Volburg je latvijsko podjetje EMS, ki deluje predvsem v avtomobilskem in industrijskem sektorju. Njihove stranke so večinoma v Skandinaviji in Nemčiji ter v Latviji. Volburg po naročilu proizvaja električne enote, komponente in sklope tiskanih vezij. Strankam dobavlja polizdelane PCB-je, da jih te lahko preizkusijo, preden jih vgradijo v lastne končne izdelke. Podjetje proizvaja tudi dokončane PCB-je, med drugim avtomobilsko razsvetljavo – kot so luči za registrske tablice in notranje luči.
Večina pošiljk gre ven na paletah, del pa v škatlah. Jevgēnijs Kulikovs, direktor proizvodnje pri Volburgu, je proces pošiljanja spoznal od znotraj, ko je teden dni nadomeščal logistično specialistko podjetja – ravno v času, ko so uvajali Cargoson.
Težava: trije prevozniki, trije ločeni zavihki, štiri ure na dan
Pred Cargosonom je Volburg sodeloval s tremi glavnimi prevozniki, vsak s svojim portalom. Da bi pošiljka sploh zapustila podjetje, je bilo treba pri vsakem prevozniku posebej preveriti cene in roke dostave – zavihek za zavihkom – ter nato ročno primerjati rezultate. »Moral si porabiti veliko časa: najprej preveriš pri enem, koliko stane in kdaj dostavi, nato pri drugem, nato pri tretjem,« pojasnjuje Jevgēnijs.
Primerjava je bila ročna in ponavljajoča se. Enake dimenzije paketa so vpisovali na spletno stran vsakega prevoznika, cene in čase prevoza si zapisali ali posneli zaslon ter jih posredovali vodji projekta v odobritev, preden so oddali naročilo. K temu so prišle še carinske formalnosti. Kadar je stranka potrebovala informacijo o statusu pošiljke, je moral nekdo poklicati logistično specialistko, izvedeti, katerega prevoznika so uporabili, se prijaviti v portal tega prevoznika, poiskati številko za sledenje in jo posredovati računovodstvu.
Skupaj Jevgēnijs ocenjuje, da je administrativno delo vzelo okoli štiri ure na dan. »To je administracija, ki je bila s tem povezana. Vzelo je ogromno časa.«
Zakaj se je Volburg odločil za spremembo: pravi trenutek in preprost argument
Volburg ni le brskal po spletu. Jevgēnijs je že vedel, da proces pošiljanja vzame preveč časa, in začel je preverjati, ali njihov ERP sistem Monitor ponuja lastno integracijo prevoznikov. Cargosonov kontakt je prišel ravno ob pravem trenutku.
Vedeli smo, da ima naš ERP svojo integracijo v neki različici, in na tej strani smo že začeli delati. Ravno takrat ste se pojavili vi s svojo ponudbo.
Argument, ki je prepričal Volburg, je bil preprost: cene in roke dostave vseh treh prevoznikov v enem oknu namesto treh. »Zdelo se je dobro – da bomo videli vse na enem mestu, porabili manj časa za celoten proces in da bo to učinkovito,« se spominja Jevgēnijs. Volburg se je odločil za preizkus in po Jevgēnijevih besedah je rešitev izpolnila prav to obljubo.
Kaj se je spremenilo: eno okno, pregled v realnem času in naslovi, ki se izpolnijo sami
Zdaj, ko je Cargoson povezan z vsemi tremi glavnimi prevozniki, Volburg takoj ob vnosu pošiljke vidi cene vseh treh – brez ročnega preverjanja na posameznih portalih. Po potrebi lahko dodajo tudi druge regionalne prevoznike, a trije osrednji pokrivajo večino obsega in prek integracije že ponujajo ugodne cene.
Dve manjši funkciji sta se v vsakodnevni praksi izkazali za bolj koristni, kot je Jevgēnijs pričakoval.
Prva je samodejno izpolnjevanje naslovov. Dodajanje nove stranke je nekoč vzelo okoli uro ročnega vnašanja imena in naslova. Zdaj Cargoson ob dodajanju nove stranke samodejno predlaga shranjene naslove, tako da je potrebna le hitra potrditev.
To je zelo dobro orodje. Ko so naslovi enkrat shranjeni, nam prihrani ogromno časa.
Ko je sam teden dni opravljal vlogo logistika, je ugotovil, da mu celoten proces vzame približno deset minut.
Druga je skupni pregled naročil v realnem času. Nekoč je preveritev statusa pošiljke pomenila klic logistični specialistki, posredovanje številke naročila in čakanje, da poišče informacijo in pokliče nazaj. Zdaj se direktor, logistična specialistka in računovodstvo vsak posebej prijavijo v Cargoson in sami vidijo, kje je katero naročilo.
Ni mi treba klicati logistične specialistke in spraševati. Prijavim se v sistem in vse vidim sam. To je moja dodana vrednost.
Nekoč so številke za sledenje iskali prevoznik za prevoznikom in jih ročno posredovali računovodstvu. Zdaj jih vsakdo, ki jih potrebuje, najde brez enega samega telefonskega klica.
Volburg redno uporablja tudi obračunavanje prek tretje stranke, ko stranka pošilja pod svojim računom pri prevozniku. V teh primerih Volburg vnese številko strankinega računa in dogovorjene cene sploh ne vidi – preprosto potrdi naročilo. »Pošiljka gre ven, zelo preprosto in priročno,« pravi Jevgēnijs.
Merljiv učinek: približno polovica manj administrativnega dela in manj iskanja informacij povsod drugod
Ko ga je Jevgēnijs vprašal, kako bi številčno ocenil spremembo, je prihranek ocenil na okoli 50 odstotkov – to so približno dve uri na dan, ki so se sprostile iz tega, kar je bila nekoč štiurna dnevna naloga. »V odstotkih je to zelo dober rezultat,« pravi.
Opozarja tudi, da je vidni prihranek časa le del zgodbe. Oddelki si statusnih informacij ne posredujejo več po telefonu, zato preostalo podjetje zdaj porabi manj časa za izmenjavo, ki je nekoč spremljala vsako pošiljko.
Obstaja nevidni prihranek časa, ker vsi ostali ne porabijo več časa za klicanje in iskanje informacij. Tega ne morem zares izmeriti, a mislim, da tam prihranimo prav tako veliko.
Uvajanje: dovolj hitro, da podpora skoraj ni bila potrebna
Začetek je zahteval zelo malo pomoči. Volburgova logistična specialistka Dmitrijs je več prevoznikov povezal sam, brez pomoči Cargosonove ekipe za podporo. »Presenetilo me je, da je to zmogel en sam naš zaposleni,« pravi Jevgēnijs. »To je dober znak.« Dostop se je naravno razširil na vse, ki so ga potrebovali. Jevgēnijs, Dmitrijs in Volburgovo računovodstvo se zdaj vsi prijavljajo in neposredno dostopajo do informacij, ki jih potrebujejo.
Jevgēnijs izpostavi tudi pošiljatelje, ki pošiljajo majhne, pogoste pakete namesto palet – vključno s posamezniki, ki uporabljajo storitve, kot je Omniva. Za te stranke sta edini merili cena in rok dostave, zato jim vse na enem, enostavnem mestu odvzame frustracije pri procesu, ki ga ponavljajo nenehno.
Kaj sledi za Volburg
Naslednji korak za Volburg je oceniti globlje povezovanje z ERP sistemom Monitor in poiskati načine za nadaljnje izboljšanje skupnega delovanja s strankami, ki prav tako uporabljajo Cargoson kot svojo programsko opremo za upravljanje prevozov. Ko je dokazal vrednost združevanja ponudb prevoznikov in sledenja pošiljk prek Cargosona, Jevgēnijs zdaj razmišlja, koliko od tega bi lahko avtomatiziral znotraj obstoječih sistemov Volburga.
Nekoč je Volburg porabil okoli štiri ure na dan za primerjanje ponudb zavihek za zavihkom in klicanje za številkami sledenja. Zdaj je vse v enem oknu. Naslovi se izpolnijo sami, kdorkoli v ekipi pa lahko preveri status pošiljke brez dviga telefona. Po tednu dni v vlogi logistika je Jevgēnijs to strnil preprosto: »Rečem, vzelo mi je morda deset minut in vse je urejeno.«
LinkedIn
Cargoson
