Hvernig HansaMatrix hætti að senda fimm tölvupósta til flutningsaðila fyrir hverja vörusendingu

HansaMatrix hefur tuttugu og fimm ára reynslu í framleiðslu rafeindatækni. Fyrirtækið starfar á þremur stöðum: tveimur stórum framleiðsluverum í Ogre og Ventspils sem veita rafeindaframleiðsluþjónustu (EMS), auk minni framleiðslustöðvar og höfuðstöðva fyrirtækisins í Marupe. Viðskiptavinir eru að mestu leyti í Evrópu og Skandinavía er eitt af helstu mörkuðunum, en HansaMatrix flytur einnig vörur til Bandaríkjanna.

Vöruúrvalið er víðtækt. HansaMatrix framleiðir allt frá hráum rafrásum sem sendar eru áfram til samsetningar annars staðar, til fullkláraðra tækja. Meðal viðskiptavina eru þekkt vörumerki eins og Catchbox og MikroTik, auk hraðvaxandi letvískra fyrirtækja eins og HackMotion, sem framleiðir golfskynjara sem eru fyrst og fremst ætlaðir bandaríska markaðnum, og SAF Tehnika. Stór hluti hráefna er keyptur í Asíu og flestar sendingar fara til Evrópu.

Karina er yfirmaður vörugeymslu og flutninga hjá HansaMatrix Ventspils, framleiðsluveri fyrirtækisins. Í þessu hlutverki fór hún áður mun meiri tíma í að elta tilboð frá flutningsaðilum en henni líkaði.

Vandinn: fimm tölvupóstar og vefeyðublað fyrir hvert einasta tilboð

Áður en Cargoson kom til sögunnar fór það að fá tilboð og bóka vörusendingu nánast alfarið í gegnum tölvupóst. Fyrir eina innkaupapöntun þurfti Karina að senda að minnsta kosti fimm aðskilda tölvupósta — einn til hvers flutningsaðila sem til greina kom. Síðan komu gagnspurningar frá hverjum og einum. „Það tvöfaldaði vinnuálag mitt," segir hún, „því ég bar ábyrgð á verðbeiðnunum."

Þegar ekki var til staðar fyrirliggjandi samband við flutningsaðila — einkum þegar um loft- og sjóflutning var að ræða — var engin leið til að stytta ferlið. Þá þurfti HansaMatrix að fylla út vefeyðublað hjá hverjum flutningsaðila fyrir sig (TNT, FedEx, DPD o.s.frv.) frá grunni, bara til að fá tilboð. Stundum voru gögnin vistuð til síðari nota, en oft ekki. Ef valinn var annar flutningsaðili en sá sem upphaflega fékk tilboðsbeiðni, þurfti að byrja allt upp á nýtt.

Raunverulegur kostnaðurinn var tími.

„Tími er dýrmætasta auðlindin í deild minni. Það þýddi að ég var að eyða honum í hluti sem sköpuðu ekkert virði."

Bókun krafðist einnig sérstaks samþykkisferlis. Verð þurfti að skrá — yfirleitt sem skjámynd — senda til samþykktar, og þá komu fleiri spurningar: gæti sendingin farið daginn eftir á betra verði, og svo framvegis. Beiðnir gátu fallið í gleymsku. „Það voru tilvik þar sem ég gleymdi einfaldlega að svara og þeir þurftu að minna mig á það aftur," segir Karina. „Það var streituvaldandi og tímafrekt."

HansaMatrix starfar á þröngum tímaáætlunum allt árið um kring. Ólíkt mörgum framleiðendum er engin veruleg sumarhlé, að undanskilinni tveggja vikna verksmiðjulokun. Þess vegna skipti miklu máli að losna við þær klukkustundir sem fóru í handvirka umsýslu með flutningsaðila.

Kynning á Cargoson: rétt símtal á réttum tíma

Karina hafði þegar byrjað að kanna markaðinn sjálf og leita á netinu að betri leið til að stjórna tilboðum frá flutningsaðilum þegar Janis hjá Cargoson hafði samband. Tímasetningin reyndist mikilvægari en hún hafði búist við. „Ef þú hefðir hringt ári fyrr, efast ég um að ég hefði samþykkt," segir hún. „Pöntunarmagn var ekki enn orðið nógu þrýstandi. En þetta kom á réttum tíma."

Þótt framleiðsluver HansaMatrix í Ventspils sé á stefnumótandi stað nálægt flutningsleiðum í Eystrasaltssvæðinu og hafnarinnviðum, hefur það haft lítil bein áhrif á val á flutningsaðilum, enda sér HansaMatrix ekki sjálft um samstæðuflutning og hefur haldið sömu kjarnaflutningsmönnum. Það sem hefur breyst er sýnileikinn: fleiri flutningsaðilar leita nú beint til HansaMatrix vegna þess að þeir vita að fyrirtækið er að kaupa þjónustu í gegnum Cargoson.

Hvað breyttist í daglegum rekstri: yfirlit, hraði og kerfi sem man eftir öllu

Þegar Karina er beðin um að raða þeim þáttum sem skiluðu mestu virðinu eftir innleiðinguna, er hún skýr: afhendingarhraði og bókunarhraði koma fyrst, eftirlit kemur á öðrum stað og verð á þriðja stað — aðallega vegna þess að engin eldri viðmiðun er til samanburðar.

Tveir þættir sköruðu sig sérstaklega sem dýrmætari en hún hafði gert ráð fyrir.

Sá fyrsti er aðsetursbókin. HansaMatrix hafði þegar tekið saman eigin lista yfir sendendur og viðtakendur í aðfangakeðjunni. Með þeim lista í Cargoson er hægt að gera beiðnir á nokkrum smellum í stað þess að slá inn allt upp á nýtt í hvert skipti. „Aðsetrið er þar. Þú slærð inn nafnið og allt fyllir sig sjálfkrafa," segir Karina.

Hinn þátturinn er svarhraði flutningsaðila, sem er rakinn beint í Cargoson og Karina fer yfir í mánaðarlegum samantektum sínum. „Ég þrýsti á alla flutningsaðila okkar í þessum efnum. Þeir þurfa að vera tiltækir. Ef við þurfum eitthvað núna, þurfum við það strax. Svar eftir átján eða tuttugu klukkustundir hentar mér ekki." Þegar verð er svipað milli flutningsaðila verður svarhraðinn ráðandi þáttur. Hraðara svar þýðir að hægt er að senda vöruna sama dag í stað þess að hún bíði.

Karina notar spurninguna sjálfa einnig sem vísbendingu.

„Þegar flutningsaðilar hringja, spyr ég þá fljótt: ‚Ertu á Cargoson?' Fyrir mig er það merki um að flutningsaðilinn skilji þróun greinarinnar og viti að samþætting og samskipti geta ekki verið föst í tölvupósti að eilífu."

CO2-gögn eru einnig farin að skipta máli, í aðdraganda fyrirhugaðrar ISO-vottunnar sem krefst þeirra. „Við kynnum CO2-gögn þegar við gangast undir úttektir," segir Karina. „Við opnum tólið og sýnum gögnin, svo úttektaraðilar geti séð að við höfum yfirlit."

Samskipti við flutningsaðila: sömu tengsl, skýrari ábyrgð

Cargoson hefur ekki komið í stað þess sambands sem HansaMatrix hefur við flutningsaðila sína og dagleg samskipti fara enn að mestu leyti í gegnum Karina. Að staðfesta verð eða samþykkja vörusendingu tekur hana nú um þrjátíu sekúndur, í stað þess sem var áður tímafrekt ferli. Það sem hefur breyst er að flutningsaðilar vita nú að til er sýnilegur staðall sem þeir þurfa að uppfylla og skrá yfir hvort þeir hafi gert það. Þegar lofað sóknartími eða afhending bregst — sem gerist sjaldan — er samtalið einfalt. Flutningsaðilar bregðast yfirleitt fljótt við með lausn, hvort sem er sömu dags sóknartíma eða verðleiðréttingu.

Mælanleg áhrif: tími, ekki verð

Mikilvægasta ávinningurinn er meiri tími og möguleikinn á að ráðstafa honum meðvitað. Bókun, sem tók áður um tvær klukkustundir, tekur nú um það bil hálftíma. Þetta friðar tíma til ítarlegra vinnu í vörugeymslu, flutningsstjórnun og tollamálum, sem áður voru alltaf sett til hliðar.

Valkosturinn við að nota kerfi eins og Cargoson væri að ráða annan starfsmann. Nýr starfsmaður í flutningsstjórnun þyrfti yfirleitt þrjá til fjóra mánuði til að ná fullnægjandi hæfni. HansaMatrix náði sambærilegu skipulagi á um sex vikum. „Við getum mælt skilvirkni og hvort við séum að nota þennan tíma á skilvirkan hátt," segir hún. „Og ég sé að það dregur úr streitu hjá þeim sem vinnur verkið." Dagleg ferli eru einnig auðveldari í úttekt: í stað þess að grafa í gömul tölvupóstþræði til að finna út hver svaraði hvað, getur Karina séð í fljótu bragði hvaða tilboð eru enn í bið og hvaða hefur verið afgreidd.

Hverjir njóta þessa mest

Þegar Karina er spurð um hvaða fyrirtæki myndu njóta mest góðs af kerfi eins og Cargoson, nefnir hún tvo hópa: fyrirtæki sem nota marga flutningsaðila og þar sem verð skiptir máli og rétt jafnvægi milli verðs og afhendingartíma er stöðug áskorun, og fyrirtæki sem eru að vinna að ISO-vottun, þar sem handvirk söfnun CO2-gagna frá tíu mismunandi flutningsaðilum verður fljótt óviðráðanleg.

HansaMatrix lagði ekki af stað með það að endurskipuleggja tengsl sín við flutningsaðila. Það sem fyrirtækið þurfti var leið til að hætta að missa klukkustundir í tölvupóstakeðjur og vefeyðublöð í hvert skipti sem vörusending þurfti tilboð. Tímabært símtal leiddi til þess að til varð kerfi sem friðaði verulegan tíma fyrir flutningsteymið, gerði frammistöðu flutningsaðila sýnilega og rekjanlega, og setti HansaMatrix í sterkari stöðu fyrir væntanlegar kröfur um CO2-skýrslugjöf.

Eins og Karina orðar það, er stærsti ávinningurinn ekki hægt að setja á efnahagsreikning:

„Það er tíminn. Það var markmið okkar frá upphafi."