Sõnad nagu transpordi hange või transpordi tender kõlavad keeruliselt ja ei tahakski kohe hakata ennast sellega vaevama - ent asjad ei pea alati keerulised olema.
Mida mõeldakse kõige üldisemas tähenduses "transpordihanke" all?
Definitsioon: Hange, mille puhul otsustab ettevõte kasutada transpordi teenuste ostmiseks mitut veoteenuse pakkujat. Eestis enam levinud hankeperioodi pikkuseks on 1 aasta.

Toome siin välja näpunäited ja anname kätte praktilised "tööriistad" lihtsa transpordihanke (transpordi tenderi) korraldamiseks.

Põhitõed hanke korraldamisel:
* ole avatud;
* koosta lihtne ja selgelt arusaadav dokumentatsioon;
* pea oma sõna ja ole oma otsustes konkreetne.
 

5 sammu eduka transpordihanke korraldamiseks

1. Millega sa tegeled, millised on Sinu kaubad ja kus suundadel sa toimetad (veostatistika)?

Siin on oluline enda jaoks lahti mõtestada kõik need teemad ja küsimused, mida esitavad Sulle transpordiettevõtted. Need on küsimused, mis mõjutavad Sulle pakutavaid veotingimusi (tarneaeg, teenuse liik, veohind, maksetähtaeg, krediidilimiit jne).
Seega enneta, kirjuta need vastused enda jaoks lahti ja ole valmis seletama järgmisi küsimusi:
  • Mis on Sinu ettevõtte tegevusala? Kui olulisel kohal on Sinu ettevõttes transport? Milline on Sinu ettevõtte aastane transpordikulu? 
  • Millised on Sinu kaubad? Kas tegemist on pakikaubaga või nö. standardse tavakaubaga või on tegemist ohtliku kaubaga, on kaup temperatuuritundlik?
  • Kuidas on need kaubad pakendatud? Näiteks: lahtiselt, kiletatult alusel, rullid, bigbag, tsistern jne.
  • Kuidas neid kaupu laadida saab? Näiteks üksteise peale või ei tohi kindlasti midagi nende kaupade peale laadida, kas on oluline tagaluuk autoga laadimine/mahalaadimine (ei pääse rekkaga ligi), on tegemist väga õrnade kaupadega, või tuleks kindlasti kinnitada veorihmadega jne.

Vedajate jaoks on erilise tähtsusega eelneva perioodi veostatistika. See annab veoettevõttele võimaluse hinnata ja läbi mängida sobivust nende veoahelas - kaubad, tarnekohad, mahud, veoliinid jne.
Mis suundadel Sinu kaubad liiguvad? Millised kogused liiguvad? Milline on vedude regulaarsus? Kas vedudel on hooajalisus ehk sesoonsus?

CARGOSON AITAB!
Kasutades Cargosoni veohaldustarkvara, siis Sinu ettevõtte veostatistika kuvatakse välja Sinu kontol nii interaktiivsete graafikute ja tabelitena kui allalaaditavalt Exceli kujul. Allalaetud veostatistika on võimalik juba Sul endal vastavalt töödelda ning jagada oma veopartneritega koos muude hankedokumentidega.LAE ALLA VEOSTATISTIKA NÄIDIS

2. Vali välja õiged vedajad, kellele hange saata.

Parimaid tulemusi saavutad ainult siis, kui edastad oma hanke ka õigetele veoettevõtetele. Seetõttu on oluline analüüsida oma praegust vedajate nimistut ja mõelda, kes võiksid olla veel need vedajad, kellele uus hange esitada.
Ka vedajad, nende töötajad ning nende tarnevõrgustikud on pidevas muutuses. Ei ole üldse erand, kui mõni vedaja, kes ei ole varasemalt parimaid tingimusi pakkunud, on järgmisel hankel selgelt parim ning Sinu praegune veopartner vajab "äratust".  Pakkujate aktiivse osalemise ja huvi tagamiseks on oluline teada turgu ja teada, keda pakkumisele kutsuda.

CARGOSON AITAB!
Meil on tarkvaras rohkem kui 250 vedajat ning kogemus, kes ja kus veoliikidel, suundadel ja kaubagruppides aktiivselt tegev. Cargoson asub veohaldustarkvara pakkujana oma kliendiga neutraalse konsultandi rolli, pakkudes seeläbi sõltumatut valdkonna ekspertiisi ja soovitusi.

3. Pane paika enda hanke jaotusstrateegia enne transpordi hanke korraldamist.

Siin võiks enda jaoks läbi mõelda ja määrata vedajate ning veoliinide jagamise strateegia. Oluline aspekt jaotustrateegia kujundamisel on kindlasti peamiste veosuundade ja/või erinõuetega kliendite teenindamise võimekus. Ära ei tohiks unustada ka rääkida minu ettevõtte strateegiliste või suurklientide, et mõista nende valmidust võimaliku veopartneri vahetuse puhul. Sageli määrab siiski Sinu vedajate arvu ja veosuundade jagamise strateegia asjaolu, kui paljusid vedajaid on minu ettevõte ka suuteline ka reaalselt igapäevatöös haldama.

Erinevad jaotusstrateegiad:
  • Üks vedaja riigi põhiselt
  • Üks vedaja regiooni / postikoodi põhiselt
  • Üks vedaja lähte- või sihtkoha (tarnija või kliendi) põhiselt
  • Üks vedaja kaubakoguse põhiselt
  • Üks vedaja kaubagrupi põhiselt 
  • Kombinatsioonid

Teades, kuidas soovite oma veosuundi vedajatepõhiselt jagada, on see ka pakkumise struktuuri määramise alus ja instrueerib vedajad vastavalt pakkumisi täitma.

CARGOSON AITAB!
Cargosoni tarkvara on loodud selleks, et veotellija leiaks enda jaoks parimad transporditingimused olenemata sellest, kui palju veopartnereid tal selleks vaja on. Pole vahet, milline on Sinu jaotustrateegia ja paljusid vedajaid Sa nomineerid.
See, kas Sinu ettevõttel on jaotusstrateegia tulemusena 2 või 12 veopartnerit ei mängi enam rolli - transpordi tellimine, jälgimine, haldamine Cargosoni tarkvarast on täpselt sama lihtne!

4. Tööta välja lihtne ja selgesti arusaadav hankedokument (veotingimused ja hinnakirja põhi).

Tüüpilises hankedokumendis (RFP - Request for Proposal) selgitatakse vedajatele, mida neilt nõutakse ja kirjeldatakse hanke esitaja transpordi vajadusi, näiteks saadetise profiil, kaupade iseloom, vedude regulaarsus ja üksikasjad selle kohta, mis peaks hinnas sisaldama (nt kütus, kindlustus ja teemaksud).
Kui detailseks oma tingimuste ja soovidega minna on iga ettevõtte enda "maitse küsimus", selge soovitus on see, et hankedokumendis on piisavalt üksikasju, et vedajad teaksid, mille põhjal oma hindu ja tarneaegu pakkuda ning mida oodata, kui nad peaks osutuma väljavalituks.
Hankedokument peaks olema struktureeritud, üheselt mõistetav, lihtsasti täidetav, lihtsasti võrreldav.
Tulemuseks on täpsed ajakohased tariifid ja tarneajad ning sujuv protsess edasises partnerluses oma vedajatega.

CARGOSON AITAB!
Jagame siin parima praktika näidet lihtsast ja selgest hankedokumendist, mis koosneb standartsetest veotingimustest ja hinnakirja põhjast.
Lae alla Cargosoni hankedokumendid, modifitseeri oma veotingimusi, lisa oma lähte- ja sihtkohad hinnakirja põhjale ning edasta transpordihange oma veopartnerile:
LAE ALLA TRANSPORDIHANKE HINNAKIRJA PÕHI
Kui lihtsatest veotingimustest jääb väheks, siis siin allalaetav ka põhjalikum veotingimuste mustandi spikker;
LAE ALLA TRANSPORDIHANKE VEOTINGIMUSTE SPIKKER
Kui ei tea, millistele veoettevõtetele võiks transpordi hanke välja saata, siis Cargoson on neutraalse konsultandina Sulle abiks. KÜSI TASUTA NÕU

5. Salvesta ja realiseeri enda hanketulemused (Cargosoni veohaldustarkvara).

Kui transpordi hange on läbi viidud ja vedajatele nominatsioonid välja jagatud, siis on vajalik ka hange edaspidises partnerluses oma valitud vedajatega ära realiseerida. Lihtne põhitõde - ole oma valikutes selge ja pea kinni lubatud nominatsioonidest. Selleks, et hanketulemusi oma valitud erinevate veopartneritega edukalt ellu viia, tuleb sulle appi Cargosoni veohaldustarkvara.

CARGOSON AITAB!
Cargosoni tarkvara võimaldab kõik Sinu ettevõttele laekunud erinevate vedajate hinnakirjad Sinu ettevõtte kontole üles laadida. Tarkvara hinnakirja lugemise mootor kuvab iga saadetise puhul nii Sulle endale kui teistel Sinu ettevõttes transpordiga kokkupuutuvatele inimestele selge ülevaate erinevate veopartneri poolt pakutavatest veotingimustest. Tekib enneolematult lihtne viis võrrelda ja võtta vastu kaalutletud otsus transpordi tellimuse ja otsuste tegemiseks.

PROOVI CARGOSONI 14 PÄEVA TASUTA JA VEENDU ISE!

REGISTREERI KONTO