Hoe HansaMatrix stopte met vijf vervoerders per zending achterna te mailen

HansaMatrix heeft vijfentwintig jaar ervaring in de elektronica-industrie. Het bedrijf is actief op drie locaties: twee grote productiefaciliteiten in Ogre en Ventspils die Electronics Manufacturing Services (EMS) leveren, en een kleinere productiesite met het hoofdkantoor in Marupe. De klantenbasis bevindt zich voornamelijk in Europa, met Scandinavië als belangrijke markt. Daarnaast levert HansaMatrix ook aan de Verenigde Staten.

Het productaanbod is breed. HansaMatrix produceert alles van kale printplaten die elders worden geassembleerd tot volledig afgewerkte apparaten. Tot de klanten behoren bekende merken als Catchbox en MikroTik, maar ook snelgroeiende Letse bedrijven zoals HackMotion — waarvan de golfsensoren voornamelijk op de Amerikaanse markt zijn gericht — en SAF Tehnika. Een groot deel van de grondstoffen betrekt HansaMatrix uit Azië. De uitgaande zendingen gaan grotendeels naar Europa.

Karina is Warehouse and Logistics Manager bij HansaMatrix Ventspils, de productiefaciliteit. In die rol besteedde ze vroeger veel meer tijd aan het najagen van vervoerdersoffertes dan haar lief was.

Het probleem: vijf e-mails en een webformulier voor elke offerte

Vóór Cargoson verliep het aanvragen en boeken van een zending bijna volledig via e-mail. Voor één enkele inkooporder moest Karina minstens vijf afzonderlijke e-mails sturen — één naar elke vervoerder die in aanmerking kwam. Elke vervoerder stelde vervolgens zijn eigen vervolgvragen. "Dat verdubbelde mijn werklast," zegt ze, "want ik was verantwoordelijk voor de prijsaanvraag."

Voor vervoerders waarmee nog geen vaste relatie bestond — met name voor lucht- en zeevracht — was er geen kortere weg. Voor elk van hen moest HansaMatrix het bijbehorende webformulier (TNT, FedEx, DPD, enzovoort) van begin tot eind invullen om überhaupt een offerte te ontvangen. Soms werden de ingevulde gegevens bewaard voor later gebruik, maar vaak ook niet. Als HansaMatrix uiteindelijk voor een andere vervoerder koos dan de eerst aangevraagde, moest het hele proces opnieuw worden doorlopen.

De werkelijke kostprijs was tijd.

"Tijd is het kostbaarste wat mijn afdeling heeft. En ik besteedde die tijd aan dingen die geen enkele toegevoegde waarde hadden."

Ook het boeken zelf vereiste een aparte goedkeuringsstap. Een prijs moest worden vastgelegd — doorgaans als screenshot — ter goedkeuring worden doorgestuurd, waarna er nieuwe vragen opdoken: kon de zending een dag later vertrekken voor een betere prijs, en meer van dat. Verzoeken konden zo door de mazen van het net glippen. "Er waren gevallen waarbij ik gewoon vergat te antwoorden, en ze me opnieuw moesten herinneren," zegt Karina. "Het was stressvol en tijdrovend."

HansaMatrix werkt het hele jaar door op een strak schema. Anders dan veel fabrikanten kent het bedrijf geen noemenswaardige zomerstop, op een fabriekssluitingsperiode van twee weken na. Het wegwerken van de uren die verloren gingen aan handmatig vervoerdersbeheer was dan ook een prioriteit.

Cargoson gevonden: het juiste telefoontje op het juiste moment

Karina was al zelf op zoek naar een betere manier om vervoerdersoffertes te beheren, toen Janis van Cargoson contact opnam. Het moment bleek belangrijker dan ze aanvankelijk had verwacht. "Als je me een jaar eerder had gebeld, had ik waarschijnlijk nee gezegd," zegt ze. "De ordervolumes waren toen nog geen knelpunt. Maar dit kwam op precies het juiste moment."

De productiefaciliteit van HansaMatrix in Ventspils ligt strategisch gunstig, dicht bij Baltische transitroutes en haveninfrastructuur. Dat heeft echter weinig directe invloed gehad op de vervoerdersselectie zelf, omdat HansaMatrix geen vrachtconsolidatie in eigen beheer uitvoert en dezelfde kernvervoerders heeft aangehouden. Wat wél is veranderd, is de zichtbaarheid: meer vervoerders benaderen HansaMatrix nu rechtstreeks, omdat ze weten dat het bedrijf via Cargoson inkoopt.

Wat er dagelijks veranderde: controle, snelheid en een systeem dat alles onthoudt

Gevraagd naar de factoren die na de implementatie de meeste waarde opleverden, is Karina duidelijk: leverings- en boekingssnelheid staat op de eerste plaats, controle op de tweede, en prijs op de derde — vooral omdat er geen eerdere referentie is om mee te vergelijken.

Twee dingen vielen haar op als waardevoller dan verwacht.

Het eerste is het adresboek. HansaMatrix had al een eigen lijst opgebouwd van verzenders en ontvangers in de toeleveringsketen. Die lijst in Cargoson hebben betekent dat aanvragen met slechts een paar klikken kunnen worden ingediend, zonder dat adressen telkens opnieuw moeten worden ingetypt. "Het adres staat er gewoon. Je typt de naam in en alles wordt automatisch ingevuld," zegt Karina.

Het tweede is de reactiesnelheid van vervoerders, die rechtstreeks in Cargoson wordt bijgehouden en die Karina maandelijks bekijkt in haar overzichten. "Ik spreek al onze vervoerders daar op aan. Ze moeten bereikbaar zijn. Als we iets nu nodig hebben, hebben we het meteen nodig. Een antwoord na achttien of twintig uur is voor mij niet werkbaar." Wanneer de prijzen van vervoerders vergelijkbaar zijn, wordt reactiesnelheid de doorslaggevende factor. Een sneller antwoord betekent dat de zending nog dezelfde dag kan worden verstuurd in plaats van te worden uitgesteld.

Karina gebruikt de vraag zelf ook als signaal.

"Als vervoerders bellen, vraag ik meteen: 'Zitten jullie op Cargoson?' Voor mij is dat een indicator dat een vervoerder de trends in de sector begrijpt en beseft dat integraties en communicatie niet voor altijd in e-mail kunnen blijven steken."

CO2-gegevens zijn inmiddels ook een vast onderdeel geworden, mede met het oog op een aankomende ISO-certificering waarvoor die gegevens vereist zijn. "We presenteren CO2-data al in onze audits," zegt Karina. "We openen de tool en tonen de cijfers, zodat auditors kunnen zien dat we de controle hebben."

Communicatie met vervoerders: dezelfde relatie, scherpere verantwoording

Cargoson heeft de relatie die HansaMatrix met zijn vervoerders heeft niet vervangen — de dagelijkse communicatie loopt nog steeds grotendeels via Karina. Een prijs bevestigen of een zending goedkeuren kost haar nu ongeveer dertig seconden, in plaats van het tijdrovende proces van vroeger. Wat wél is veranderd, is dat vervoerders nu weten dat er een zichtbare norm bestaat waaraan ze moeten voldoen, en dat er een registratie is van of ze dat ook doen. Op de zeldzame momenten dat een beloofde ophaling of levering niet plaatsvindt, verloopt het gesprek rechtdoorzee. Vervoerders regelen doorgaans snel een oplossing, of dat nu een ophaling dezelfde dag is of een prijsaanpassing.

Het meetbare resultaat: tijd, niet prijs

Het belangrijkste voordeel is meer tijd hebben — en zelf kunnen bepalen hoe die wordt besteed. Het boeken, dat vroeger zo'n twee uur in beslag nam, duurt nu nog maar een halfuur. Daardoor is er ruimte voor diepgaander werk in het magazijn, op het gebied van logistiek en douane, dat voorheen steeds naar de achtergrond werd verdrongen.

Het alternatief voor een tool als Cargoson zou zijn om een extra medewerker aan te nemen. Een nieuwe logistieke medewerker heeft doorgaans drie tot vier maanden nodig om volledig ingewerkt te zijn. HansaMatrix bereikte een vergelijkbaar niveau van structuur in ongeveer zes weken. "We kunnen de efficiëntie meten en zien of we die tijd effectief besteden," zegt Karina. "En ik merk dat het de stress vermindert voor degene die het werk doet." Het dagelijkse proces is ook eenvoudiger te controleren: in plaats van oude e-mailthreads door te spitten om te achterhalen wie wat heeft beantwoord, ziet Karina in één oogopslag welke offertes nog openstaan en welke zijn afgehandeld.

Wie hier het meest van profiteert

Gevraagd welke bedrijven het meest baat zouden hebben bij een systeem als Cargoson, noemde Karina twee groepen: bedrijven die met meerdere vervoerders werken en waarbij prijs een rol speelt en het vinden van de juiste balans tussen prijs en levertijd een voortdurende uitdaging is, en bedrijven die werken aan ISO-certificering, voor wie het handmatig verzamelen van CO2-gegevens bij tien verschillende vervoerders al snel onbeheersbaar wordt.

HansaMatrix was niet van plan zijn vervoerdersrelaties grondig te herzien. Wat het bedrijf nodig had, was een manier om te stoppen met het verliezen van uren aan e-mailketens en webformulieren telkens wanneer een zending een offerte vereiste. Een goed getimed telefoontje leidde tot de invoering van een systeem dat het logistieke team aanzienlijk meer tijd opleverde, de prestaties van vervoerders zichtbaar en meetbaar maakte, en HansaMatrix in een sterkere positie bracht voor de aankomende CO2-rapportagevereisten.

Zoals Karina het zelf verwoordt, is de grootste winst niet op de balans terug te vinden:

"Het is tijd. Dat was vanaf het begin ons doel."