HansaMatrix on elektroonika tootmisega tegelenud juba veerand sajandit. Ettevõttel on kolm tegevuskohta: kaks suuremat tootmisüksust Ogres ja Ventspilsis, kus pakutakse elektroonika tootmisteenuseid (EMS), ning väiksem tootmiskoht koos peakontoriga Marupес. Põhiline kliendibaas asub Euroopas, olulise osakaaluga Skandinaavias, kuid saadetisi läheb ka Ameerika Ühendriikidesse.
Tootevalik on lai. HansaMatrix valmistab nii lihtsaid trükkplaate, mis saadetakse mujale edasi koostamiseks, kui ka täielikult valmis seadmeid. Klientide hulgas on tuntud brändid nagu Catchbox ja MikroTik, aga ka kiiresti kasvavad Läti ettevõtted nagu HackMotion, kelle golfiandureid müüakse peamiselt USA turule, ning SAF Tehnika. Suur osa toormaterjalist hangitakse Aasiast, väljaminevad saadetised suunduvad aga enamasti üle Euroopa.
Karina on HansaMatrixi Ventspilsi tootmisüksuse lao- ja logistikajuht. Varem kulus tal vedajatelt hinnapakkumiste kogumine palju rohkem aega, kui ta oleks soovinud.
Probleem: iga hinnapakkumine tähendas viit e-kirja ja veebivorme
Enne Cargosonit käis saadetiste hinnapärimine ja tellimine peaaegu täielikult e-posti teel. Ühe ostutellimuse jaoks pidi Karina saatma vähemalt viis eraldi e-kirja — igale kaalutavale vedajale ühe. Seejärel tuli igalt vedajalt lisaküsimusi. „See kahekordistas minu töökoormuse," ütleb ta, „sest hinnapärimise eest vastutasin mina."
Vedajate puhul, kellega polnud veel suhet loodud — eriti õhu- ja meretranspordi puhul —, polnud ühtegi otseteed. Iga vedaja (TNT, FedEx, DPD jt) nõudis hinnapakkumise saamiseks oma veebivormide täitmist nullist. Mõnikord salvestati vormiandmed hilisemaks kasutuseks, kuid sageli mitte. Kui HansaMatrix otsustas lõpuks valida teise vedaja kui esialgu päritule, tuli kogu protsess otsast alata.
Tegelik hind oli aeg.
„Aeg on minu osakonna kõige väärtuslikum ressurss. See tähendas, et kulutasin seda asjadele, mis ei andnud mingit lisaväärtust."
Ka tellimuse kinnitamine nõudis eraldi kooskõlastust. Hind tuli salvestada — tavaliselt ekraanipildina —, saata heakskiitmiseks edasi, ning siis kerkisid uued küsimused: kas saaks päeva hiljem saata ja saada parema hinna? Päringud võisid kergesti vahele jääda. „Oli juhtumeid, kus ma lihtsalt unustasin vastata ja nad pidid mulle uuesti meelde tuletama," räägib Karina. „See oli stressirohke ja aeganõudev."
HansaMatrix töötab kogu aasta tihedas tempos. Erinevalt paljudest tootjatest ei ole ettevõttel märkimisväärset suvepuhkust — ainult kahenädalane tehase seisak. Seetõttu oli oluline vabaneda tundidest, mis kulus käsitsi vedajate haldamisele.
Cargoson leiti: õigel hetkel tulnud kõne
Karina oli juba ise hakanud turgu uurima ja otsima paremat viisi vedajate hinnapakkumiste haldamiseks, kui Janis Cargosonist temaga ühendust võttis. Ajastus osutus oodatust olulisemaks. „Kui oleksite helistanud aasta varem, kahtlen, kas oleksin nõustunud," ütleb ta. „Tellimuste maht ei olnud veel piisavalt suur, et survet tekitada. Aga see kõne tuli täpselt õigel hetkel."
HansaMatrixi Ventspilsi tootmisüksus asub strateegiliselt Balti transiiditeede ja sadamainfrastruktuuri lähedal, kuid see ei ole vedajate valikule otseselt mõju avaldanud — ettevõte ei tegele kaubakonsolideerimisega ise ning põhilised veopartnerid on samad. Muutunud on aga nähtavus: üha rohkem vedajaid pöördub HansaMatrixi poole otse, kuna teavad, et ettevõte hangib teenuseid Cargosonи kaudu.
Igapäevased muutused: kontroll, kiirus ja süsteem, mis mäletab kõike
Kui Karinalt küsida, millised tegurid on pärast juurutamist kõige rohkem väärtust andnud, on ta selgesõnaline: esikohal on tarne- ja tellimisskiirus, teisel kohal kontroll ning kolmandal hind — peamiselt seetõttu, et varasem võrdlusbaas puudub.
Kaks asja osutusid oodatust väärtuslikumaks.
Esimene on aadressiraamat. HansaMatrix oli juba koostanud oma tarneahela saatjate ja saajate nimekirja. Selle nimekirja olemasolu Cargosonис tähendab, et päringuid saab teha mõne klikiga, ilma et peaks iga kord andmeid uuesti sisestama. „Aadress on kohe olemas. Trükid nime sisse ja kõik täidetakse automaatselt," ütleb Karina.
Teine on vedajate vastamisaeg, mida jälgitakse otse Cargosonис ning mida Karina vaatab igakuistes kokkuvõtetes. „Nõuan kõigilt oma vedajatelt kiiret reageerimist. Kui vajame midagi kohe, siis peab see tulema kohe. Vastus kaheksateist või kakskümmend tundi hiljem ei sobi mulle." Kui vedajate hinnad on sarnased, saab vastamiskiirus otsustavaks teguriks. Kiirem vastus tähendab, et saadetis saab samal päeval teele, mitte ei jää ootele.
Karina kasutab küsimust ise ka signaalina.
„Kui vedajad helistavad, küsin neilt kohe: „Kas olete Cargosonис?" See on minu jaoks näitaja, et vedaja mõistab turu arengut ja teab, et integratsioonid ning suhtlus ei saa igavesti e-posti külge kinni jääda."
CO2 andmed on samuti muutunud oluliseks osaks, eriti seoses eelseisva ISO sertifitseerimisega, mis neid nõuab. „Esitame CO2 andmeid juba oma auditites," ütleb Karina. „Avame tööriista ja näitame andmeid, nii et audiitorid näevad, et meil on kontroll olemas."
Suhtlus vedajatega: samad suhted, selgem vastutus
Cargoson ei ole asendanud HansaMatrixi suhteid vedajatega ning igapäevane suhtlus käib endiselt suuresti läbi Karina. Hinna kinnitamine või saadetise heakskiitmine võtab tal nüüd umbes kolmkümmend sekundit, mitte ei ole enam aeganõudev protsess nagu varem. Muutunud on see, et vedajad teavad nüüd, et on olemas nähtav standard, millele vastata, ning arvestus selle kohta, kas nad on sellele vastanud. Harvadel juhtudel, kui lubatud pealelaadimist või tarnet ei toimu, on vestlus otsekohene. Vedajad leiavad üldjuhul kiiresti lahenduse — olgu selleks samal päeval toimuv pealelaadimine või hinna korrigeerimine.
Mõõdetav tulemus: aeg, mitte hind
Kõige olulisem kasu on rohkem aega ja võimalus otsustada, kuidas seda kasutada. Tellimine, mis võttis varem umbes kaks tundi, võtab nüüd vaid pool tundi. See vabastab aja põhjalikumaks tööks laos, logistikas ja tollivaldkonnas — asjad, mis varem jäid kõrvale lükatuna ootele.
Alternatiiv sellisele tööriistale nagu Cargoson oleks uue töötaja palkamine. Uus logistikatöötaja vajab tavaliselt kolm kuni neli kuud, et täielikult töösse sisse elada. HansaMatrix saavutas võrreldava korralduse taseme umbes kuue nädalaga. „Saame mõõta efektiivsust ja seda, kas kulutame aega mõistlikult," ütleb Karina. „Ja näen, et see vähendab töötaja igapäevast stressi." Igapäevast protsessi on ka lihtsam auditeerida: selle asemel et otsida vastuseid vanadest e-posti ahelatest, näeb Karina ühel pilgul, millised pakkumised on veel lahtised ja millised on lahendatud.
Kellele see enim kasu toob
Küsimusele, millistele ettevõtetele selline süsteem nagu Cargoson kõige rohkem kasu tooks, nimetas Karina kaks rühma: ettevõtted, kes kasutavad mitut vedajat ja kelle jaoks on hind oluline ning õige tasakaalu leidmine hinna ja tarneaja vahel on pidev väljakutse, ning ISO sertifitseerimise poole liikuvad ettevõtted, kelle jaoks CO2 andmete käsitsi kogumine kümnelt eri vedajalt muutub kiiresti haldamatuks.
HansaMatrix ei seadnud eesmärgiks oma vedajasuhete ümberkujundamist. Ettevõte vajas lihtsalt viisi, kuidas lõpetada tundide kaotamine e-posti ahelatele ja veebivormidele iga kord, kui saadetis vajab hinnapakkumist. Õigel hetkel tulnud kõne tulemusel loodi süsteem, mis vabastas logistikameeskonna märkimisväärse hulga ajast, muutis vedajate töö nähtavaks ja jälgitavaks ning seadis HansaMatrixi tulevaste CO2 aruandlusnõuete täitmiseks paremasse lähtepositsioon.
Nagu Karina ise ütleb, ei kajastu suurim võit bilansis:
„See on aeg. See oli meie eesmärk algusest peale."
LinkedIn
Cargoson
