Volburg, ağırlıklı olarak otomotiv ve endüstriyel sektörlerde faaliyet gösteren Letonya'lı bir EMS şirketidir. Müşterileri başta İskandinavya ve Almanya olmak üzere Letonya'da da bulunmaktadır. Volburg, sipariş üzerine elektrik üniteleri, parçalar ve devre kartı montajları üretmektedir. Müşterilerin kendi nihai ürünlerine entegre etmeden önce test edebilmeleri için yarı mamul PCB'ler de tedarik etmektedir. Bunların yanı sıra şirket, plaka lambaları ve iç aydınlatma gibi otomotiv aydınlatma ürünleri dahil olmak üzere bitmiş PCB üretimi de yapmaktadır.
Sevkiyatların büyük çoğunluğu palet üzerinde, bir kısmı ise kutular içinde gönderilmektedir. Volburg'un üretim direktörü Jevgēnijs Kulikovs, Cargoson kurulumu sırasında bir hafta boyunca şirketin lojistik uzmanının yerine vekâlet ederek sevkiyat sürecini bizzat içeriden gözlemleme fırsatı buldu.
Sorun: üç taşıyıcı, üç ayrı pencere, günde dört saat
Cargoson öncesinde Volburg, her birinin kendi portalı olan üç ana taşıyıcıyla çalışıyordu. Bir sevkiyatı kapıdan çıkarmak, her taşıyıcının fiyatlarını ve teslimat sürelerini tek tek, birer tarayıcı sekmesinde kontrol etmeyi, ardından sonuçları elle karşılaştırmayı gerektiriyordu. Jevgēnijs durumu şöyle anlatıyor: "Birincisinin ne kadar tuttuğuna ve ne zaman teslim edeceğine bakmak, sonra ikincisine, ardından üçüncüsüne geçmek için çok zaman harcamak zorunda kalıyordunuz."
Karşılaştırma süreci hem manuel hem de tekrar ediciydi. Aynı paket boyutları her taşıyıcının web sitesine ayrı ayrı giriliyordu; fiyatlar ve transit süreler elle not alınıyor ya da ekran görüntüsü alınıyor, sipariş verilmeden önce onay için proje yöneticisine iletiliyordu. Buna bir de gümrük işlemleri ekleniyordu. Bir müşteri sevkiyat durumunu sorduğunda ise süreç daha da uzuyordu: önce lojistik uzmanı aranıyor, hangi taşıyıcının kullanıldığı öğreniliyor, o taşıyıcının portalına giriş yapılıyor, takip numarası bulunuyor ve muhasebe birimine aktarılıyordu.
Jevgēnijs, tüm bu idari yükün günde yaklaşık dört saate karşılık geldiğini belirtiyor. "İşte bu kadar yönetim işi vardı. Gerçekten çok zaman alıyordu."
Volburg neden geçiş yaptı: doğru zamanlama ve sade bir teklif
Volburg bu konuya tesadüfen gelmemişti. Jevgēnijs, sevkiyat sürecinin fazla zaman aldığını zaten biliyordu ve şirketin ERP sistemi Monitor'ün kendi taşıyıcı entegrasyonu sunup sunmadığını araştırmaya başlamıştı. Cargoson'ın tam da o sırada ulaşması tesadüf değildi.
ERP'mizin belirli bir sürümde kendi entegrasyonu olduğunu biliyorduk ve o tarafta çalışmaya başlamıştık. Tam o sırada siz de teklifinizle ortaya çıktınız.
Volburg'u ikna eden teklif son derece sadeydi: üç taşıyıcının fiyatlarını ve teslimat sürelerini üç ayrı pencere yerine tek bir ekranda görmek. "Her şeyi görebileceğimiz, bu süreçte daha az zaman harcayacağımız ve işin verimli olacağı anlaşılıyordu," diye hatırlıyor Jevgēnijs. Volburg denemeye karar verdi ve Jevgēnijs'e göre sistem tam da vaat ettiğini yerine getirdi.
Ne değişti: tek pencere, anlık görünürlük ve otomatik doldurulan adresler
Artık Cargoson üç ana taşıyıcıya da bağlı olduğundan Volburg, her taşıyıcının web sitesini tek tek ziyaret etmek yerine bir sevkiyat girdiği anda tüm fiyatları aynı anda görüyor. Gerektiğinde başka bölgesel taşıyıcılar da sisteme eklenebiliyor; ancak üç ana taşıyıcı hacmin büyük bölümünü karşılıyor ve entegrasyon üzerinden zaten rekabetçi fiyatlar sunuyor.
Günlük operasyonlarda ise Jevgēnijs'in başlangıçta beklemediği iki küçük özellik büyük fark yarattı.
Bunlardan ilki adres otomatik tamamlama özelliği. Daha önce yeni bir müşteri eklemek, ad ve adres bilgilerini elle girmek için yaklaşık bir saat alıyordu. Artık Cargoson, yeni bir müşteri eklendiğinde kayıtlı adresleri otomatik olarak öneriyor; geriye yalnızca hızlı bir onay kalıyor.
Çok işe yarayan bir araç. Adresler bir kez kaydedildi mi, bize gerçekten çok zaman kazandırıyor.
Jevgēnijs, lojistik rolünü bizzat üstlendiği o bir haftalık süreçte tüm işlemin yaklaşık on dakika sürdüğünü fark etti.
İkinci özellik ise paylaşımlı, anlık sipariş görünürlüğü. Eskiden bir sevkiyatın durumunu öğrenmek için lojistik uzmanını aramak, sipariş numarasını vermek ve geri aranmayı beklemek gerekiyordu. Artık direktör, lojistik uzmanı ve muhasebe ekibinin her biri Cargoson'a girerek herhangi bir siparişin nerede olduğunu bizzat görebiliyor.
Lojistik uzmanını arayıp sormam gerekmiyor. Sisteme girip her şeyi kendim görebiliyorum. Bu benim için büyük bir kazanım.
Volburg, takip numaralarını eskiden taşıyıcı taşıyıcı takip edip muhasebeye elle iletiyordu. Artık ihtiyaç duyan herkes bu bilgilere tek bir telefon araması yapmadan ulaşabiliyor.
Volburg ayrıca düzenli olarak üçüncü taraf faturalandırma yöntemini kullanıyor; bu durumda müşteri kendi taşıyıcı hesabı üzerinden gönderim yapıyor. Volburg yalnızca müşterinin hesap numarasını giriyor, müzakere edilen fiyatı görmüyor ve siparişi onaylıyor. "Sevkiyat çıkıyor, son derece basit ve pratik," diyor Jevgēnijs.
Ölçülebilir etki: idari yük yaklaşık yarıya indi, gereksiz koşturmacalar azaldı
Değişimi rakamla ifade etmesi istendiğinde Jevgēnijs, düşüşü yaklaşık yüzde elli olarak belirtiyor: günde dört saat süren bir görevden yaklaşık iki saat kazanıldı. "Yüzde olarak bakıldığında bu gerçekten çok iyi bir sonuç," diyor.
Ayrıca görünür zaman tasarrufunun hikâyenin yalnızca bir parçası olduğuna dikkat çekiyor. Departmanlar artık durum bilgisini telefonla birbirlerine aktarmak zorunda kalmadığından, şirketin geri kalanı da her sevkiyatta yaşanan o ileri geri koşturmacaya daha az zaman harcıyor.
Bir de görünmez zaman tasarrufu var; çünkü diğer herkes artık bilgi aramak için telefon etmekle zaman kaybetmiyor. Bunu tam olarak sayıya dökemiyorum ama orada da ciddi bir tasarruf sağladığımızı düşünüyorum.
Kurulum: destek ekibine neredeyse gerek kalmadı
Başlangıç süreci çok az yardım gerektirdi. Volburg'un lojistik uzmanı Dmitrijs, taşıyıcıların büyük bölümünü Cargoson destek ekibine başvurmadan kendisi bağladı. "Tek bir çalışanımızın bunu yapabilmesi beni şaşırttı," diyor Jevgēnijs. "Bu iyi bir işaret." Erişim, ihtiyaç duyan herkese doğal bir şekilde yayıldı. Jevgēnijs, Dmitrijs ve Volburg'un muhasebe ekibi artık sisteme girerek ihtiyaç duydukları bilgilere doğrudan ulaşıyor.
Jevgēnijs, palet yerine küçük ve sık koli gönderen müşterilere de dikkat çekiyor; Omniva gibi hizmetleri kullanan bireysel göndericiler de bu gruba dahil. Bu müşteriler için yalnızca fiyat ve teslimat süresi önemlidir; her şeyin tek, kullanımı kolay bir platformda toplanması, sürekli tekrarlanan bir süreçteki can sıkıcı adımları ortadan kaldırır.
Volburg için sıradaki adım
Volburg'un önündeki hedef, ERP sistemi Monitor ile daha derin bir entegrasyonu değerlendirmek ve Cargoson'ı TMS olarak kullanan müşterilerle ortak operasyonları nasıl daha da iyileştirebileceğini görmek. Taşıyıcı tekliflerini ve takibi Cargoson üzerinden tek elde toplamanın değerini kanıtlayan Jevgēnijs, şimdi bu süreçlerin ne kadarını mevcut sistemler içinde otomatikleştirebileceğini düşünüyor.
Volburg, günde yaklaşık dört saatini sekme sekme teklif karşılaştırarak ve takip numarası peşinde koşarak geçiriyordu. Artık her şey tek bir pencerede. Adresler otomatik dolduruluyor, ekipteki herkes telefona uzanmadan sevkiyat durumunu görebiliyor. Lojistik rolünü bir haftalığına bizzat üstlenen Jevgēnijs durumu şöyle özetliyor: "Diyorum ki, belki on dakika sürdü ve her şey bitti."
LinkedIn
Cargoson
