Volburg es una empresa letona de servicios de fabricación electrónica (EMS) especializada principalmente en los sectores de automoción e industria. Sus clientes se encuentran sobre todo en Escandinavia y Alemania, además de en la propia Letonia. Volburg fabrica unidades eléctricas, componentes y conjuntos de circuitos por encargo, y suministra PCB semiacabadas para que sus clientes puedan probarlas antes de integrarlas en sus productos finales. La empresa también produce PCB terminadas, incluida iluminación para automoción como luces de matrícula e iluminación interior.
La mayoría de los envíos salen en palés y algunos en cajas. Jevgēnijs Kulikovs, director de producción de Volburg, tuvo la oportunidad de conocer el proceso de envíos desde dentro cuando sustituyó durante una semana al especialista en logística de la empresa mientras se implantaba Cargoson.
El problema: tres transportistas, tres ventanas distintas, cuatro horas al día
Antes de Cargoson, Volburg trabajaba con tres transportistas principales, cada uno con su propio portal. Preparar un envío implicaba consultar precios y plazos de entrega en cada portal por separado, pestaña a pestaña, y luego comparar los resultados manualmente. "Había que dedicar mucho tiempo a consultar uno: cuánto cobraba y cuándo entregaba; luego el segundo; luego el tercero", explica Jevgēnijs.
La comparación era manual y repetitiva. Introducían las mismas dimensiones del paquete en la web de cada transportista, anotaban precios y tiempos de tránsito a mano o hacían una captura de pantalla, y lo enviaban a un responsable de proyecto para su aprobación antes de realizar el pedido. A todo eso se sumaba la gestión aduanera. Y cada vez que un cliente necesitaba saber el estado de su envío, alguien tenía que llamar al especialista en logística para averiguar qué transportista habían usado, acceder al portal de ese transportista, recuperar el número de seguimiento y trasladarlo al departamento de contabilidad.
En total, Jevgēnijs calcula que la carga administrativa rondaba las cuatro horas diarias. "Eso es lo que suponía la gestión. Llevaba muchísimo tiempo."
Por qué Volburg dio el paso: el momento oportuno y una propuesta clara
Volburg no estaba simplemente explorando opciones. Jevgēnijs ya sabía que el proceso de envíos consumía demasiado tiempo y había empezado a investigar si su sistema ERP, Monitor, ofrecía alguna integración con transportistas propia. La propuesta de Cargoson llegó en el momento justo.
Sabíamos que nuestro ERP tenía su propia integración en alguna versión, y ya habíamos empezado a trabajar en esa línea. Y justo en ese momento aparecisteis vosotros con vuestra oferta.
Lo que convenció a Volburg fue una propuesta sencilla: ver precios y plazos de entrega de los tres transportistas en una sola pantalla en lugar de tres. "Parecía que iba a funcionar bien, que podríamos verlo todo, dedicar menos tiempo a todo el proceso y que sería eficiente", recuerda Jevgēnijs. Volburg decidió probarlo y, según él mismo reconoce, cumplió exactamente con lo prometido.
Qué cambió: una sola pantalla, visibilidad en tiempo real y direcciones que se rellenan solas
Ahora que Cargoson está conectado a los tres transportistas principales, Volburg ve los precios de cada uno en cuanto introduce los datos del envío, sin necesidad de consultar las webs de cada transportista por separado. También pueden añadir otros transportistas regionales cuando lo necesitan, pero los tres proveedores principales cubren la mayor parte del volumen y ya ofrecen tarifas competitivas a través de la integración.
Dos funcionalidades más pequeñas resultaron ser más útiles en el día a día de lo que Jevgēnijs esperaba.
La primera es el autocompletado de direcciones. Antes, dar de alta a un nuevo cliente llevaba aproximadamente una hora de introducción manual de nombre y dirección. Ahora Cargoson muestra automáticamente las direcciones guardadas al añadir un nuevo cliente, de modo que solo hace falta una confirmación rápida.
Es una herramienta muy buena. Una vez que las direcciones están guardadas, nos ahorra muchísimo tiempo.
Cuando él mismo asumió las funciones de logística durante una semana, comprobó que todo el proceso le llevaba unos diez minutos.
La segunda es la visibilidad compartida de los pedidos en tiempo real. Antes, consultar el estado de un envío implicaba llamar al especialista en logística, facilitar el número de pedido y esperar a que lo buscara y devolviera la llamada. Ahora el director, el especialista en logística y el equipo de contabilidad pueden acceder a Cargoson y ver exactamente dónde está cualquier pedido por sí mismos.
No necesito llamar al especialista en logística para preguntar. Puedo entrar en el sistema y verlo todo yo mismo. Ese es mi valor añadido.
Antes, Volburg tenía que rastrear los números de seguimiento transportista por transportista y pasarlos a contabilidad manualmente. Ahora cualquiera que los necesite puede encontrarlos sin hacer una sola llamada.
Volburg también utiliza con frecuencia la facturación a terceros, cuando un cliente realiza el envío con su propia cuenta de transportista. En estos casos, Volburg introduce el número de cuenta del cliente y nunca ve el precio negociado: simplemente confirma el pedido. "El envío sale, muy sencillo y cómodo", dice Jevgēnijs.
El impacto medible: aproximadamente la mitad del tiempo administrativo y menos gestiones en toda la empresa
Cuando se le pide que cuantifique el cambio, Jevgēnijs lo cifra en torno a un 50 %, lo que equivale a unas dos horas diarias liberadas de lo que antes era una tarea de cuatro horas. "En términos porcentuales, es un resultado muy bueno", afirma.
También señala que el tiempo visible ahorrado es solo una parte de la historia. Los departamentos ya no necesitan transmitirse información sobre el estado de los envíos por teléfono, por lo que el resto de la empresa dedica ahora mucho menos tiempo a los intercambios que antes acompañaban a cada expedición.
Hay un tiempo invisible que también se ahorra, porque el resto del equipo ya no pierde tiempo llamando y buscando información. No puedo cuantificarlo con exactitud, pero creo que también estamos ahorrando mucho ahí.
La implantación: tan sencilla que el soporte técnico apenas tuvo que intervenir
Empezar requirió muy poca ayuda externa. El especialista en logística de Volburg, Dmitrijs, conectó varios de los transportistas él solo sin necesidad de recurrir al equipo de soporte de Cargoson. "Me sorprendió que un solo empleado nuestro pudiera hacerlo", dice Jevgēnijs. "Es una buena señal." El acceso se fue extendiendo de forma natural a todos los que lo necesitaban. Jevgēnijs, Dmitrijs y el equipo de contabilidad de Volburg acceden ahora directamente y obtienen la información que necesitan sin intermediarios.
Jevgēnijs menciona también el caso de los remitentes que envían paquetes pequeños y frecuentes en lugar de palés, incluidos particulares que utilizan servicios como Omniva. Para estos clientes, el precio y el plazo de entrega son lo único que importa, y tener todo en una plataforma fácil de usar elimina la frustración de un proceso que repiten constantemente.
Los próximos pasos de Volburg
El siguiente objetivo de Volburg es evaluar una integración más profunda con su sistema ERP, Monitor, y explorar cómo mejorar aún más la colaboración con sus clientes que también utilizan Cargoson como software de gestión de transporte. Tras haber comprobado el valor de centralizar los presupuestos de transportistas y el seguimiento a través de Cargoson, Jevgēnijs está valorando ahora hasta qué punto puede automatizar todo esto dentro de los sistemas existentes de Volburg.
Antes, Volburg dedicaba unas cuatro horas al día a comparar presupuestos pestaña a pestaña y a llamar para conseguir números de seguimiento. Ahora todo está en una sola pantalla. Las direcciones se rellenan solas y cualquier miembro del equipo puede consultar el estado de un envío sin descolgar el teléfono. Tras asumir él mismo las funciones de logística durante una semana, Jevgēnijs lo resumió con sencillez: "Diría que me llevó unos diez minutos y ya estaba todo hecho."
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