Wie Volburg seinen Versandaufwand mit drei Transportunternehmen in einem einzigen Fenster halbiert hat

Volburg ist ein lettisches EMS-Unternehmen, das hauptsächlich in der Automotive- und Industriebranche tätig ist. Die Kunden sitzen überwiegend in Skandinavien und Deutschland sowie in Lettland selbst. Volburg fertigt Elektroeinheiten, Bauteile und Leiterplattenbaugruppen auf Bestellung. Halbfertige Leiterplatten werden so geliefert, dass die Kunden sie vor dem Einbau in ihre eigenen Endprodukte testen können. Darüber hinaus produziert das Unternehmen fertige Leiterplatten, darunter Automotive-Beleuchtung wie Kennzeichenleuchten und Innenraumbeleuchtung.

Die meisten Sendungen gehen auf Paletten raus, einige auch in Kartons. Jevgēnijs Kulikovs, Produktionsleiter bei Volburg, hat den Versandprozess von innen kennengelernt, als er während der Einrichtung von Cargoson eine Woche lang den Logistikspezialisten des Unternehmens vertrat.

Das Problem: drei Transportunternehmen, drei separate Fenster, vier Stunden täglich

Vor Cargoson arbeitete Volburg mit drei Haupttransportunternehmen zusammen, jedes mit seinem eigenen Portal. Um eine Sendung auf den Weg zu bringen, mussten Preise und Lieferzeiten bei jedem Transportunternehmen einzeln abgefragt werden – Browser-Tab für Browser-Tab – und die Ergebnisse anschließend manuell verglichen werden. „Man musste sehr viel Zeit damit verbringen, erst beim einen nachzuschauen, wie viel und wann geliefert wird, dann beim zweiten, dann beim dritten", erklärt Jevgēnijs.

Der Vergleich war manuell und immer wieder gleich. Die Paketmaße wurden bei jedem Transportunternehmen neu eingetippt, Preise und Transportzeiten per Hand notiert oder als Screenshot festgehalten und dann zur Genehmigung an einen Projektmanager weitergeleitet, bevor die Bestellung aufgegeben werden konnte. Hinzu kam die Zollabwicklung. Und wenn ein Kunde eine Statusauskunft brauchte, musste jemand den Logistikspezialisten anrufen, um herauszufinden, welches Transportunternehmen eingesetzt worden war, sich dann in dessen Portal einloggen, die Sendungsnummer heraussuchen und sie schließlich an die Buchhaltung weitergeben.

Insgesamt schätzt Jevgēnijs den Verwaltungsaufwand auf rund vier Stunden pro Tag. „Das ist der administrative Aufwand. Es hat einfach sehr viel Zeit gekostet."

Warum Volburg den Wechsel vollzogen hat: der richtige Zeitpunkt und ein überzeugendes Angebot

Volburg war nicht zufällig auf der Suche. Jevgēnijs wusste bereits, dass der Versandprozess zu viel Zeit in Anspruch nahm, und hatte begonnen zu prüfen, ob Volburgs ERP-System Monitor eine eigene Carrier-Integration bietet. Cargosons Kontaktaufnahme kam genau zum richtigen Zeitpunkt.

Wir wussten, dass unser ERP in einer bestimmten Version eine eigene Integration hatte, und hatten auf dieser Seite bereits angefangen zu arbeiten. Und genau in dieser Zeit sind Sie mit Ihrem Angebot aufgetaucht.

Was Volburg überzeugte, war einfach: Preise und Lieferzeiten aller drei Transportunternehmen in einem einzigen Fenster sehen, statt in dreien. „Es sah gut aus – dass wir alles auf einen Blick sehen, weniger Zeit für den gesamten Prozess aufwenden und effizienter arbeiten könnten", erinnert sich Jevgēnijs. Volburg entschied sich für einen Versuch, und laut Jevgēnijs hat Cargoson genau das gehalten, was versprochen wurde.

Was sich verändert hat: ein Fenster, Echtzeit-Transparenz und Adressen, die sich von selbst ausfüllen

Seit Cargoson mit allen drei Haupttransportunternehmen verbunden ist, sieht Volburg die Preise jedes Anbieters sofort, sobald eine Sendung erfasst wird – ohne noch einzeln auf die jeweiligen Websites zu gehen. Bei Bedarf lassen sich auch weitere regionale Transportunternehmen hinzufügen, doch die drei Kernpartner decken den Großteil des Volumens ab und bieten über die Integration bereits attraktive Konditionen.

Zwei kleinere Funktionen erwiesen sich im Alltag als wichtiger, als Jevgēnijs erwartet hatte.

Die erste ist die automatische Adressvervollständigung. Einen neuen Kunden anzulegen dauerte früher rund eine Stunde, weil Name und Adresse von Hand eingetippt werden mussten. Jetzt schlägt Cargoson gespeicherte Adressen automatisch vor, sobald ein neuer Kunde hinzugefügt wird – es bleibt nur noch eine kurze Bestätigung.

Das ist ein sehr gutes Werkzeug. Wenn Adressen einmal gespeichert sind, spart uns das enorm viel Zeit.

Als er selbst eine Woche lang die Logistikrolle übernahm, stellte er fest, dass der gesamte Prozess nur noch etwa zehn Minuten dauerte.

Die zweite Funktion ist die gemeinsame Echtzeit-Sendungstransparenz. Früher bedeutete eine Statusabfrage: den Logistikspezialisten anrufen, eine Bestellnummer nennen und warten, bis dieser nachgeschaut und zurückgerufen hatte. Heute können der Direktor, der Logistikspezialist und die Buchhaltung sich jeweils selbst in Cargoson einloggen und den aktuellen Stand jeder Bestellung direkt einsehen.

Ich muss den Logistikspezialisten nicht mehr anrufen und fragen. Ich kann mich ins System einloggen und alles selbst sehen. Das ist mein persönlicher Mehrwert.

Früher mussten Sendungsnummern Transportunternehmen für Transportunternehmen zusammengesucht und manuell an die Buchhaltung weitergegeben werden. Heute findet jeder, der sie braucht, die Informationen ohne einen einzigen Anruf.

Volburg nutzt außerdem regelmäßig die Drittabrechnung, bei der ein Kunde unter seinem eigenen Carrier-Konto versendet. In diesen Fällen gibt Volburg lediglich die Kontonummer des Kunden ein und sieht den ausgehandelten Preis nicht. Die Bestellung wird einfach bestätigt. „Die Sendung geht raus – ganz einfach und unkompliziert", sagt Jevgēnijs.

Das messbare Ergebnis: rund die Hälfte weniger Verwaltungsaufwand – und weniger Nachfragen überall

Auf eine Zahl angesprochen, schätzt Jevgēnijs die Einsparung auf rund 50 Prozent – etwa zwei Stunden täglich, die bei einer früher vierstündigen Aufgabe eingespart werden. „Prozentual gesehen ist das ein sehr gutes Ergebnis", sagt er.

Er weist auch darauf hin, dass die sichtbare Zeitersparnis nur ein Teil der Geschichte ist. Da die Abteilungen Statusinformationen nicht mehr telefonisch weitergeben müssen, verbringt der Rest des Unternehmens nun deutlich weniger Zeit mit dem Hin-und-Her, das früher mit jeder Sendung verbunden war.

Es gibt eine unsichtbare Zeitersparnis, weil alle anderen nicht mehr damit beschäftigt sind, herumzutelefonieren und Informationen zu suchen. Das lässt sich schwer beziffern, aber ich glaube, dass wir auch dort sehr viel einsparen.

Einführung: so unkompliziert, dass der Support kaum gebraucht wurde

Der Einstieg erforderte kaum externe Hilfe. Volburgs Logistikspezialist Dmitrijs hat mehrere der Transportunternehmen selbst angebunden, ohne das Support-Team von Cargoson einzuschalten. „Ich war überrascht, dass ein einziger unserer Mitarbeiter das alleine hinbekommen hat", sagt Jevgēnijs. „Das ist ein gutes Zeichen." Der Zugang wurde ganz natürlich auf alle ausgerollt, die ihn benötigten. Jevgēnijs, Dmitrijs und die Buchhaltung von Volburg loggen sich heute alle selbst ein und rufen die benötigten Informationen direkt ab.

Jevgēnijs verweist auf Versender, die häufig kleine Pakete statt Paletten verschicken – darunter auch Einzelpersonen, die Dienste wie Omniva nutzen. Für diese Kunden zählen ausschließlich Preis und Lieferzeit, und wenn alles in einer einfach zu bedienenden Plattform zusammenläuft, entfällt die Frustration eines Prozesses, den sie ständig wiederholen.

Wie es bei Volburg weitergeht

Als nächsten Schritt plant Volburg, eine tiefere Integration mit seinem ERP-System Monitor zu prüfen und zu untersuchen, wie die gemeinsamen Abläufe mit Kunden, die ebenfalls Cargoson als Transportmanagement-Software einsetzen, weiter verbessert werden können. Nachdem der Mehrwert der zentralisierten Angebots- und Sendungsverfolgung in der Praxis bewiesen ist, denkt Jevgēnijs nun darüber nach, wie viel davon sich innerhalb der bestehenden Systeme von Volburg automatisieren lässt.

Früher verbrachte Volburg täglich rund vier Stunden damit, Angebote tab-für-tab zu vergleichen und Sendungsnummern per Telefon einzuholen. Heute läuft alles in einem einzigen Fenster. Adressen füllen sich von selbst aus, und jeder im Team kann den Status einer Sendung prüfen, ohne zum Hörer greifen zu müssen. Nach seiner Woche in der Logistikrolle brachte es Jevgēnijs auf den Punkt:  „Ich sage, es hat mich vielleicht zehn Minuten gekostet – und alles war erledigt."