Volburg est une entreprise lettone spécialisée dans les services de fabrication électronique (EMS), principalement dans les secteurs automobile et industriel. Ses clients se trouvent essentiellement en Scandinavie et en Allemagne, ainsi qu'en Lettonie. Volburg fabrique des unités électriques, des pièces et des assemblages de circuits à la commande. Elle fournit des PCB semi-finis afin que ses clients puissent les tester avant de les intégrer dans leurs propres produits finis. L'entreprise produit également des PCB complets, notamment des éclairages automobiles tels que des éclairages de plaque d'immatriculation et des éclairages intérieurs.
La plupart des expéditions partent sur palettes, certaines en cartons. Jevgēnijs Kulikovs, directeur de production chez Volburg, a pu observer le processus d'expédition de l'intérieur lorsqu'il a remplacé le spécialiste logistique de l'entreprise pendant une semaine, au moment de la mise en place de Cargoson.
Le problème : trois transporteurs, trois interfaces séparées, quatre heures par jour
Avant Cargoson, Volburg travaillait avec trois transporteurs principaux, chacun disposant de son propre portail. Préparer une expédition impliquait de vérifier les tarifs et les délais de livraison auprès de chaque transporteur séparément, onglet par onglet, puis de comparer les résultats. « Il fallait passer beaucoup de temps à vérifier le premier — combien et dans quel délai —, puis le deuxième, puis le troisième », explique Jevgēnijs.
La comparaison était entièrement manuelle et répétitive. Les mêmes dimensions de colis étaient saisies sur le site de chaque transporteur, les tarifs et délais de transit notés à la main ou capturés en capture d'écran, puis transmis à un chef de projet pour validation avant de passer la commande. À cela s'ajoutait la gestion douanière. Et chaque fois qu'un client demandait une mise à jour sur son expédition, il fallait appeler le spécialiste logistique pour savoir quel transporteur avait été utilisé, se connecter au portail correspondant, récupérer le numéro de suivi et le transmettre à la comptabilité.
Au total, Jevgēnijs estime la charge administrative à environ quatre heures par jour. « C'est tout ce que représente l'administration. Ça prenait énormément de temps. »
Pourquoi Volburg a franchi le pas : le bon moment et une proposition claire
Volburg ne cherchait pas au hasard. Jevgēnijs savait déjà que le processus d'expédition prenait trop de temps, et il avait commencé à examiner si le système ERP de l'entreprise, Monitor, proposait sa propre intégration des transporteurs. La démarche commerciale de Cargoson est arrivée exactement au bon moment.
Nous savions que notre ERP disposait de sa propre intégration dans une certaine version, et nous avions déjà commencé à travailler de ce côté-là. Et c'est précisément à ce moment-là que vous êtes apparus avec votre offre.
L'argument qui a convaincu Volburg était simple : voir les tarifs et les délais de livraison des trois transporteurs dans une seule interface plutôt que trois. « Ça semblait prometteur — pouvoir tout voir, passer moins de temps sur l'ensemble du processus, et que ce soit efficace », se souvient Jevgēnijs. Volburg a décidé d'essayer, et selon lui, la solution a tenu ses promesses.
Ce qui a changé : une interface unique, une visibilité en temps réel et des adresses qui se remplissent automatiquement
Maintenant que Cargoson est connecté aux trois transporteurs principaux, Volburg voit les tarifs de chacun dès qu'une expédition est saisie, sans avoir à consulter les sites des transporteurs un par un. Volburg peut également ajouter d'autres transporteurs régionaux selon les besoins, mais les trois prestataires principaux couvrent l'essentiel des volumes et proposent déjà des tarifs compétitifs via l'intégration.
Deux fonctionnalités secondaires se sont révélées plus utiles au quotidien que Jevgēnijs ne l'anticipait.
La première est la saisie automatique des adresses. Ajouter un nouveau client prenait auparavant environ une heure de saisie manuelle — nom, adresse, coordonnées. Désormais, Cargoson affiche automatiquement les adresses enregistrées lorsque Volburg ajoute un nouveau client, et il ne reste plus qu'à confirmer rapidement.
C'est un outil très pratique. Une fois les adresses enregistrées, ça nous fait gagner beaucoup de temps.
Lorsqu'il a lui-même assuré le rôle logistique pendant une semaine, il a constaté que l'ensemble du processus ne prenait plus qu'une dizaine de minutes.
La deuxième fonctionnalité est la visibilité partagée et en temps réel sur les commandes. Auparavant, vérifier le statut d'une expédition impliquait d'appeler le spécialiste logistique, de lui communiquer un numéro de commande et d'attendre qu'il effectue la recherche et rappelle. Aujourd'hui, le directeur, le spécialiste logistique et l'équipe comptable peuvent chacun se connecter à Cargoson et voir eux-mêmes où en est n'importe quelle commande.
Je n'ai plus besoin d'appeler le spécialiste logistique pour lui demander. Je me connecte au système et je vois tout moi-même. C'est ce que j'y gagne personnellement.
Volburg devait auparavant récupérer les numéros de suivi transporteur par transporteur et les transmettre manuellement à la comptabilité. Désormais, quiconque en a besoin peut les trouver sans passer un seul coup de téléphone.
Volburg recourt également régulièrement à la facturation par tiers, lorsqu'un client expédie sous son propre compte transporteur. Dans ce cas, Volburg saisit le numéro de compte du client sans jamais voir le tarif négocié, et se contente de confirmer la commande. « L'expédition part, c'est très simple et pratique », dit Jevgēnijs.
Les résultats concrets : environ la moitié du temps administratif économisé, et moins de relances partout
Interrogé sur les chiffres, Jevgēnijs évalue la réduction à environ 50 %, soit près de deux heures libérées chaque jour sur ce qui représentait auparavant une tâche de quatre heures. « En pourcentage, c'est un très bon résultat », dit-il.
Il souligne également que le temps visible économisé n'est qu'une partie de l'histoire. Les différents services n'ont plus besoin de se transmettre des informations de statut par téléphone, ce qui réduit pour l'ensemble de l'entreprise les allers-retours qui accompagnaient autrefois chaque expédition.
Il y a un gain de temps invisible, parce que tous les autres ne passent plus de temps à appeler dans tous les sens pour chercher des informations. Je ne peux pas vraiment le chiffrer, mais je pense que nous économisons beaucoup là aussi.
La mise en place : si rapide que le support a à peine eu à intervenir
Le démarrage a nécessité très peu d'aide. Le spécialiste logistique de Volburg, Dmitrijs, a lui-même connecté plusieurs des transporteurs sans faire appel à l'équipe support de Cargoson. « J'ai été surpris qu'un seul de nos employés puisse faire ça », confie Jevgēnijs. « C'est bon signe. » L'accès a été déployé naturellement à toutes les personnes qui en avaient besoin. Jevgēnijs, Dmitrijs et l'équipe comptable de Volburg se connectent désormais tous et récupèrent directement les informations dont ils ont besoin.
Jevgēnijs évoque également les expéditeurs qui envoient de petits colis fréquents plutôt que des palettes, y compris les particuliers utilisant des services comme Omniva. Pour ces clients, le prix et le délai de livraison sont les seuls critères qui comptent, et disposer de tout sur une plateforme simple et intuitive supprime la frustration d'un processus qu'ils répètent sans cesse.
La suite pour Volburg
La prochaine étape pour Volburg est d'évaluer une intégration plus poussée avec son système ERP, Monitor, et d'explorer comment améliorer encore les opérations communes avec ses clients qui utilisent également Cargoson comme logiciel de gestion des transports. Après avoir démontré la valeur de la centralisation des devis transporteurs et du suivi via Cargoson, Jevgēnijs réfléchit maintenant à ce qu'il peut automatiser au sein des systèmes existants de Volburg.
Volburg consacrait autrefois environ quatre heures par jour à comparer des devis onglet par onglet et à appeler dans tous les sens pour obtenir des numéros de suivi. Aujourd'hui, tout se passe dans une seule interface. Les adresses se remplissent automatiquement, et n'importe quel membre de l'équipe peut vérifier le statut d'une expédition sans décrocher le téléphone. Après avoir assuré lui-même le rôle logistique pendant une semaine, Jevgēnijs l'a résumé simplement : « Je dirais que ça m'a pris peut-être dix minutes, et tout était réglé. »
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