Volburg er et latvisk EMS-selskap som primært opererer innen bil- og industrisektoren. Kundene befinner seg hovedsakelig i Skandinavia og Tyskland, samt i Latvia. Volburg produserer elektriske enheter, komponenter og kretskortmonteringer på bestilling. Selskapet leverer halvferdige kretskort slik at kundene kan teste dem før de bygges inn i egne ferdige produkter. I tillegg produserer Volburg ferdige kretskort, blant annet til bilbelysning som nummerskiltlys og interiørlys.
De fleste forsendelser går ut på paller, noen i esker. Jevgēnijs Kulikovs, Volburgs produksjonsdirektør, fikk se fraktprosessen fra innsiden da han vikarierte for selskapets logistikkspesialist i en uke mens Cargoson ble satt opp.
Problemet: tre transportører, tre separate vinduer, fire timer om dagen
Før Cargoson jobbet Volburg med tre hovedtransportører, hver med sin egen portal. Å få en forsendelse ut døren krevde at man sjekket priser og leveringstider hos hver transportør for seg – én nettleserfane av gangen – og deretter sammenlignet resultatene manuelt. «Du måtte bruke mye tid på å sjekke den ene, hvor mye og når de ville levere, så den andre, så den tredje,» forklarer Jevgēnijs.
Sammenligningen var manuell og repetitiv. De tastet inn de samme pakkemålene på hver transportørs nettside, noterte priser og transittider for hånd eller tok skjermbilde, og sendte det til en prosjektleder for godkjenning før bestillingen ble lagt inn. I tillegg kom tolldokumentasjon. Og hver gang en kunde trengte en statusoppdatering, måtte noen ringe logistikkspesialisten for å finne ut hvilken transportør som var brukt, logge inn på den transportørens portal, hente sporingsnummeret og videreformidle det til regnskapsavdelingen.
Samlet sett anslår Jevgēnijs at den administrative arbeidsmengden lå på rundt fire timer om dagen. «Det er administrasjonen som er involvert. Det tok veldig mye tid.»
Hvorfor Volburg bestemte seg: riktig timing og et enkelt budskap
Volburg var ikke bare på leting. Jevgēnijs visste allerede at fraktprosessen tok for mye tid, og hadde begynt å undersøke om Volburgs ERP-system, Monitor, hadde sin egen transportørintegrasjon. Cargosons henvendelse kom på akkurat rett tidspunkt.
Vi visste at ERP-systemet vårt hadde sin egen integrasjon i en eller annen versjon, og vi hadde allerede begynt å jobbe med den siden. Og akkurat da dukket dere opp med tilbudet deres.
Det som overbeviste Volburg var enkelt: se priser og leveringstider fra alle tre transportørene i ett vindu i stedet for tre. «Det så ut til å være bra – at vi ville kunne se alt, bruke mindre tid på hele prosessen, og at det ville være effektivt,» husker Jevgēnijs. Volburg bestemte seg for å prøve, og ifølge Jevgēnijs leverte løsningen nøyaktig det den lovet.
Hva som endret seg: ett vindu, sanntidssynlighet og adresser som fyller seg selv
Nå som Cargoson er koblet til alle tre hovedtransportørene, ser Volburg priser fra samtlige så snart en forsendelse registreres – i stedet for å gå inn på hver transportørs nettside én etter én. Volburg kan også legge til andre regionale transportører ved behov, men de tre kjernetransportørene dekker mesteparten av volumet og tilbyr allerede gode priser gjennom integrasjonen.
To mindre funksjoner viste seg å bety mer i hverdagen enn Jevgēnijs hadde forventet.
Den første er automatisk utfylling av adresser. Å legge inn en ny kunde pleide å ta omtrent en time med manuell inntasting av navn og adresse. Nå viser Cargoson lagrede adresser automatisk når Volburg registrerer en ny kunde, slik at alt som gjenstår er en rask bekreftelse.
Det er et veldig godt verktøy. Når adressene er lagret, sparer det oss for mye tid.
Da han selv vikarierte i logistikkretten i en uke, fant han at hele prosessen tok rundt ti minutter.
Den andre er delt sanntidssynlighet på ordrer. Tidligere innebar det å sjekke statusen på en forsendelse at man måtte ringe logistikkspesialisten, oppgi et ordrenummer og vente på at vedkommende slo det opp og ringte tilbake. Nå kan direktøren, logistikkspesialisten og regnskapsavdelingen hver for seg logge inn i Cargoson og se nøyaktig hvor en ordre befinner seg.
Jeg trenger ikke ringe logistikkspesialisten og spørre. Jeg kan logge inn i systemet og se alt selv. Det er min merverdi.
Volburg pleide å jakte på sporingsnumre transportør for transportør og videresende dem til regnskapsavdelingen manuelt. Nå kan alle som trenger dem finne dem uten ett eneste telefonoppringning.
Volburg bruker også tredjepartsfakturering jevnlig, der en kunde sender under sin egen transportørkonto. I slike tilfeller taster Volburg inn kundens kontonummer og ser aldri den forhandlede prisen – de bekrefter ganske enkelt ordren. «Forsendelsen går ut, veldig enkelt og praktisk,» sier Jevgēnijs.
Den målbare effekten: omtrent halvparten av administrasjonstiden spart – og mindre jaging overalt ellers
På spørsmål om å tallfeste endringen anslår Jevgēnijs nedgangen til rundt 50 prosent – omtrent to timer frigjort per dag fra det som tidligere var en fire timers daglig oppgave. «Prosentmessig er det et veldig godt resultat,» sier han.
Han påpeker også at den synlige tidsbesparelsen bare er en del av historien. Avdelingene trenger ikke lenger å videreformidle statusinformasjon per telefon, så resten av selskapet bruker nå langt mindre tid på frem-og-tilbake-kommunikasjonen som fulgte med hver eneste forsendelse.
Det er en usynlig tidsbesparelse, fordi alle andre ikke lenger bruker tid på å ringe rundt og lete etter informasjon. Jeg kan ikke egentlig tallfeste det, men jeg tror vi sparer mye der også.
Onboarding: så raskt at support knapt ble involvert
Oppstarten krevde svært lite hjelp. Volburgs logistikkspesialist, Dmitrijs, koblet til flere av transportørene på egen hånd uten å trekke inn Cargosons supportteam. «Jeg ble overrasket over at bare én av våre ansatte kunne gjøre det,» sier Jevgēnijs. «Det er et godt tegn.» Tilgangen rullet naturlig ut til alle som hadde behov for den. Jevgēnijs, Dmitrijs og Volburgs regnskapsavdeling logger alle inn og henter informasjonen de trenger direkte.
Jevgēnijs trekker frem avsendere som sender mange små pakker fremfor paller, inkludert privatpersoner som bruker tjenester som Omniva. For disse kundene er pris og leveringstid det eneste som teller, og det å ha alt samlet på én brukervennlig plattform fjerner frustrasjonen fra en prosess de gjentar hele tiden.
Veien videre for Volburg
Neste steg for Volburg er å vurdere en dypere integrasjon med ERP-systemet Monitor, og se hvordan de kan forbedre det felles samarbeidet med kunder som også bruker Cargoson som sitt transportstyringssystem. Etter å ha bevist verdien av å samle transportørtilbud og sporing manuelt gjennom Cargoson, vurderer Jevgēnijs nå hvor mye av dette som kan automatiseres innenfor Volburgs eksisterende systemer.
Volburg brukte tidligere rundt fire timer om dagen på å sammenligne tilbud fane for fane og ringe rundt etter sporingsnumre. Nå er alt i ett vindu. Adresser fyller seg inn automatisk, og alle på teamet kan sjekke statusen på en forsendelse uten å løfte telefonen. Etter å ha vikariert i logistikkretten i en uke oppsummerte Jevgēnijs det enkelt: «Jeg sier, det tok meg kanskje ti minutter, og så var alt gjort.»
LinkedIn
Cargoson
