kainuoja ir kada pristatys, paskui antrą, paskui trečią", – pasakoja Jevgēnijs.
Palyginimas buvo rankinis ir pasikartojantis. Tų pačių pakuotės matmenų duomenis tekdavo įvesti į kiekvieno vežėjo svetainę, kainas ir pristatymo laiką užsirašyti ranka arba daryti ekrano kopijas, o prieš pateikiant užsakymą – siųsti projekto vadovui patvirtinti. Prie viso to prisidėdavo ir muitinės tvarkymas. Kai klientui reikėdavo sužinoti siuntų būseną, kažkas turėdavo skambinti logistikos specialistui, išsiaiškinti, kuris vežėjas buvo pasirinktas, prisijungti prie jo portalo, surasti sekimo numerį ir perduoti jį buhalterijai.
Jevgēnijs vertina, kad bendros administracinės užduotys užimdavo apie keturias valandas per dieną. „Tiek laiko eidavo administravimui. Labai daug."
Kodėl „Volburg" nusprendė keistis: tinkamas laikas ir aiški žinutė
„Volburg" neieškojo sprendimo atsitiktinai. Jevgēnijs jau žinojo, kad siuntų procesas atima per daug laiko, ir buvo pradėjęs tikrinti, ar įmonės ERP sistema „Monitor" turi savo vežėjų integravimo galimybę. „Cargoson" pasiūlymas atėjo kaip tik tinkamu momentu.
Žinojome, kad mūsų ERP turi savo integraciją tam tikroje versijoje, ir jau buvome pradėję dirbti ta kryptimi. Kaip tik tuo metu pasirodėte jūs su savo pasiūlymu.
Pasiūlymas, įtikinęs „Volburg", buvo paprastas: matyti visų trijų vežėjų kainas ir pristatymo terminus viename lange, o ne trijuose. „Atrodė, kad tai bus naudinga – galėsime viską matyti, skirti mažiau laiko visam šiam procesui ir dirbti efektyviau", – prisimena Jevgēnijs. „Volburg" nusprendė išbandyti, ir, anot Jevgēnijo, sistema pateisino lūkesčius.
Kas pasikeitė: vienas langas, realiojo laiko matomumas ir automatiškai užpildomi adresai
Dabar, kai „Cargoson" sujungtas su visais trimis pagrindiniais vežėjais, „Volburg" iš karto mato kiekvieno jų kainas, vos tik įveda siuntų duomenis – nebereikia po vieną tikrinti kiekvieno vežėjo svetainės. Prireikus galima pridėti ir regioninius vežėjus, tačiau trys pagrindiniai partneriai apima didžiąją dalį apimčių ir per integraciją jau siūlo palankias kainas.
Dvi smulkesnės funkcijos kasdienėje veikloje pasirodė svarbesnės, nei Jevgēnijs tikėjosi.
Pirmoji – adresų automatinis užpildymas. Anksčiau naujo kliento pridėjimas užimdavo apie valandą: vardą ir adresą tekdavo įvesti ranka. Dabar „Cargoson" automatiškai pasiūlo išsaugotus adresus, kai tik pradedamas įvesti naujas klientas – belieka greitai patvirtinti.
Tai labai patogi funkcija. Kai adresai išsaugoti, sutaupome daug laiko.
Kai pats savaitę atliko logistikos specialisto vaidmenį, visas procesas užėmė maždaug dešimt minučių.
Antroji – bendra, realiojo laiku atnaujinama užsakymų būsena. Anksčiau norint sužinoti siuntų statusą reikėdavo skambinti logistikos specialistui, pateikti užsakymo numerį ir laukti atsakymo. Dabar direktorius, logistikos specialistas ir buhalterija gali kiekvienas atskirai prisijungti prie „Cargoson" ir pačiai matyti, kur yra bet kuris užsakymas.
Nebereikia skambinti logistikos specialistui ir klausti. Galiu prisijungti prie sistemos ir viską pamatyti pats. Tai mano pridėtinė vertė.
Anksčiau sekimo numerius tekdavo rinkti iš kiekvieno vežėjo atskirai ir perduoti buhalterijai rankiniu būdu. Dabar kiekvienas, kam jų reikia, gali juos rasti be jokio skambučio.
„Volburg" taip pat reguliariai naudoja trečiųjų šalių atsiskaitymo galimybę, kai klientas siunčia pagal savo vežėjo sąskaitą. Tokiais atvejais „Volburg" įveda kliento sąskaitos numerį ir nesimato suderėtos kainos – tiesiog patvirtina užsakymą. „Siunta išsiunčiama – labai paprasta ir patogu", – sako Jevgēnijs.
Išmatuojamas rezultatas: maždaug perpus mažiau administravimo ir mažiau bereikalingų skambučių
Paprašytas įvertinti pokytį skaičiais, Jevgēnijs nurodo apie 50 procentų – tai maždaug dvi valandos per dieną, išlaisvintos iš to, kas anksčiau užimdavo keturias. „Procentais išreikštas rezultatas labai geras", – sako jis.
Jis taip pat pabrėžia, kad matomas laiko sutaupymas – tik dalis visos istorijos. Padaliniai nebereikia perduoti statuso informacijos telefonu, todėl likusi įmonės dalis dabar skiria mažiau laiko tam nuolatiniam susirašinėjimui ir skambučiams, kurie anksčiau lydėdavo kiekvieną siuntą.
Yra ir nematomų laiko sutaupymų – visi kiti nebeskambina ir nebeieško informacijos. Tiksliai to įvertinti negaliu, bet manau, kad ir čia sutaupome nemažai.
Diegimas: toks paprastas, kad pagalbos beveik nereikėjo
Pradžia pareikalavo labai mažai pagalbos. „Volburg" logistikos specialistas Dmitrijus kelis vežėjus prijungė pats, nekreipdamasis į „Cargoson" palaikymo komandą. „Nustebau, kad tai sugebėjo padaryti vienas mūsų darbuotojas", – sako Jevgēnijs. „Tai geras ženklas." Prieiga prie sistemos natūraliai išplito visiems, kam jos reikėjo. Jevgēnijs, Dmitrijus ir „Volburg" buhalterija dabar kiekvienas prisijungia ir tiesiogiai gauna reikiamą informaciją.
Jevgēnijs išskiria siuntėjus, kurie siunčia dažnas, mažas siuntas, o ne padėklus – įskaitant individualius siuntėjus, naudojančius tokias paslaugas kaip „Omniva". Šiems klientams svarbiausia yra kaina ir pristatymo laikas, o viena patogi platforma pašalina trintį iš proceso, kurį jie kartoja nuolat.
Kas toliau „Volburg" planuose
Kitas „Volburg" žingsnis – įvertinti gilesnę integraciją su ERP sistema „Monitor" ir išsiaiškinti, kaip dar labiau pagerinti bendrą darbą su klientais, kurie taip pat naudoja „Cargoson" kaip savo transporto valdymo sistemą. Įrodžius vežėjų pasiūlymų ir siuntų sekimo konsolidavimo vertę per „Cargoson", Jevgēnijs dabar svarsto, kiek šio proceso galima automatizuoti esamose „Volburg" sistemose.
Anksčiau „Volburg" kasdien praleisdavo apie keturias valandas, lygindama pasiūlymus skirtuke po skirtuko ir skambindama ieškodama sekimo numerių. Dabar viskas – viename lange. Adresai užsipildo automatiškai, o bet kuris komandos narys gali patikrinti siuntų būseną nepakeldamas ragelio. Pats savaitę atlikęs logistikos specialisto darbą, Jevgēnijs tai apibūdino paprastai: „Sakau – man prireikė gal dešimt minučių, ir viskas padaryta."
LinkedIn
Cargoson
