HansaMatrix vanta venticinque anni di esperienza nella produzione di elettronica. L'azienda opera in tre sedi: due grandi stabilimenti produttivi a Ogre e Ventspils, specializzati in servizi di produzione elettronica (EMS), oltre a un sito produttivo più piccolo e alla sede centrale a Marupe. La clientela è prevalentemente europea, con la Scandinavia come mercato principale, ma HansaMatrix spedisce anche negli Stati Uniti.
La gamma di prodotti è ampia: si va dai circuiti stampati grezzi, destinati ad essere assemblati altrove, ai dispositivi finiti completi. Tra i clienti figurano marchi noti come Catchbox e MikroTik, nonché aziende lettoni in forte crescita come HackMotion, i cui sensori per il golf sono rivolti principalmente al mercato statunitense, e SAF Tehnika. Una quota significativa dei materiali viene acquistata in Asia, mentre le spedizioni in uscita sono dirette principalmente verso l'Europa.
Karina è la responsabile del magazzino e della logistica presso lo stabilimento produttivo di HansaMatrix a Ventspils. In passato, questo ruolo richiedeva di dedicare molto più tempo del desiderato all'inseguimento dei preventivi dei vettori.
Il problema: cinque email e un modulo web per ogni singolo preventivo
Prima di Cargoson, ottenere un preventivo e confermare una spedizione significava lavorare quasi esclusivamente via email. Per un singolo ordine d'acquisto, Karina doveva inviare almeno cinque email separate, una per ciascun vettore preso in considerazione. Ogni vettore rispondeva poi con ulteriori domande. «Questo raddoppiava il mio carico di lavoro», racconta, «perché ero io la responsabile delle richieste di prezzo.»
Per i vettori con cui non esisteva ancora un rapporto consolidato — soprattutto per le spedizioni aeree e marittime — non c'era scorciatoia. Ciascuno richiedeva a HansaMatrix di compilare da zero il proprio modulo web (TNT, FedEx, DPD, ecc.) solo per ricevere un preventivo. A volte i dati inseriti venivano salvati per usi futuri, ma spesso no. Se HansaMatrix sceglieva un vettore diverso da quello inizialmente contattato, l'intero processo doveva ricominciare dall'inizio.
Il costo reale era il tempo.
«Il tempo è la risorsa più preziosa del mio reparto. Il che significa che lo stavo spendendo in attività che non aggiungevano alcun valore.»
Anche la prenotazione richiedeva un passaggio di approvazione separato. Il prezzo doveva essere acquisito — di solito tramite screenshot — inviato per l'autorizzazione, e poi sorgevano altre domande: si poteva spedire un giorno dopo per ottenere una tariffa migliore? E così via. Le richieste potevano facilmente perdersi. «Ci sono stati casi in cui dimenticavo semplicemente di rispondere, e dovevano ricordarmi di farlo», ammette Karina. «Era stressante e richiedeva molto tempo.»
HansaMatrix lavora con ritmi serrati tutto l'anno. A differenza di molti produttori, non esiste una vera pausa estiva: l'unica interruzione è una chiusura di due settimane dello stabilimento. Eliminare le ore perse nella gestione manuale dei vettori era quindi una priorità concreta.
La scoperta di Cargoson: la telefonata al momento giusto
Karina aveva già iniziato a fare ricerche autonomamente, cercando online un modo migliore per gestire i preventivi dei vettori, quando Janis di Cargoson l'ha contattata. Il tempismo si è rivelato più determinante di quanto lei stessa si aspettasse. «Se mi avessi chiamato un anno prima, dubito che avrei accettato», dice. «I volumi degli ordini non erano ancora un problema pressante. Ma la chiamata è arrivata nel momento giusto.»
Lo stabilimento di HansaMatrix a Ventspils è strategicamente posizionato vicino alle rotte di transito baltiche e alle infrastrutture portuali, ma questo ha avuto un impatto diretto limitato sulla selezione dei vettori: HansaMatrix non gestisce internamente il consolidamento delle merci e ha mantenuto gli stessi partner di trasporto di sempre. Ciò che è cambiato è la visibilità: ora sono sempre più i vettori che si rivolgono direttamente a HansaMatrix, consapevoli che l'azienda gestisce le proprie spedizioni tramite Cargoson.
I cambiamenti quotidiani: controllo, velocità e un sistema che ricorda tutto
Quando le viene chiesto di classificare i fattori che hanno generato il maggior valore dopo l'implementazione, Karina è chiara: al primo posto mette la velocità di consegna e di prenotazione, al secondo il controllo, al terzo il prezzo — principalmente perché non esiste un punto di riferimento precedente con cui confrontarlo.
Due aspetti in particolare si sono rivelati più preziosi del previsto.
Il primo è la rubrica degli indirizzi. HansaMatrix aveva già compilato un proprio elenco di mittenti e destinatari lungo tutta la propria catena di fornitura. Avere quell'elenco in Cargoson significa che le richieste possono essere effettuate in pochi clic, senza dover riscrivere i dati ogni volta. «L'indirizzo è già lì. Basta digitare il nome e tutto si compila automaticamente», spiega Karina.
Il secondo è il tempo di risposta dei vettori, monitorato direttamente all'interno di Cargoson e ora esaminato da Karina nei suoi resoconti mensili. «Faccio pressione su tutti i nostri vettori su questo punto. Devono essere reattivi. Se abbiamo bisogno di qualcosa adesso, ci serve immediatamente. Una risposta dopo diciotto o venti ore non va bene per me.» Quando i prezzi sono simili tra i vari vettori, la velocità di risposta diventa il fattore decisivo: una risposta più rapida significa che la spedizione può partire in giornata invece di restare in attesa.
Karina usa la domanda stessa come segnale.
«Quando mi chiamano i vettori, chiedo subito: "Siete su Cargoson?" Per me è un indicatore che un vettore comprende le tendenze del settore e sa che le integrazioni e la comunicazione non possono restare bloccate nell'email per sempre.»
Anche i dati sulle emissioni di CO2 sono entrati a far parte del quadro, in vista di un prossimo percorso verso la certificazione ISO che li richiederà. «Presentiamo già i dati CO2 nei nostri audit», dice Karina. «Apriamo lo strumento e mostriamo i dati, così i revisori possono vedere che abbiamo il controllo della situazione.»
La comunicazione con i vettori: lo stesso rapporto, una responsabilità più chiara
Cargoson non ha sostituito il rapporto che HansaMatrix ha con i propri vettori, e la comunicazione quotidiana passa ancora in gran parte attraverso Karina. Confermare un prezzo o approvare una spedizione le richiede ora circa trenta secondi, invece del processo lungo e macchinoso di prima. Ciò che è cambiato è che i vettori sanno di dover rispettare uno standard visibile e che esiste un registro di quanto lo abbiano fatto. Nelle rare occasioni in cui un ritiro o una consegna promessi non vengono rispettati, la conversazione è diretta: i vettori si attivano in genere rapidamente per trovare una soluzione, che si tratti di un ritiro in giornata o di un adeguamento del prezzo.
L'impatto misurabile: il tempo, non il prezzo
Il beneficio più importante è avere più tempo a disposizione e poter decidere come impiegarlo. La gestione delle prenotazioni, che prima richiedeva circa due ore, ora ne occupa solo una mezz'ora. Questo libera risorse per svolgere un lavoro più approfondito in magazzino, nella logistica e nelle pratiche doganali, attività che in precedenza venivano continuamente rimesse in secondo piano.
L'alternativa all'adozione di uno strumento come Cargoson sarebbe stata assumere un'altra persona. Una nuova risorsa logistica impiegherebbe tipicamente da tre a quattro mesi per diventare pienamente operativa. HansaMatrix ha raggiunto un livello di organizzazione paragonabile in circa sei settimane. «Possiamo misurare l'efficienza e verificare se stiamo impiegando il tempo in modo produttivo», afferma Karina. «E posso vedere che questo riduce lo stress per chi svolge il lavoro.» Il processo quotidiano è anche più facile da verificare: invece di dover scavare tra vecchie catene di email per capire chi ha risposto a cosa, Karina può vedere a colpo d'occhio quali preventivi sono ancora in attesa e quali sono stati evasi.
Chi trae maggior beneficio da questo approccio
Alla domanda su quali aziende trarrebbero maggior vantaggio da un sistema come Cargoson, Karina ha individuato due categorie: le imprese che si avvalgono di più vettori, per le quali il prezzo è importante e trovare il giusto equilibrio tra costo e tempi di consegna è una sfida costante, e le aziende che puntano alla certificazione ISO, per le quali raccogliere manualmente i dati CO2 da dieci vettori diversi diventa rapidamente ingestibile.
HansaMatrix non aveva l'obiettivo di rivoluzionare i propri rapporti con i vettori. Ciò di cui l'azienda aveva bisogno era un modo per smettere di perdere ore in catene di email e moduli web ogni volta che una spedizione richiedeva un preventivo. Una telefonata arrivata al momento giusto ha portato alla creazione di un sistema che ha liberato una quantità significativa di tempo per il team logistico, ha reso le prestazioni dei vettori visibili e tracciabili, e ha messo HansaMatrix in una posizione più solida in vista dei prossimi requisiti di rendicontazione delle emissioni di CO2.
Come dice Karina, il risultato più importante non si può iscrivere in bilancio:
«È il tempo. Era questo il nostro obiettivo fin dall'inizio.»
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