Sådan halverede Volburg sin forsendelsesadministration ved at samle tre transportører i ét vindue

Volburg er et lettisk EMS-selskab, der primært arbejder inden for bil- og industrielektronik. Virksomhedens kunder befinder sig hovedsageligt i Skandinavien og Tyskland samt i Letland. Volburg producerer elektriske enheder, komponenter og kredsløbssamlinger til ordre og leverer halvfærdige printplader, så kunderne kan teste dem, inden de integreres i deres egne færdige produkter. Virksomheden fremstiller også færdige printplader, herunder automotive belysning som nummerpladeslys og interiørbelysning.

De fleste forsendelser sendes på paller, nogle i kasser. Jevgēnijs Kulikovs, Volburgs produktionsdirektør, fik et indgående kendskab til forsendelsesprocessen, da han vikarierede for virksomhedens logistikspecialist i en uge, mens Cargoson blev sat op.

Problemet: tre transportører, tre separate vinduer, fire timer om dagen

Før Cargoson arbejdede Volburg med tre primære transportører, hver med sin egen portal. At få en forsendelse afsted krævede, at man tjekkede priser og leveringstider hos hver transportør for sig – én browserfane ad gangen – og derefter sammenlignede resultaterne manuelt. "Man skulle bruge rigtig meget tid på at tjekke den ene: hvad koster det, og hvornår leverer de? Så den anden. Så den tredje," forklarer Jevgēnijs.

Sammenligningen var manuel og gentagende. De indtastede de samme pakkedimensioner på hver transportørs hjemmeside, noterede priser og leveringstider i hånden eller tog et screenshot og sendte det videre til en projektleder til godkendelse, inden ordren blev afgivet. Hertil kom toldbehandling. Og når en kunde ønskede en statusopdatering, måtte nogen ringe til logistikspecialisten for at finde ud af, hvilken transportør der var brugt, logge ind på den pågældende transportørs portal, hente sporingsnummeret og videregive det til bogholderiet.

Samlet set anslår Jevgēnijs den administrative arbejdsbyrde til omkring fire timer om dagen. "Det er den administration, der er forbundet med det. Det tog rigtig lang tid."

Hvorfor Volburg skiftede: det rigtige tidspunkt og et enkelt argument

Volburg var ikke blot på udkig. Jevgēnijs vidste allerede, at forsendelsesprocessen tog for lang tid, og han var begyndt at undersøge, om Volburgs ERP-system, Monitor, tilbød sin egen integration af transportører. Cargosons henvendelse kom på præcis det rette tidspunkt.

Vi vidste, at vores ERP havde sin egen integration i en eller anden version, og vi var allerede begyndt at arbejde på den side. Og lige præcis på det tidspunkt dukkede I op med jeres tilbud.

Det argument, der overbeviste Volburg, var enkelt: se priser og leveringstider fra alle tre transportører i ét vindue i stedet for tre. "Det så ud til, at det ville være godt – at vi ville kunne se det hele, bruge mindre tid på hele processen, og at det ville være effektivt," husker Jevgēnijs. Volburg besluttede at prøve det, og ifølge Jevgēnijs leverede det præcis det lovede.

Hvad der ændrede sig: ét vindue, realtidsoverblik og adresser der udfylder sig selv

Nu hvor Cargoson er forbundet til alle tre primære transportører, ser Volburg priser fra dem alle, så snart en forsendelse registreres – i stedet for at skulle besøge hver transportørs hjemmeside én efter én. Volburg kan desuden tilføje andre regionale transportører efter behov, men de tre kerneleverandører dækker størstedelen af volumen og tilbyder allerede attraktive priser via integrationen.

To mindre funktioner viste sig at have større betydning i hverdagen, end Jevgēnijs havde forventet.

Den første er automatisk adresseudfyldning. Tidligere tog det cirka en time at tilføje en ny kunde ved at indtaste navn og adresse i hånden. Nu viser Cargoson gemte adresser automatisk, når Volburg opretter en ny kunde, så alt der mangler er en hurtig bekræftelse.

Det er et rigtig godt værktøj. Når adresserne er gemt, sparer det os for rigtig meget tid.

Da han selv vikarierede i logistikrollen i en uge, oplevede han, at hele processen tog cirka ti minutter.

Den anden er delt realtidsoverblik over ordrer. Tidligere krævede det at tjekke en forsendelses status, at man ringede til logistikspecialisten, oplyste et ordrenummer og ventede på, at vedkommende slog det op og ringede tilbage. Nu kan direktøren, logistikspecialisten og bogholderiet hver især logge ind i Cargoson og selv se præcis, hvor en ordre befinder sig.

Jeg behøver ikke ringe til logistikspecialisten og spørge. Jeg kan logge ind i systemet og se det hele selv. Det er min merværdi.

Tidligere måtte Volburg jage sporingsnumre transportør for transportør og videregive dem manuelt til bogholderiet. Nu kan alle, der har brug for dem, finde dem uden et eneste telefonopkald.

Volburg benytter også regelmæssigt tredjepartsfakturering, hvor en kunde sender under sin egen transportørkonto. I disse tilfælde indtaster Volburg kundens kontonummer og ser aldrig den forhandlede pris – de bekræfter blot ordren. "Forsendelsen afsendes, meget enkelt og bekvemt," siger Jevgēnijs.

Den målbare effekt: cirka halvt så meget administrationstid og langt mindre koordinering

Adspurgt om at sætte tal på forandringen anslår Jevgēnijs reduktionen til omkring 50 % – svarende til cirka to timer om dagen frigjort fra en opgave, der tidligere tog fire timer dagligt. "Procentmæssigt er det et rigtig godt resultat," siger han.

Han påpeger desuden, at den synlige tidsbesparelse kun er en del af historien. Afdelingerne behøver ikke længere at videregive statusoplysninger pr. telefon, så resten af virksomheden bruger nu langt mindre tid på den frem-og-tilbage-kommunikation, der tidligere fulgte med enhver forsendelse.

Der er en usynlig tidsbesparelse, fordi alle andre ikke længere bruger tid på at ringe rundt og lede efter information. Det kan jeg ikke rigtig sætte tal på, men jeg tror, vi sparer rigtig meget der også.

Onboarding: så enkel at supporten næsten ikke behøvede at gribe ind

Opstarten krævede meget lidt hjælp udefra. Volburgs logistikspecialist, Dmitrijs, tilsluttede selv flere af transportørerne uden at involvere Cargosons supportteam. "Jeg blev overrasket over, at bare én af vores medarbejdere kunne gøre det," siger Jevgēnijs. "Det er et godt tegn." Adgangen blev naturligt rullet ud til alle, der havde brug for den. Jevgēnijs, Dmitrijs og Volburgs bogholderi logger nu alle ind og henter de oplysninger, de har brug for, direkte.

Jevgēnijs fremhæver afsendere, der sender mange små pakker frem for paller – herunder private afsendere, der bruger tjenester som Omniva. For disse kunder er pris og leveringstid det eneste, der tæller, og det at have alt samlet på én brugervenlig platform fjerner frustrationen fra en proces, de gentager konstant.

Hvad er det næste for Volburg

Volburgs næste skridt er at vurdere en dybere integration med sit ERP-system, Monitor, og undersøge, hvordan samarbejdet med de kunder, der også bruger Cargoson som deres transportstyringssystem, kan forbedres yderligere. Efter at have bevist værdien af at samle transportørtilbud og sporing manuelt via Cargoson overvejer Jevgēnijs nu, hvor meget af dette han kan automatisere inden for Volburgs eksisterende systemer.

Volburg brugte tidligere omkring fire timer om dagen på at sammenligne tilbud fane for fane og ringe rundt efter sporingsnumre. Nu er det hele samlet i ét vindue. Adresser udfylder sig selv, og alle på teamet kan tjekke en forsendelses status uden at løfte røret. Efter selv at have vikarieret i logistikrollen i en uge formulerede Jevgēnijs det enkelt: "Jeg siger, det tog mig måske ti minutter, og så var det hele klaret."