Volburg on latvialainen EMS-yritys, joka toimii pääasiassa autoteollisuuden ja teollisuuselektroniikan sektoreilla. Sen asiakkaat sijaitsevat pääosin Skandinaviassa ja Saksassa sekä Latviassa. Volburg valmistaa tilaustyönä sähköyksiköitä, komponentteja ja piirilevykokonaisuuksia. Se toimittaa piirilevyt puolivalmisteina, jotta asiakkaat voivat testata ne ennen kuin rakentavat ne omiin lopputuotteisiinsa. Yritys valmistaa myös valmiita piirilevyjä, mukaan lukien autoteollisuuden valaistusosia kuten rekisterikilven valot ja sisävalot.
Suurin osa lähetyksistä lähtee kuormalavoilla ja osa laatikoissa. Volburgin tuotantojohtaja Jevgēnijs Kulikovs pääsi tutustumaan lähetysprosessiin sisältäpäin, kun hän sijaisusti yrityksen logistiikka-asiantuntijaa viikon ajan Cargonsonin käyttöönoton aikana.
Ongelma: kolme kuljetusliikettä, kolme erillistä ikkunaa, neljä tuntia päivässä
Ennen Cargonsonia Volburg työskenteli kolmen pääkuljetusliikkeen kanssa, joilla kullakin oli oma portaalinsa. Lähetyksen lähettäminen tarkoitti hintojen ja toimitusaikojen tarkistamista jokaiselta kuljetusliikkeeltä erikseen, selainvälilehti kerrallaan, ja sitten tulosten vertailua. "Piti käyttää paljon aikaa tarkistaakseen ensin yhdeltä, kuinka paljon ja milloin he toimittaisivat, sitten toiselta, sitten kolmannelta", Jevgēnijs selittää.
Vertailu oli manuaalista ja toistuvaa. He kirjoittivat samat pakettien mitat jokaisen kuljetusliikkeen verkkosivustolle, merkitsivät hinnat ja toimitusajat käsin muistiin tai ottivat kuvakaappauksen, ja lähettivät ne projektipäällikölle hyväksyttäväksi ennen tilauksen tekemistä. Tämän lisäksi tuli tullinkäsittely. Aina kun asiakas tarvitsi tilatiedon, jonkun piti soittaa logistiikka-asiantuntijalle selvittääkseen, mitä kuljetusliikettä oli käytetty, kirjautua kyseisen kuljetusliikkeen portaaliin, hakea seurantanumero ja välittää se kirjanpitoon.
Jevgēnijsin arvion mukaan hallinnollinen työmäärä oli yhteensä noin neljä tuntia päivässä. "Se on siihen liittyvä hallinto. Se vei paljon aikaa."
Miksi Volburg teki muutoksen: oikea hetki ja selkeä lupaus
Volburg ei vain selaillut vaihtoehtoja. Jevgēnijs tiesi jo, että lähetysprosessi vei liikaa aikaa, ja hän oli alkanut selvittää, tarjoaisiko Volburgin ERP-järjestelmä Monitor omaa kuljetusliikkeiden integrointia. Cargonsonin yhteydenotto osui juuri oikeaan aikaan.
Tiesimme, että ERP:llämme on oma integraatio jossakin versiossa, ja olimme jo alkaneet työstää sitä puolta. Ja juuri silloin te ilmestyitte tarjouksenne kanssa.
Volburgin vakuuttanut lupaus oli yksinkertainen: näe kaikkien kolmen kuljetusliikkeen hinnat ja toimitusajat yhdessä ikkunassa kolmen sijaan. "Vaikutti hyvältä, että pystyisimme näkemään kaiken, käyttämään vähemmän aikaa koko prosessiin ja että se olisi tehokasta", Jevgēnijs muistelee. Volburg päätti kokeilla, ja Jevgēnijsin mukaan se lunasti lupauksensa täysin.
Mitä muuttui: yksi näkymä, reaaliaikainen näkyvyys ja automaattinen osoitteen täyttö
Nyt kun Cargoson on yhdistetty kaikkiin kolmeen pääkuljetusliikkeeseen, Volburg näkee jokaisen hinnoittelun heti lähetystä syöttäessään – ilman että tarvitsee käydä kuljetusliikkeiden verkkosivustoilla yksitellen. Volburg voi tarvittaessa lisätä myös muita alueellisia kuljetusliikkeitä, mutta kolme ydinpalveluntarjoajaa kattaa suurimman osan volyymista ja tarjoaa jo integraation kautta kilpailukykyiset hinnat.
Kaksi pienempää ominaisuutta osoittautui päivittäisessä työssä tärkeämmäksi kuin Jevgēnijs odotti.
Ensimmäinen on osoitteen automaattinen täyttö. Uuden asiakkaan lisääminen vaati aiemmin noin tunnin käsin kirjoittamista nimen ja osoitteen syöttämiseen. Nyt Cargoson näyttää tallennetut osoitteet automaattisesti uutta asiakasta lisättäessä, joten jäljelle jää vain nopea vahvistus.
Se on erittäin hyvä työkalu. Kun osoitteet on tallennettu, se säästää meiltä paljon aikaa.
Kun hän itse sijaisusti logistiikkaroolia viikon ajan, hän huomasi koko prosessin vievän noin kymmenen minuuttia.
Toinen on jaettu, reaaliaikainen tilausnäkyvyys. Aiemmin lähetyksen tilan tarkistaminen tarkoitti logistiikka-asiantuntijalle soittamista, tilausnumeron antamista ja odottamista, että tämä etsii tiedot ja soittaa takaisin. Nyt johtaja, logistiikka-asiantuntija ja kirjanpitotiimi voivat kukin kirjautua Cargonsoniin ja nähdä itse, missä mikä tahansa tilaus on.
Minun ei tarvitse soittaa logistiikka-asiantuntijalle ja kysyä. Voin kirjautua järjestelmään ja nähdä kaiken itse. Se on minulle lisäarvo.
Volburg joutui aiemmin jäljittämään seurantanumeroita kuljetusliike kerrallaan ja välittämään ne kirjanpitoon käsin. Nyt kuka tahansa niitä tarvitseva löytää ne ilman yhtäkään puhelinsoittoa.
Volburg käyttää säännöllisesti myös kolmannen osapuolen laskutusta, jossa asiakas lähettää oman kuljetusliikesopimuksensa kautta. Näissä tapauksissa Volburg syöttää asiakkaan tilinumeron eikä näe neuvoteltua hintaa lainkaan – se vain vahvistaa tilauksen. "Lähetys lähtee, hyvin yksinkertaista ja kätevää", Jevgēnijs sanoo.
Mitattava vaikutus: hallinnollinen työmäärä puolittui ja turha selvittely väheni kaikkialla
Pyydettäessä arvioimaan muutosta Jevgēnijs arvioi pudotukseksi noin 50 prosenttia – karkeasti kaksi tuntia päivässä vapautuu siitä, mikä oli aiemmin neljän tunnin päivittäinen tehtävä. "Prosentuaalisesti se on erittäin hyvä tulos", hän toteaa.
Hän huomauttaa myös, että näkyvä ajansäästö on vain osa tarinaa. Osastojen ei enää tarvitse välittää tilatietoja puhelimitse, joten muu yritys käyttää nyt vähemmän aikaa siihen edestakaiseen selvittelyyn, jota jokainen lähetys aiemmin aiheutti.
On myös näkymätöntä ajansäästöä, koska kaikki muut eivät enää käytä aikaa soitteluun ja tiedon etsimiseen. En pysty oikein kvantifioimaan sitä, mutta uskon, että säästämme siinäkin paljon.
Käyttöönotto: niin sujuvaa, että tukea tuskin tarvittiin
Aloittaminen vaati hyvin vähän apua. Volburgin logistiikka-asiantuntija Dmitrijs yhdisti useita kuljetusliikkeitä itse ilman Cargonsonin tukitiimiä. "Olin yllättynyt, että yksi työntekijämme pystyi tekemään sen", Jevgēnijs sanoo. "Se on hyvä merkki." Käyttöoikeudet laajenivat luontevasti kaikille sitä tarvitseville. Jevgēnijs, Dmitrijs ja Volburgin kirjanpitotiimi kirjautuvat nyt kaikki järjestelmään ja hakevat tarvitsemansa tiedot suoraan itse.
Jevgēnijs nostaa esiin lähettäjät, jotka lähettävät pieniä, tiheitä paketteja lavojen sijaan – mukaan lukien yksityishenkilöt, jotka käyttävät palveluja kuten Omniva. Näille asiakkaille hinta ja toimitusaika ovat ainoat ratkaisevat tekijät, ja kaiken löytyminen yhdestä helppokäyttöisestä alustasta poistaa turhautumisen prosessista, jota he toistavat jatkuvasti.
Volburgin seuraavat askeleet
Volburgin seuraava vaihe on arvioida syvempää integraatiota ERP-järjestelmänsä Monitorin kanssa ja selvittää, miten yhteistyötä voidaan edelleen parantaa niiden asiakkaiden kanssa, jotka myös käyttävät Cargonsonia kuljetuksenhallintajärjestelmänään. Kun kuljetusliikkeiden tarjousten kokoamisen ja seurannan yhdistämisen arvo on todistettu käytännössä, Jevgēnijs harkitsee nyt, kuinka suuren osan tästä hän voi automatisoida Volburgin olemassa olevissa järjestelmissä.
Volburg käytti aiemmin noin neljä tuntia päivässä tarjousten vertailuun välilehti välilehdeltä ja seurantanumeroiden metsästämiseen puhelimitse. Nyt kaikki on yhdessä näkymässä. Osoitteet täyttyvät automaattisesti, ja kuka tahansa tiimistä voi tarkistaa lähetyksen tilan ilman puhelinta. Sijaistettuaan logistiikkaroolia viikon ajan Jevgēnijs tiivisti sen yksinkertaisesti: "Sanon, että se vei minulta ehkä kymmenen minuuttia ja kaikki oli valmista."
LinkedIn
Cargoson
