Wie HansaMatrix aufgehört hat, für jede Sendung fünf Transportunternehmen per E-Mail zu jagen

HansaMatrix verfügt über fünfundzwanzig Jahre Erfahrung in der Elektronikhertstellung. Das Unternehmen ist an drei Standorten tätig: zwei große Fertigungswerke in Ogre und Ventspils bieten Electronics Manufacturing Services (EMS) an, dazu kommen ein kleinerer Produktionsstandort sowie der Firmensitz in Marupe. Der Kundenstamm ist überwiegend europäisch, wobei Skandinavien einen wichtigen Markt darstellt. Darüber hinaus liefert HansaMatrix auch in die USA.

Das Produktspektrum ist breit gefächert. HansaMatrix fertigt alles – von blanken Leiterplatten, die zur Weiterverarbeitung an andere Standorte verschickt werden, bis hin zu vollständig montierten Endgeräten. Zu den Kunden zählen bekannte Marken wie Catchbox und MikroTik sowie schnell wachsende lettische Unternehmen wie HackMotion, dessen Golfsensoren hauptsächlich für den US-Markt entwickelt werden, und SAF Tehnika. Einen Großteil seiner Materialien bezieht HansaMatrix aus Asien; die ausgehenden Sendungen gehen überwiegend nach Europa.

Karina ist Leiterin für Lager und Logistik am Fertigungsstandort HansaMatrix Ventspils. In dieser Funktion verbrachte sie früher weit mehr Zeit damit, Frachtangebote einzuholen, als ihr lieb war.

Das Problem: fünf E-Mails und ein Webformular für jedes einzelne Angebot

Vor Cargoson lief die Einholung und Buchung von Frachtangeboten fast ausschließlich per E-Mail. Für eine einzige Bestellung musste Karina mindestens fünf separate E-Mails verschicken – eine an jedes der in Frage kommenden Transportunternehmen. Jedes Transportunternehmen meldete sich dann mit eigenen Rückfragen. „Das hat meinen Arbeitsaufwand verdoppelt", sagt sie, „denn ich war für die Preisanfrage zuständig."

Bei Transportunternehmen ohne bestehende Geschäftsbeziehung – vor allem im Luft- und Seefracht-Bereich – gab es keinen schnelleren Weg. Jedes Mal musste HansaMatrix das jeweilige Webformular des Anbieters (TNT, FedEx, DPD usw.) von Grund auf neu ausfüllen, nur um ein Frachtangebot zu erhalten. Manchmal wurden die eingegebenen Daten gespeichert – oft aber nicht. Entschied sich HansaMatrix für ein anderes Transportunternehmen als das zuerst angefragte, musste der gesamte Prozess von vorne beginnen.

Der eigentliche Preis war Zeit.

„Zeit ist die wertvollste Ressource in meiner Abteilung. Das bedeutete, dass ich sie für Dinge aufgewendet habe, die keinerlei Mehrwert geschaffen haben."

Auch die Buchung selbst erforderte einen eigenen Freigabeschritt. Ein Preis musste festgehalten werden – meist als Screenshot –, zur Genehmigung weitergeleitet werden, und dann kamen weitere Fragen auf: Könnte die Sendung einen Tag später zu einem besseren Tarif verschickt werden? Und so weiter. Anfragen konnten dabei leicht untergehen. „Es gab Fälle, in denen ich schlicht vergessen habe zu antworten, und die Gegenseite musste mich erneut erinnern", erzählt Karina. „Das war stressig und zeitraubend."

HansaMatrix arbeitet das ganze Jahr über in einem engen Zeitplan. Anders als viele Hersteller gibt es keine nennenswerte Sommerpause – lediglich eine zweiwöchige Werksschließung. Umso wichtiger war es, die durch manuelle Frachtführer-Verwaltung verlorenen Stunden zurückzugewinnen.

Die Entdeckung von Cargoson: der richtige Anruf zum richtigen Zeitpunkt

Karina hatte bereits begonnen, selbst nach einer besseren Lösung für die Verwaltung von Frachtangeboten zu suchen, als sich Janis von Cargoson bei ihr meldete. Der Zeitpunkt erwies sich als entscheidender, als sie zunächst gedacht hatte. „Hätten Sie mich ein Jahr früher angerufen, hätte ich wahrscheinlich abgelehnt", sagt sie. „Das Auftragsvolumen war noch kein drückendes Problem. Aber der Anruf kam genau im richtigen Moment."

Der Fertigungsstandort Ventspils liegt strategisch günstig in der Nähe baltischer Transitrouten und Hafeninfrastruktur – auf die Auswahl der Transportunternehmen hatte das jedoch kaum direkten Einfluss, da HansaMatrix keine eigene Frachtkonsolidierung betreibt und mit denselben Kernpartnern zusammenarbeitet wie zuvor. Was sich verändert hat, ist die Sichtbarkeit: Immer mehr Transportunternehmen wenden sich direkt an HansaMatrix, weil sie wissen, dass das Unternehmen über Cargoson Angebote einholt.

Was sich im Alltag verändert hat: Kontrolle, Geschwindigkeit und ein System, das alles im Gedächtnis behält

Auf die Frage, welche Faktoren nach der Einführung den größten Mehrwert gebracht haben, antwortet Karina ohne Zögern: An erster Stelle stehen Liefer- und Buchungsgeschwindigkeit, an zweiter Stelle die Kontrolle, und erst an dritter Stelle der Preis – vor allem deshalb, weil es keinen früheren Vergleichswert gibt.

Zwei Dinge überraschten sie dabei besonders positiv.

Das erste ist das Adressbuch. HansaMatrix hatte bereits eine eigene Liste mit Versendern und Empfängern aus der gesamten Lieferkette zusammengestellt. Diese Liste in Cargoson zu haben bedeutet, dass Anfragen mit wenigen Klicks erledigt sind, statt jedes Mal alles neu eintippen zu müssen. „Die Adresse ist sofort da. Man tippt den Namen ein, und alles wird automatisch ausgefüllt", sagt Karina.

Das zweite ist die Reaktionszeit der Transportunternehmen, die direkt in Cargoson nachverfolgt wird und die Karina in ihren monatlichen Auswertungen regelmäßig prüft. „Ich halte alle unsere Transportunternehmen dazu an, reaktionsschnell zu sein. Wenn wir etwas sofort brauchen, dann brauchen wir es sofort. Eine Antwort nach achtzehn oder zwanzig Stunden ist für mich keine Option." Wenn die Preise mehrerer Anbieter ähnlich sind, wird die Reaktionsgeschwindigkeit zum ausschlaggebenden Kriterium. Eine schnellere Rückmeldung bedeutet, dass die Sendung noch am selben Tag abgehen kann, anstatt auf Eis gelegt zu werden.

Karina nutzt die Frage selbst als Indikator.

„Wenn Transportunternehmen anrufen, frage ich kurz: ‚Sind Sie auf Cargoson?' Das zeigt mir, ob ein Anbieter die Branchenentwicklung versteht und weiß, dass Integrationen und Kommunikation nicht auf ewig per E-Mail laufen können."

CO₂-Daten spielen inzwischen ebenfalls eine Rolle – im Hinblick auf eine bevorstehende ISO-Zertifizierung, die solche Nachweise erfordert. „Wir präsentieren CO₂-Daten bereits in unseren Audits", sagt Karina. „Wir öffnen das Tool und zeigen die Daten, damit die Prüfer sehen können, dass wir die Kontrolle haben."

Kommunikation mit Transportunternehmen: dieselbe Beziehung, klarere Verantwortlichkeit

Cargoson hat die gewachsenen Beziehungen von HansaMatrix zu seinen Transportunternehmen nicht ersetzt – der tägliche Austausch läuft nach wie vor größtenteils über Karina. Einen Preis zu bestätigen oder eine Sendung freizugeben dauert heute etwa dreißig Sekunden, statt des früher aufwendigen Prozesses. Was sich verändert hat: Die Transportunternehmen wissen nun, dass es einen sichtbaren Standard zu erfüllen gibt und dass festgehalten wird, ob sie ihn einhalten. In den seltenen Fällen, in denen eine zugesagte Abholung oder Lieferung ausbleibt, ist das Gespräch darüber unkompliziert. Die Anbieter reagieren in der Regel schnell mit einer Lösung – sei es eine Abholung noch am selben Tag oder eine Preisanpassung.

Der messbare Nutzen: Zeit, nicht Preis

Der wichtigste Gewinn ist mehr Zeit – und die Freiheit, selbst zu entscheiden, wofür man sie einsetzt. Die Buchung, die früher rund zwei Stunden in Anspruch nahm, dauert heute nur noch etwa eine halbe Stunde. Das schafft Raum für tiefergehende Arbeit in Lager, Logistik und Zollabwicklung – Bereiche, die zuvor regelmäßig zu kurz kamen.

Die Alternative zu einem Tool wie Cargoson wäre die Einstellung einer weiteren Person gewesen. Eine neue Fachkraft in der Logistik braucht erfahrungsgemäß drei bis vier Monate, um vollständig einsatzfähig zu sein. HansaMatrix erreichte ein vergleichbares Maß an Struktur in etwa sechs Wochen. „Wir können messen, ob wir effizient arbeiten und ob wir unsere Zeit sinnvoll einsetzen", sagt Karina. „Und ich sehe, dass es den Stress für die Person reduziert, die die Arbeit macht." Der tägliche Ablauf lässt sich außerdem leichter nachvollziehen: Statt alte E-Mail-Verläufe zu durchforsten, um herauszufinden, wer auf was geantwortet hat, sieht Karina auf einen Blick, welche Angebote noch ausstehen und welche bereits bearbeitet wurden.

Wer am meisten davon profitiert

Auf die Frage, welche Unternehmen am stärksten von einem System wie Cargoson profitieren würden, nannte Karina zwei Gruppen: Betriebe, die mit mehreren Transportunternehmen zusammenarbeiten und bei denen der Preis eine wichtige Rolle spielt und die richtige Balance zwischen Preis und Lieferzeit eine ständige Herausforderung darstellt – sowie Unternehmen, die eine ISO-Zertifizierung anstreben und bei denen das manuelle Zusammentragen von CO₂-Daten aus zehn verschiedenen Quellen schnell unhandhabbar wird.

HansaMatrix hatte nicht das Ziel, seine Beziehungen zu den Transportunternehmen grundlegend umzugestalten. Was das Unternehmen brauchte, war ein Weg, um aufzuhören, bei jeder Sendung stundenlang E-Mail-Ketten und Webformulare zu bearbeiten. Ein gut getimter Anruf führte zur Einführung eines Systems, das dem Logistikteam erheblich Zeit zurückgegeben hat, die Leistung der Transportunternehmen sichtbar und nachverfolgbar macht und HansaMatrix für die bevorstehenden CO₂-Berichtspflichten besser aufstellt.

Wie Karina es selbst formuliert, lässt sich der größte Gewinn nicht in der Bilanz ablesen:

„Es ist die Zeit. Das war von Anfang an unser Ziel."