Volburg ir Latvijas EMS uzņēmums, kas galvenokārt darbojas automobiļu un rūpnieciskās elektronikas nozarēs. Tā klienti atrodas galvenokārt Skandināvijā un Vācijā, kā arī Latvijā. Volburg ražo elektriskās vienības, detaļas un shēmu mezglus pēc pasūtījuma. Uzņēmums piegādā daļēji pabeigtas PCB plates, lai klienti varētu tās pārbaudīt pirms iebūvēšanas savos gatavajos izstrādājumos. Tāpat Volburg ražo gatavās PCB plates, tostarp automobiļu apgaismojumu — numura zīmju apgaismojumu un salona gaismekļus.
Lielākā daļa sūtījumu tiek nosūtīti uz paletēm, daži — kastēs. Volburg ražošanas direktors Jevgēnijs Kuļikovs iepazina sūtījumu administrēšanas procesu no iekšpuses, kad nedēļas garumā aizstāja uzņēmuma loģistikas speciālistu — tieši tajā laikā, kad tika ieviests Cargoson.
Problēma: trīs pārvadātāji, trīs atsevišķi logi, četras stundas dienā
Pirms Cargoson ieviešanas Volburg sadarbojās ar trim galvenajiem pārvadātājiem, katram no kuriem bija savs portāls. Lai nosūtītu sūtījumu, bija jāpārbauda cenas un piegādes laiki pie katra pārvadātāja atsevišķi — cilni pēc cilnes —, pēc tam jāsalīdzina rezultāti. "Bija jātērē daudz laika — vispirms jāpārbauda viens, cik maksā un kad piegādās, tad otrais, tad trešais," stāsta Jevgēnijs.
Salīdzināšana bija manuāla un atkārtota. Vienādus iepakojuma izmērus ievadīja katrā pārvadātāja vietnē atsevišķi, cenas un piegādes laikus pierakstīja ar roku vai uzņēma ekrānuzņēmumu, pēc tam nosūtīja projektu vadītājam apstiprināšanai, un tikai tad varēja veikt pasūtījumu. Klāt nāca arī muitas kārtošana. Ja klients vēlējās uzzināt sūtījuma statusu, kādam bija jāzvana loģistikas speciālistam, lai noskaidrotu, kurš pārvadātājs tika izmantots, jāpiesakās attiecīgajā portālā, jāatrod izsekošanas numurs un jānodod tas grāmatvedībai.
Kopumā Jevgēnijs administrēšanas slodzi novērtē aptuveni četrās stundās dienā. "Tā ir administrēšana, kas saistīta ar šo procesu. Tas prasīja ļoti daudz laika."
Kāpēc Volburg nolēma mainīt pieeju: īstais brīdis un vienkāršs piedāvājums
Volburg nemeklēja risinājumu nejauši. Jevgēnijs jau zināja, ka sūtījumu administrēšana prasa pārāk daudz laika, un bija sācis pētīt, vai uzņēmuma ERP sistēma Monitor piedāvā savu pārvadātāju integrācijas risinājumu. Tieši tajā brīdī Cargoson sazinājās ar Volburg.
Mēs zinājām, ka mūsu ERP ir sava integrācija kādā versijā, un jau bijām sākuši strādāt pie tā. Un tieši tajā laikā jūs parādījāties ar savu piedāvājumu.
Piedāvājums, kas pārliecināja Volburg, bija vienkāršs: redzēt visu trīs pārvadātāju cenas un piegādes laikus vienā logā, nevis trijos. "Izskatījās, ka tas būs labi — ka varēsim redzēt visu vienuviet, tērēt mazāk laika visam šim procesam un ka tas būs efektīvi," atceras Jevgēnijs. Volburg nolēma izmēģināt, un, pēc Jevgēnija vārdiem, rezultāts atbilda gaidītajam.
Kas mainījās: viens logs, reāllaika pārskats un adreses, kas aizpildās pašas
Tagad, kad Cargoson ir savienots ar visiem trim galvenajiem pārvadātājiem, Volburg uzreiz pēc sūtījuma datu ievadīšanas redz katra pārvadātāja cenas — vairs nav jāpārbauda katra vietne atsevišķi. Vajadzības gadījumā var pievienot arī citus reģionālos pārvadātājus, taču trīs galvenie partneri sedz lielāko daļu apjoma un jau piedāvā izdevīgas cenas caur integrāciju.
Divas mazākas funkcijas ikdienas darbā izrādījās noderīgākas, nekā Jevgēnijs sākotnēji gaidīja.
Pirmā ir adrešu automātiskā aizpilde. Agrāk jauna klienta pievienošana prasīja aptuveni stundu — vārds un adrese bija jāievada ar roku. Tagad, pievienojot jaunu klientu, Cargoson automātiski piedāvā saglabātās adreses, un atliek tikai apstiprināt izvēli.
Tas ir ļoti ērts rīks. Kad adreses ir saglabātas, tas ietaupa daudz laika.
Kad Jevgēnijs pats nedēļu aizstāja loģistikas speciālistu, viņš atklāja, ka viss process aizņem aptuveni desmit minūtes.
Otrā ir kopīgs reāllaika pārskats par pasūtījumiem. Agrāk, lai noskaidrotu sūtījuma statusu, bija jāzvana loģistikas speciālistam, jānosauc pasūtījuma numurs un jāgaida, kamēr viņš to atrod un atzvanīs. Tagad direktors, loģistikas speciālists un grāmatvedība var katrs patstāvīgi pieteikties Cargoson un redzēt jebkura pasūtījuma statusu.
Man nav jāzvana loģistikas speciālistam un jājautā. Es varu pieteikties sistēmā un pats redzēt visu. Tā ir mana pievienotā vērtība.
Agrāk izsekošanas numuri bija jāmeklē katram pārvadātājam atsevišķi un jānodod grāmatvedībai manuāli. Tagad ikviens, kam tie nepieciešami, var tos atrast bez viena zvana.
Volburg regulāri izmanto arī trešās puses norēķinus — gadījumos, kad klients veic sūtījumu uz sava pārvadātāja konta. Šādos gadījumos Volburg ievada klienta konta numuru un nesaredz saskaņoto cenu — vienkārši apstiprina pasūtījumu. "Sūtījums dodas ceļā — ļoti vienkārši un ērti," saka Jevgēnijs.
Izmērāmais rezultāts: aptuveni uz pusi mazāk administrēšanas un mazāk tālruņa zvanu
Lūgts novērtēt izmaiņas skaitļos, Jevgēnijs norāda uz aptuveni 50 procentu samazinājumu — apmēram divas stundas dienā, kas atbrīvotas no tā, kas agrāk aizņēma četras. "Procentuāli tas ir ļoti labs rezultāts," viņš saka.
Jevgēnijs arī uzsver, ka redzamais ietaupītais laiks ir tikai daļa no kopainās. Nodaļām vairs nav jāapmainās ar statusa informāciju pa tālruni, tāpēc arī pārējie uzņēmuma darbinieki tagad tērē mazāk laika savstarpējai saziņai, kas agrāk pavadīja katru sūtījumu.
Ir arī neredzams laika ietaupījums — visi pārējie vairs netērē laiku zvanīšanai un informācijas meklēšanai. To precīzi izmērīt es nevaru, bet domāju, ka arī tur ietaupām daudz.
Ieviešana: pietiekami vienkārša, lai gandrīz neiztiktu bez atbalsta
Darba uzsākšana prasīja minimālu palīdzību. Volburg loģistikas speciālists Dmitrijs vairākus pārvadātājus pievienoja pats, neiesaistot Cargoson atbalsta komandu. "Mani pārsteidza, ka to varēja izdarīt viens mūsu darbinieks," saka Jevgēnijs. "Tas ir labs rādītājs." Piekļuve tika piešķirta dabiski visiem, kam tā bija nepieciešama — Jevgēnijs, Dmitrijs un grāmatvedība tagad visi patstāvīgi piesakās sistēmā un iegūst vajadzīgo informāciju.
Jevgēnijs min arī sūtītājus, kas regulāri nosūta mazas, biežas pakas, nevis paletes — tostarp privātpersonas, kas izmanto tādus pakalpojumus kā Omniva. Šiem klientiem svarīgas ir tikai cena un piegādes laiks, un visu nepieciešamo rīku apvienošana vienā ērti lietojamā platformā novērš ikdienas kairinājumu no procesa, ko viņi atkārto pastāvīgi.
Volburg nākamie soļi
Volburg nākamais mērķis ir izvērtēt dziļāku integrāciju ar ERP sistēmu Monitor un noskaidrot, kā vēl uzlabot kopīgo darbību ar klientiem, kuri arī izmanto Cargoson kā savu transporta vadības sistēmu. Pārliecinājies par pārvadātāju piedāvājumu konsolidācijas un izsekošanas vērtību, Jevgēnijs tagad apsver, cik daudz no šī procesa varētu automatizēt Volburg esošajās sistēmās.
Agrāk Volburg dienā tērēja aptuveni četras stundas, salīdzinot piedāvājumus cilni pēc cilnes un zvanot, lai noskaidrotu izsekošanas numurus. Tagad viss ir vienā logā. Adreses aizpildās pašas, un ikviens komandas loceklis var pārbaudīt sūtījuma statusu, nesniedzot roku pēc tālruņa. Pēc nedēļas, ko Jevgēnijs pavadīja loģistikas speciālista lomā, viņš to formulēja lakoniski: "Es saku — man tas prasīja varbūt desmit minūtes, un viss ir izdarīts."
LinkedIn
Cargoson
