Kā HansaMatrix pārtrauca vajāt piecus pārvadātājus pa e-pastu katram sūtījumam

HansaMatrix ir divdesmit piecu gadu pieredze elektronikas ražošanā. Uzņēmums darbojas trīs lokācijās: divi lielākie ražošanas uzņēmumi atrodas Ogrē un Ventspilī, kur tiek sniegti elektronikas ražošanas pakalpojumi (EMS), kā arī mazāks ražošanas objekts un uzņēmuma galvenais birojs Mārupē. Lielākā daļa klientu atrodas Eiropā, un Skandināvija ir viens no galvenajiem tirgiem. HansaMatrix piegādā arī uz Amerikas Savienotajām Valstīm.

Produktu klāsts ir plašs. HansaMatrix ražo gan neapstrādātas shēmas plates, kas tiek nosūtītas tālākai montāžai citur, gan pilnīgi gatavus ierīces. Starp klientiem ir tādi pazīstami zīmoli kā Catchbox un MikroTik, kā arī strauji augošie Latvijas uzņēmumi — HackMotion, kura golfa sensori galvenokārt paredzēti ASV tirgum, un SAF Tehnika. Lielu daļu materiālu HansaMatrix iepērk Āzijā, savukārt izejošie sūtījumi galvenokārt dodas uz Eiropu.

Karina ir HansaMatrix Ventspils ražotnes noliktavas un loģistikas vadītāja. Agrāk šis amats prasīja daudz vairāk laika, nekā vēlētos, lai vajātu pārvadātājus pēc piedāvājumiem.

Problēma: pieci e-pasti un tīmekļa veidlapa katram atsevišķam piedāvājumam

Pirms Cargoson sūtījuma piedāvājuma saņemšana un noformēšana nozīmēja strādāt gandrīz tikai pa e-pastu. Katram pirkuma pasūtījumam Karinai bija jānosūta vismaz pieci atsevišķi e-pasti — pa vienam katram apsvērtajam pārvadātājam. Katrs pārvadātājs atbildēja ar saviem papildjautājumiem. "Tas divkāršoja manu darba apjomu," viņa saka, "jo es biju atbildīga par cenas pieprasījumu."

Pārvadātājiem, ar kuriem nebija iepriekšējas sadarbības — īpaši gaisa un jūras kravu gadījumā — nebija nekādas saīsnes. Katram no tiem HansaMatrix bija jāaizpilda attiecīgā pārvadātāja tīmekļa veidlapa (TNT, FedEx, DPD u.c.) no jauna, lai saņemtu piedāvājumu. Dažkārt veidlapas dati tika saglabāti turpmākai lietošanai, taču bieži vien ne. Ja HansaMatrix izvēlējās citu pārvadātāju, nevis to, no kura sākotnēji tika saņemts piedāvājums, viss process bija jāsāk no gala.

Patiesās izmaksas bija laiks.

"Laiks ir vērtīgākais resurss manā nodaļā. Tas nozīmēja, ka es to tērēju lietām, kas neradīja nekādu vērtību."

Sūtījuma noformēšana prasīja arī atsevišķu apstiprināšanas soli. Cena bija jāfiksē — parasti kā ekrānuzņēmums —, jānosūta apstiprināšanai, un tad radās vēl jauni jautājumi: vai var nosūtīt dienu vēlāk par labāku cenu, un tamlīdzīgi. Pieprasījumi varēja pazust nepamanīti. "Bija gadījumi, kad es vienkārši aizmirsu atbildēt, un viņiem nācās man atgādināt," stāsta Karina. "Tas bija stresaini un laikietilpīgi."

HansaMatrix visu gadu strādā intensīvā režīmā. Atšķirībā no daudziem ražotājiem, vasarā nav nozīmīga dīkstāves perioda — izņemot divu nedēļu rūpnīcas slēgšanu. Tāpēc bija svarīgi likvidēt stundas, kas tika zaudētas manuālai darbam ar pārvadātājiem.

Cargoson atrašana: īstais zvans īstajā laikā

Karina jau pati bija sākusi pētīt tirgu un meklēt tiešsaistē labāku veidu, kā pārvaldīt pārvadātāju piedāvājumus, kad Jānis no Cargoson sazinājās ar viņu. Zvana laiks izrādījās svarīgāks, nekā viņa sākotnēji bija gaidījusi. "Ja jūs būtu zvanījuši gadu agrāk, šaubos, vai es būtu piekritusi," viņa saka. "Pasūtījumu apjomi vēl nespieda tik ļoti. Bet šis zvans nāca īstajā brīdī."

Lai gan HansaMatrix Ventspils ražotne ir stratēģiski izdevīgi izvietota — tuvu Baltijas tranzīta maršrutiem un ostas infrastruktūrai — tas tieši nav ietekmējis pārvadātāju izvēli, jo HansaMatrix pati neveic kravas konsolidāciju un ir saglabājusi tos pašus galvenos transporta partnerus. Kas gan ir mainījies — tā ir redzamība: tagad vairāk pārvadātāju vēršas pie HansaMatrix tieši, zinot, ka uzņēmums iepērk transportu caur Cargoson.

Kas mainījās ikdienā: kontrole, ātrums un sistēma, kas visu atceras

Lūgta sarindot faktorus, kas pēc ieviešanas sniedza vislielāko vērtību, Karina ir skaidra: pirmajā vietā ir piegādes un noformēšanas ātrums, otrajā — kontrole, trešajā — cena, galvenokārt tāpēc, ka nav agrāka atskaites punkta, ar ko salīdzināt.

Divas lietas īpaši izceļas kā vērtīgākas, nekā viņa bija gaidījusi.

Pirmā ir adrešu grāmata. HansaMatrix jau bija apkopojusi savu sarakstu ar nosūtītājiem un saņēmējiem visā piegādes ķēdē. Tā kā šis saraksts ir pieejams Cargoson, pieprasījumus var veikt dažos klikšķos, nevis katru reizi pārrakstot datus no jauna. "Adrese ir tieši tur. Tu ieraksti vārdu un viss aizpildās," saka Karina.

Otrā ir pārvadātāju atbildes ātrums, kas tiek izsekots tieši Cargoson un ko Karina tagad pārskata savos ikmēneša kopsavilkumos. "Es to pieprasu no visiem mūsu pārvadātājiem. Viņiem jābūt atsaucīgiem. Ja mums kaut kas vajadzīgs tagad, tas vajadzīgs nekavējoties. Atbilde pēc astoņpadsmit vai divdesmit stundām man neder." Kad cenas dažādiem pārvadātājiem ir līdzīgas, atbildes ātrums kļūst par izšķirošo faktoru. Ātrāka atbilde nozīmē, ka sūtījumu var nosūtīt tajā pašā dienā, nevis likt gaidīt.

Karina izmanto arī pašu jautājumu kā signālu.

"Kad pārvadātāji zvana, es ātri pajautāju: 'Vai jūs esat Cargoson?' Man tas ir rādītājs, ka pārvadātājs saprot nozares tendences un zina, ka integrācijas un saziņa nevar palikt e-pastā mūžīgi."

CO2 dati arī ir kļuvuši par daļu no ainas — gaidāmās pārejas uz ISO sertifikāciju dēļ, kas tos prasīs. "Mēs jau tagad uzrādām CO2 datus savos auditos," saka Karina. "Mēs atveramrīku un parādām datus, lai auditori redzētu, ka mums ir kontrole."

Saziņa ar pārvadātājiem: tās pašas attiecības, asāka atbildība

Cargoson nav aizstājis HansaMatrix attiecības ar pārvadātājiem, un ikdienas saziņa joprojām lielākoties iet caur Karinu. Cenas apstiprināšana vai sūtījuma akceptēšana tagad aizņem aptuveni trīsdesmit sekundes, nevis tik laikietilpīgu procesu kā agrāk. Kas ir mainījies — pārvadātāji tagad zina, ka pastāv redzams standarts, kas jāizpilda, un ka ir fiksēts, vai viņi to ir izpildījuši. Retajos gadījumos, kad solītā savākšana vai piegāde netiek izpildīta, saruna ir tieša. Pārvadātāji parasti ātri piedāvā risinājumu — vai nu savākšanu tajā pašā dienā, vai cenas korekciju.

Izmērāmais ieguvums: laiks, nevis cena

Vissvarīgākais ieguvums ir vairāk laika un iespēja izvēlēties, kā to izmantot. Sūtījumu noformēšana, kas agrāk aizņēma aptuveni divas stundas, tagad prasa tikai apmēram pusstundu. Tas atbrīvo laiku padziļinātākam darbam noliktavā, loģistikā un muitas jautājumos, kas iepriekš tika atstumti malā.

Alternatīva tādam rīkam kā Cargoson būtu jauna darbinieka pieņemšana darbā. Jaunam loģistikas speciālistam parasti vajag trīs līdz četrus mēnešus, lai kļūtu pilnvērtīgi darbspējīgs. HansaMatrix līdzvērtīgu kārtības līmeni sasniedza aptuveni sešu nedēļu laikā. "Mēs varam izmērīt efektivitāti un to, vai mēs šo laiku tērējam lietderīgi," viņa saka. "Un es redzu, ka tas mazina stresu cilvēkam, kurš veic šo darbu." Ikdienas process ir arī vieglāk auditējams: tā vietā, lai raktos vecajos e-pasta pavedienās un noskaidrotu, kurš uz ko atbildēja, Karina uzreiz redz, kuri piedāvājumi vēl ir neapstrādāti un kuri jau nokārtoti.

Kam tas der visvairāk

Jautāta, kuriem uzņēmumiem tāda sistēma kā Cargoson sniegtu vislielāko labumu, Karina nosauca divas grupas: uzņēmumi, kas izmanto vairākus pārvadātājus un kuriem cena ir svarīga, un kuriem pareizā līdzsvara atrašana starp cenu un piegādes laiku ir pastāvīgs izaicinājums, kā arī uzņēmumi, kas strādā pie ISO sertifikācijas iegūšanas un kuriem CO2 datu manuāla apkopošana no desmit dažādiem pārvadātājiem ātri kļūst nepārvaldāma.

HansaMatrix nebija izvirzījusi mērķi pārveidot savas attiecības ar pārvadātājiem. Uzņēmumam bija vajadzīgs veids, kā pārtraukt zaudēt stundas e-pastu ķēdēs un tīmekļa veidlapās katru reizi, kad sūtījumam bija nepieciešams piedāvājums. Labi izvēlēts zvans noveda pie sistēmas izveides, kas atbrīvoja loģistikas komandai ievērojamu daudzumu laika, padarīja pārvadātāju sniegumu redzamu un izsekojamu, un nostādīja HansaMatrix izdevīgākā pozīcijā gaidāmo CO2 ziņošanas prasību priekšā.

Kā saka Karina, lielāko ieguvumu nevar ierakstīt bilancē:

"Tas ir laiks. Tas bija mūsu mērķis no paša sākuma."