Volburg este o companie letonă de tip EMS, activând preponderent în sectoarele auto și industrial. Clienții săi se află în principal în Scandinavia și Germania, dar și în Letonia. Volburg produce la comandă unități electrice, componente și asamblări de circuite. Furnizează plăci PCB semifabricate, astfel încât clienții să le poată testa înainte de a le integra în produsele lor finite. Compania produce și plăci PCB finite, inclusiv sisteme de iluminat auto — lumini pentru plăcuțe de înmatriculare și lumini interioare.
Majoritatea expediților pleacă pe paleți, unele în cutii. Jevgēnijs Kulikovs, directorul de producție al Volburg, a avut ocazia să cunoască procesul de expediere din interior atunci când l-a înlocuit pe specialistul în logistică al companiei timp de o săptămână, în perioada în care Cargoson era configurat.
Problema: trei transportatori, trei ferestre separate, patru ore pe zi
Înainte de Cargoson, Volburg lucra cu trei transportatori principali, fiecare cu propriul portal. Pentru a expedia o comandă, trebuia să verifici prețurile și termenele de livrare la fiecare transportator în parte, filă cu filă în browser, apoi să compari rezultatele. „Trebuia să pierzi mult timp verificând primul — cât costă și când livrează —, apoi al doilea, apoi al treilea", explică Jevgēnijs.
Comparația era manuală și repetitivă. Aceleași dimensiuni ale coletului erau introduse pe rând pe site-ul fiecărui transportator, prețurile și timpii de tranzit erau notați de mână sau capturați ca screenshot, iar apoi totul era trimis unui manager de proiect pentru aprobare înainte de plasarea comenzii. La toate acestea se adăuga și gestionarea vămii. Ori de câte ori un client solicita o actualizare a statusului, cineva trebuia să sune specialistul în logistică pentru a afla ce transportator fusese folosit, să se conecteze la portalul acestuia, să recupereze numărul de urmărire și să îl transmită departamentului de contabilitate.
În total, Jevgēnijs estimează volumul administrativ la aproximativ patru ore pe zi. „Asta înseamnă administrarea implicată. Lua foarte mult timp."
De ce a făcut Volburg schimbarea: momentul potrivit și o propunere simplă
Volburg nu căuta la întâmplare. Jevgēnijs știa deja că procesul de expediere consuma prea mult timp și începuse să verifice dacă sistemul ERP al companiei, Monitor, oferea propria sa integrare cu transportatorii. Contactul din partea Cargoson a venit exact la momentul potrivit.
Știam că ERP-ul nostru are propria integrare într-o anumită versiune și începusem deja să lucrăm în acea direcție. Și exact atunci ați apărut voi cu oferta voastră.
Propunerea care a convins Volburg era simplă: să vadă prețurile și termenele de livrare de la toți cei trei transportatori într-o singură fereastră, în loc de trei. „Părea că ar fi bine — că am putea vedea totul, să petrecem mai puțin timp cu întregul proces și că ar fi eficient", își amintește Jevgēnijs. Volburg a decis să încerce, iar potrivit lui Jevgēnijs, soluția a livrat exact ce promisese.
Ce s-a schimbat: o singură fereastră, vizibilitate în timp real și adrese completate automat
Acum că Cargoson este conectat la toți cei trei transportatori principali, Volburg vede ofertele de preț de la fiecare dintre ei imediat ce introduce datele unei expedieri — fără să mai acceseze site-ul fiecăruia pe rând. Volburg poate adăuga și alți transportatori regionali atunci când este nevoie, însă cei trei furnizori de bază acoperă cea mai mare parte a volumului și oferă deja tarife avantajoase prin integrare.
Două funcționalități mai mici s-au dovedit a conta mai mult în activitatea zilnică decât se așteptase Jevgēnijs.
Prima este completarea automată a adreselor. Adăugarea unui client nou obișnuia să dureze aproximativ o oră, timp în care numele și adresa erau introduse manual. Acum Cargoson afișează automat adresele salvate atunci când Volburg adaugă un client nou, astfel că tot ce mai rămâne de făcut este o confirmare rapidă.
Este un instrument foarte bun. Odată ce adresele sunt salvate, ne economisește mult timp.
Când l-a înlocuit el însuși pe specialistul în logistică timp de o săptămână, a constatat că întregul proces dura aproximativ zece minute.
A doua funcționalitate este vizibilitatea comună și în timp real asupra comenzilor. În trecut, verificarea statusului unei expedieri presupunea să suni specialistul în logistică, să îi dai numărul comenzii și să aștepți să caute informația și să te sune înapoi. Acum directorul, specialistul în logistică și echipa de contabilitate se pot conecta fiecare în Cargoson și pot vedea exact unde se află orice comandă, fără intermediari.
Nu mai trebuie să sun specialistul în logistică și să întreb. Mă conectez în sistem și văd totul singur. Aceasta este valoarea adăugată pentru mine.
Înainte, Volburg urmărea numerele de tracking transportator cu transportator și le transmitea contabilității manual. Acum oricine are nevoie de ele le găsește fără niciun telefon.
Volburg folosește în mod regulat și facturarea către terți, atunci când un client expediază pe contul său propriu de transportator. În aceste cazuri, Volburg introduce numărul de cont al clientului și nu vede prețul negociat — pur și simplu confirmă comanda. „Expedierea pleacă, foarte simplu și convenabil", spune Jevgēnijs.
Impactul măsurabil: aproximativ jumătate din timpul administrativ economisit și mai puțin timp pierdut cu urmărirea informațiilor
Întrebat să cuantifice schimbarea, Jevgēnijs estimează o reducere de aproximativ 50%, adică în jur de două ore pe zi eliberate dintr-o sarcină care anterior consuma patru ore zilnic. „Ca procent, este un rezultat foarte bun", spune el.
Totodată, subliniază că timpul vizibil economisit reprezintă doar o parte din poveste. Departamentele nu mai trebuie să transmită informații despre status prin telefon, astfel că restul companiei petrece acum mai puțin timp cu schimburile de informații care însoțeau odinioară fiecare expediere.
Există un timp economisit invizibil, pentru că toți ceilalți nu mai pierd timp sunând și căutând informații. Nu pot să îl cuantific cu adevărat, dar cred că economisim mult și acolo.
Implementarea: suficient de rapidă încât echipa de suport abia a fost implicată
Pornirea a necesitat foarte puțin ajutor. Specialistul în logistică al Volburg, Dmitrijs, a conectat singur mai mulți transportatori, fără să apeleze la echipa de suport Cargoson. „Am fost surprins că un singur angajat al nostru a putut face asta", spune Jevgēnijs. „Este un semn bun." Accesul s-a extins în mod natural către toți cei care aveau nevoie de el. Jevgēnijs, Dmitrijs și echipa de contabilitate a Volburg se conectează acum și extrag direct informațiile de care au nevoie.
Jevgēnijs menționează și expeditorii care trimit colete mici și frecvente, nu paleți — inclusiv persoane fizice care folosesc servicii precum Omniva. Pentru aceștia, prețul și termenul de livrare sunt singurii factori care contează, iar faptul că totul se află într-o platformă ușor de utilizat elimină frustrarea unui proces pe care îl repetă constant.
Ce urmează pentru Volburg
Următorul pas al Volburg este să evalueze o integrare mai profundă cu sistemul ERP, Monitor, și să identifice modalități de a îmbunătăți în continuare colaborarea cu clienții care folosesc și ei Cargoson ca software de management al transporturilor. După ce a demonstrat valoarea centralizării ofertelor transportatorilor și a urmăririi expediților prin Cargoson, Jevgēnijs analizează acum cât din acest proces poate fi automatizat în cadrul sistemelor existente ale Volburg.
Volburg obișnuia să petreacă aproximativ patru ore pe zi comparând oferte filă cu filă și sunând după numere de tracking. Acum totul se află într-o singură fereastră. Adresele se completează singure, iar oricine din echipă poate verifica statusul unei expedieri fără să ridice telefonul. După ce l-a înlocuit pe specialistul în logistică timp de o săptămână, Jevgēnijs a rezumat simplu: „Zic că mi-a luat poate zece minute și totul era gata."
LinkedIn
Cargoson
