Volburg on Läti EMS-ettevõte, mis tegutseb peamiselt auto- ja tööstuselektroonika valdkonnas. Ettevõtte kliendid asuvad eelkõige Skandinaavias ja Saksamaal, aga ka Lätis. Volburg toodab elektriüksusi, komponente ja trükkplaatide koosteid tellimusepõhiselt. Poolvalmis trükkplaadid tarnitakse klientidele testimiseks enne nende lõpptoodetesse integreerimist. Lisaks toodab ettevõte valmis trükkplaate, sealhulgas autoelektroonikat – näiteks numbrimärgi- ja salongivalgustust.
Enamik saadetisi läheb välja kaubaalustena, osa ka karpides. Volburgi tootmisdirektor Jevgēnijs Kulikovs sai veoprotsessiga seestpoolt tuttavaks, kui ta asendas ettevõtte logistikaspetsialisti nädala jooksul, mil Cargoson käivitati.
Probleem: kolm vedajat, kolm eraldi akent, neli tundi päevas
Enne Cargosoni töötas Volburg kolme peamise vedajaga, kellel igaühel oli oma portaal. Saadetise väljasaatmiseks tuli hindu ja tarneaegu kontrollida iga vedaja juures eraldi, üks brauseri vaheleht korraga, ning seejärel tulemusi omavahel võrrelda. „Pidid kulutama palju aega – vaatasid esimese käest, kui palju maksab ja millal kohale jõuab, siis teise, siis kolmanda," selgitab Jevgēnijs.
Võrdlemine oli käsitsi ja korduv. Samad pakimõõtmed tuli sisestada iga vedaja veebilehele eraldi, hinnad ja tarneajad kirjutati käsitsi üles või tehti ekraanipilt ning saadeti projektijuhile kinnitamiseks enne tellimuse esitamist. Sellele lisandus tollivormistus. Kui klient soovis staatuse kohta infot, pidi keegi helistama logistikaspetsialistile, et teada saada, millist vedajat kasutati, seejärel logima sisse selle vedaja portaali, leidma jälgimisnumbri ja edastama selle raamatupidamisele.
Kokku hindab Jevgēnijs halduskoormust umbes neljale tunnile päevas. „See on kogu see administreerimine. Võttis väga palju aega."
Miks Volburg otsuse tegi: õige hetk ja selge pakkumine
Volburg ei otsinud lahendust juhuslikult. Jevgēnijs teadis juba, et veoprotsess võtab liiga palju aega, ning oli hakanud uurima, kas Volburgi ERP-süsteem Monitor pakub oma vedajate integratsiooni. Cargosoni pöördumine tuli just õigel hetkel.
Teadsime, et meie ERP-il on mingis versioonis oma integratsioon olemas ja olime selle poolega juba tööd alustanud. Ja just sel ajal ilmusite teie oma pakkumisega.
Pakkumine, mis Volburgi veenis, oli lihtne: näha kõigi kolme vedaja hindasid ja tarneaegu ühes aknas kolme asemel. „Tundus, et see oleks hea – saaksime kõike näha, kulutaksime kogu protsessile vähem aega ja see oleks tõhus," meenutab Jevgēnijs. Volburg otsustas proovida ja Jevgēnijsi sõnul vastas tulemus täpselt sellele lubadusele.
Mis muutus: üks aken, reaalajas nähtavus ja aadressid, mis täituvad ise
Nüüd, kui Cargoson on ühendatud kõigi kolme peamise vedajaga, näeb Volburg kõigi hindasid kohe, kui saadetise andmed on sisestatud – ilma et peaks iga vedaja veebilehte eraldi külastama. Vajaduse korral saab lisada ka teisi piirkondlikke vedajaid, kuid kolm põhipartnerit katavad suurema osa mahust ning pakuvad integratsiooni kaudu juba häid hindu.
Kaks väiksemat funktsiooni osutusid igapäevatöös olulisemaks, kui Jevgēnijs alguses arvas.
Esimene on aadresside automaattäide. Uue kliendi lisamine võttis varem umbes tunni – nimi ja aadress tuli käsitsi sisse tippida. Nüüd pakub Cargoson salvestatud aadresse automaatselt välja, nii et jäljele jääb vaid kiire kinnitus.
See on väga hea tööriist. Kui aadressid on salvestatud, säästab see meile palju aega.
Kui Jevgēnijs ise nädala jooksul logistiku rolli täitis, leidis ta, et kogu protsess võttis umbes kümme minutit.
Teine on ühine reaalajas tellimuste nähtavus. Varem tähendas saadetise staatuse kontrollimine logistikaspetsialistile helistamist, tellimuse numbri edastamist ja vastuse ootamist. Nüüd saavad direktor, logistikaspetsialist ja raamatupidamine kõik Cargosoni sisse logida ning ise vaadata, kus iga tellimus parasjagu on.
Ma ei pea logistikaspetsialistile helistama ja küsima. Saan ise süsteemi sisse logida ja kõike näha. See on minu jaoks lisaväärtus.
Varem tuli jälgimisnumbreid otsida vedaja kaupa ja edastada need raamatupidamisele käsitsi. Nüüd leiab igaüks need ise üles – ilma üheainsa telefonikõneta.
Volburg kasutab regulaarselt ka kolmanda osapoole arveldust, kus klient saadab saadetise oma vedajakonto kaudu. Sellistel juhtudel sisestab Volburg kliendi kontonumbri ega näe kokkulepitud hinda. Tellimus kinnitatakse lihtsalt ära. „Saadetis läheb välja – väga lihtne ja mugav," ütleb Jevgēnijs.
Mõõdetav tulemus: umbes pool haldusajast säästetud ja vähem taga ajamist igal pool
Kui Jevgēnijsilt küsiti muutuse suurusjärku, hindas ta languseks umbes 50 protsenti – ligikaudu kaks tundi päevas, mis vabanesid sellest, mis oli varem neljatunnine igapäevane ülesanne. „Protsentuaalselt on see väga hea tulemus," ütleb ta.
Ta lisab, et nähtav ajasääst on vaid osa loost. Kuna osakonnad ei pea enam staatuseinfot telefoni teel edastama, kulutab ülejäänud ettevõte nüüd vähem aega sellele edasi-tagasi suhtlusele, mis varem iga saadetisega kaasnes.
On ka nähtamatu ajasääst, sest kõik teised ei kuluta enam aega helistamisele ja info otsimisele. Ma ei suuda seda täpselt mõõta, aga arvan, et säästame seal samuti palju.
Käivitamine: nii kiire, et tugi peaaegu ei pidanudki sekkuma
Alustamine nõudis väga vähe abi. Volburgi logistikaspetsialist Dmitrijs ühendas mitu vedajat ise, ilma et oleks pidanud Cargosoni tugimeeskonda kaasama. „Mind üllatas, et üks meie töötaja suutis seda ise teha," ütleb Jevgēnijs. „See on hea märk." Ligipääs levis loomulikult kõigile, kes seda vajasid. Jevgēnijs, Dmitrijs ja Volburgi raamatupidamine logivad nüüd kõik ise sisse ja leiavad vajaliku info otse sealt.
Jevgēnijs toob esile ka need saatjad, kes saadavad väikeseid ja sagedasi pakke – mitte kaubaaluseid –, sealhulgas eraisikud, kes kasutavad selliseid teenuseid nagu Omniva. Nende jaoks on ainult hind ja tarneaeg olulised ning kõige koondamine ühte lihtsasse platvormi võtab frustratsioonist, mis kaasneb pidevalt korduva protsessiga.
Volburgi järgmised sammud
Volburgi järgmine eesmärk on hinnata sügavamat integratsiooni oma ERP-süsteemiga Monitor ning uurida, kuidas veelgi parandada koostööd klientidega, kes kasutavad samuti Cargosoni veohaldustarkvara. Olles tõestanud vedajate pakkumiste koondamise ja saadetiste jälgimise väärtuse Cargosoni kaudu, kaalub Jevgēnijs nüüd, kui suure osa sellest saaks Volburgi olemasolevates süsteemides automatiseerida.
Varem kulus Volburgil umbes neli tundi päevas pakkumiste võrdlemisele vahelehelt vahelehele liikudes ja jälgimisnumbrite taga ajamisele. Nüüd on kõik ühes aknas. Aadressid täituvad ise ja igaüks meeskonnas saab saadetise staatust kontrollida ilma telefoni järele haaramata. Pärast seda, kui Jevgēnijs ise nädala jooksul logistiku rolli täitis, ütles ta lihtsalt: „Ütlen nii – kulus ehk kümme minutit ja kõik oli tehtud."
LinkedIn
Cargoson
