HansaMatrix on elektroniikan valmistukseen erikoistunut yritys, jolla on yli 25 vuoden kokemus alalta. Yhtiöllä on toimintaa kolmessa eri toimipisteessä: kaksi suurta tuotantolaitosta Ogressa ja Ventspilsissä tarjoavat elektroniikan sopimusvalmistuspalveluja (EMS), minkä lisäksi Marupessa sijaitsevat pienempi tuotantoyksikkö sekä yhtiön pääkonttori. Asiakaskunta on pääosin eurooppalainen, ja Skandinavia on yksi tärkeimmistä markkina-alueista. HansaMatrix toimittaa tuotteita myös Yhdysvaltoihin.
Tuotevalikoima on laaja: yritys valmistaa niin paljaita piirilevyjä, jotka toimitetaan edelleen kokoonpantaviksi muualle, kuin täysin valmiita laitteita. Asiakkaisiin kuuluu tunnettuja brändejä kuten Catchbox ja MikroTik sekä nopeasti kasvavia latvialaisia yrityksiä kuten HackMotion, jonka golfanturit on suunnattu ensisijaisesti Yhdysvaltain markkinoille, ja SAF Tehnika. Suuri osa HansaMatrixin materiaaleista hankitaan Aasiasta. Lähtevät lähetykset suuntautuvat pääosin Eurooppaan.
Karina toimii HansaMatrix Ventspilsin tuotantolaitoksen varasto- ja logistiikkapäällikkönä. Aiemmin hän käytti huomattavasti enemmän aikaa kuin olisi halunnut kuljetusliikkeiden tarjousten perässä juoksemiseen.
Ongelma: viisi sähköpostia ja verkkolomake jokaista tarjouspyyntöä varten
Ennen Cargosonia lähetysten tarjouspyyntö- ja varaustyö tapahtui lähes kokonaan sähköpostin välityksellä. Yhtä ostotilausta varten Karinan piti lähettää vähintään viisi erillistä sähköpostia – yksi kullekin harkitulle kuljetusliikkeelle. Jokainen kuljetusliike vastasi omilla lisäkysymyksillään. "Se kaksinkertaisti työmääräni", hän kertoo, "sillä vastuu hintapyynnöistä oli minulla."
Uusien kuljetusliikkeiden kanssa, erityisesti lento- ja merirahdin osalta, ei ollut oikoteitä. Jokaista varten HansaMatrixin piti täyttää kyseisen kuljetusliikkeen oma verkkolomake (TNT, FedEx, DPD jne.) alusta alkaen pelkän tarjouksen saamiseksi. Joskus lomakkeen tiedot tallentuivat myöhempää käyttöä varten, mutta usein ei. Jos HansaMatrix päätyi valitsemaan eri kuljetusliikkeen kuin alun perin tarjouksen pyytäneen, koko prosessi piti aloittaa alusta.
Todellinen hinta oli aika.
"Aika on osastoni arvokkain resurssi. Käytin sitä asioihin, jotka eivät tuottaneet mitään lisäarvoa."
Myös varauksen tekeminen vaati erillisen hyväksyntävaiheen. Hinta piti tallentaa – yleensä kuvakaappauksena – lähettää hyväksyttäväksi, ja sitten heräsi lisäkysymyksiä: voiko lähetyksen lähettää päivää myöhemmin paremmalla hinnalla, ja niin edelleen. Pyyntöjä saattoi jäädä kokonaan huomaamatta. "Oli tilanteita, joissa yksinkertaisesti unohdin vastata, ja heidän piti muistuttaa minua uudelleen", Karina sanoo. "Se oli stressaavaa ja aikaa vievää."
HansaMatrix toimii tiukalla aikataululla ympäri vuoden. Toisin kuin monilla valmistajilla, merkittävää kesäseisokkia ei ole – ainoastaan kahden viikon tehdasloma. Siksi manuaaliseen kuljetushallintaan hukattujen tuntien karsiminen oli tärkeää.
Cargosonin löytäminen: oikea yhteydenotto oikeaan aikaan
Karina oli jo itse alkanut tutkia markkinoita ja etsiä verkosta parempaa tapaa hallita kuljetusliikkeiden tarjouksia, kun Cargosonin Janis otti yhteyttä. Ajoituksella oli enemmän merkitystä kuin hän aluksi olisi arvannut. "Jos olisit soittanut vuotta aiemmin, epäilen, että olisin suostunut", hän sanoo. "Tilausmäärät eivät vielä silloin painaneet päälle. Mutta tämä tuli juuri oikeaan hetkeen."
HansaMatrix Ventspilsin tuotantolaitos sijaitsee strategisesti lähellä Baltian kauttakulkureittejä ja satamainfrastruktuuria, mutta tällä ei ole ollut suurta suoraa vaikutusta kuljetusliikkeiden hankintaan – HansaMatrix ei hoida rahtien konsolidointia itse, ja samat ydinkuljetusliikkeet ovat pysyneet. Sen sijaan näkyvyys on muuttunut: yhä useammat kuljetusliikkeet ottavat nykyään itse yhteyttä HansaMatrixiin, koska tietävät yrityksen hankkivan kuljetuksia Cargosonin kautta.
Mitä muuttui arjessa: hallinta, nopeus ja järjestelmä, joka muistaa kaiken
Kun Karinalta kysytään, mitkä tekijät toivat eniten arvoa käyttöönoton jälkeen, vastaus on selkeä: toimitusnopeus ja varausnopeus ovat etusijalla, hallinta toisena ja hinta kolmantena – lähinnä siksi, ettei aiempaa vertailukohtaa ole.
Kaksi asiaa osoittautui odotettua arvokkaammaksi.
Ensimmäinen on osoitekirja. HansaMatrix oli jo koonnut oman listan toimitusketjunsa lähettäjistä ja vastaanottajista. Kun lista siirtyi Cargosoniin, tarjouspyynnöt hoituivat muutamalla klikkauksella ilman, että tietoja tarvitsi kirjoittaa uudelleen joka kerta. "Osoite on siellä valmiina. Kirjoitat nimen ja kaikki täyttyy automaattisesti", Karina kertoo.
Toinen on kuljetusliikkeiden vasteaika, jota seurataan suoraan Cargosonissa ja jonka Karina käy läpi kuukausittaisissa yhteenvedoissaan. "Painostan kaikkia kuljetusliikkeitämme sen suhteen. Heidän täytyy olla tavoitettavissa. Jos tarvitsemme jotain nyt, tarvitsemme sen heti. Vastaus kahdeksantoista tai kahdenkymmenen tunnin kuluttua ei käy." Kun hinnat ovat kuljetusliikkeiden välillä samankaltaiset, vasteajasta tulee ratkaiseva tekijä. Nopeampi vastaus tarkoittaa, että lähetys voidaan toimittaa samana päivänä sen sijaan, että se jää odottamaan.
Karina käyttää kysymystä myös eräänlaisena mittarina.
"Kun kuljetusliikkeet soittavat, kysyn heiltä nopeasti: 'Oletteko Cargosonissa?' Se kertoo minulle, ymmärtääkö kuljetusliike alan kehityssuuntia ja tietääkö se, että integraatiot ja viestintä eivät voi jäädä sähköpostin varaan ikuisesti."
CO2-tiedot ovat myös tulleet osaksi kokonaisuutta, sillä tuleva ISO-sertifiointi tulee niitä edellyttämään. "Esitämme jo nyt CO2-tietoja auditoinneissamme", Karina sanoo. "Avaamme työkalun ja näytämme datan, jotta auditoijat näkevät, että meillä on hallinta tilanteesta."
Viestintä kuljetusliikkeiden kanssa: sama suhde, terävämpi vastuullisuus
Cargoson ei ole korvannut HansaMatrixin suhdetta kuljetusliikkeisiinsä, ja päivittäinen viestintä kulkee edelleen pitkälti Karinan kautta. Hinnan vahvistaminen tai lähetyksen hyväksyminen vie häneltä nykyään noin kolmekymmentä sekuntia, kun se ennen oli aikaa vievä prosessi. Muuttunut on se, että kuljetusliikkeet tietävät nyt, että on olemassa näkyvä standardi, johon pitää yltää, ja kirjattu tieto siitä, onko siihen ylletty. Niinä harvinaisina kertoina, kun luvattu nouto tai toimitus jää toteutumatta, keskustelu on suoraviivainen. Kuljetusliikkeet järjestävät yleensä ratkaisun nopeasti – olipa kyse samana päivänä tehtävästä noudosta tai hinnanoikaisusta.
Mitattava hyöty: aika, ei hinta
Tärkein hyöty on lisääntynyt aika ja mahdollisuus päättää, mihin sen käyttää. Varaustyö, johon kului aiemmin noin kaksi tuntia, vie nyt vain noin puoli tuntia. Tämä vapauttaa aikaa syvällisempään työhön varastossa, logistiikassa ja tullauksen parissa – asioihin, jotka aiemmin jäivät sivuun.
Vaihtoehto Cargosonin kaltaiselle järjestelmälle olisi ollut uuden henkilön palkkaaminen. Uuden logistiikkatyöntekijän perehdyttäminen täyteen toimintakykyyn kestää tyypillisesti kolmesta neljään kuukautta. HansaMatrix saavutti vastaavan rakenteen noin kuudessa viikossa. "Voimme mitata tehokkuutta ja sitä, käytämmekö ajan järkevästi", hän sanoo. "Ja näen, että se vähentää työtä tekevän henkilön stressiä." Päivittäinen prosessi on myös helpompi auditoida: sen sijaan, että kaivettaisiin vanhoja sähköpostiketjuja läpi selvittääkseen, kuka vastasi mihinkin, Karina näee yhdellä silmäyksellä, mitkä tarjoukset ovat vielä auki ja mitkä on käsitelty.
Keille tästä on eniten hyötyä
Kysyttäessä, mille yrityksille Cargosonin kaltainen järjestelmä sopisi parhaiten, Karina nosti esiin kaksi ryhmää: yritykset, jotka käyttävät useita kuljetusliikkeitä ja joille hinnan ja toimitusajan välisen oikean tasapainon löytäminen on jatkuva haaste, sekä ISO-sertifiointia tavoittelevat yritykset, joille CO2-tietojen kerääminen manuaalisesti kymmeneltä eri kuljetusliikkeeltä muuttuu nopeasti hallitsemattomaksi.
HansaMatrix ei lähtenyt uudistamaan kuljetusliikesuhteita. Yritys tarvitsi keinon lopettaa tuntien hukkaaminen sähköpostiketjuihin ja verkkolomakkeisiin aina, kun lähetys vaati tarjouksen. Oikea-aikainen yhteydenotto johti järjestelmän rakentamiseen, joka vapautti logistiikkatiimille merkittävästi aikaa, teki kuljetusliikkeiden suorituskyvyn näkyväksi ja seurattavaksi, ja asetti HansaMatrixin vahvempaan asemaan tulevien CO2-raportointivaatimusten edessä.
Kuten Karina asian ilmaisee, suurinta voittoa ei voi kirjata taseeseen:
"Se on aika. Se oli tavoitteemme alusta asti."
LinkedIn
Cargoson
