HansaMatrix ima petindvajset let izkušenj na področju proizvodnje elektronike. Podjetje deluje na treh lokacijah: dve večji proizvodni obrati v Ogreju in Ventspilsu nudita storitve elektronske proizvodnje (EMS), manjši proizvodni obrat in sedež podjetja pa sta v Marupeju. Večina strank prihaja iz Evrope, pri čemer je Skandinavija ključni trg, podjetje pa izvaža tudi v Združene države Amerike.
Paleta izdelkov je široka. HansaMatrix proizvaja vse od golih tiskovnih vezij, ki se pošiljajo naprej v montažo, do popolnoma dokončanih naprav. Med strankami so uveljavljene blagovne znamke, kot sta Catchbox in MikroTik, pa tudi hitro rastoča latvijska podjetja, kot je HackMotion, katerega senzorji za golf so namenjeni predvsem ameriškemu trgu, ter SAF Tehnika. Velik del materialov HansaMatrix nabavlja v Aziji, odhodne pošiljke pa gredo večinoma po Evropi.
Karina je vodja skladišča in logistike v proizvodnem obratu HansaMatrix Ventspils. Na tem delovnem mestu je nekoč preveč časa porabila za pridobivanje ponudb od prevoznikov.
Težava: pet e-poštnih sporočil in spletni obrazec za vsako posamezno ponudbo
Pred uvedbo Cargosona je pridobivanje ponudbe in naročanje prevoza potekalo skoraj izključno po e-pošti. Za vsako naročilo je Karina morala poslati vsaj pet ločenih e-poštnih sporočil – po eno vsakemu prevozniku, ki je prišel v poštev. Vsak prevoznik je nato odgovoril z dodatnimi vprašanji. »To je podvojilo moje delo,« pravi, »ker sem bila odgovorna za pridobivanje cenovnih ponudb.«
Pri prevoznikih, s katerimi ni bilo vzpostavljenega obstoječega odnosa – zlasti pri letalskem in pomorskem prevozu blaga – ni bilo bližnjice. Za vsakega je bilo treba od začetka izpolniti spletni obrazec ustreznega prevoznika (TNT, FedEx, DPD itd.), samo da bi prejeli ponudbo. Včasih so bili podatki iz obrazca shranjeni za poznejšo uporabo, pogosto pa ne. Če je HansaMatrix izbral drugega prevoznika, kot je bil prvotno povprašan, je bilo treba celoten postopek začeti znova.
Prava cena vsega tega je bil čas.
»Čas je najpomembnejši vir v mojem oddelku. To pomeni, da sem ga porabljala za stvari, ki niso prinesle nobene dodane vrednosti.«
Naročilo prevoza je zahtevalo tudi ločen korak odobritve. Ceno je bilo treba zabeležiti – navadno kot posnetek zaslona –, jo poslati v potrditev, nato pa so se pojavila nova vprašanja: ali bi bil prevoz dan pozneje cenejši in podobno. Zahtevki so se zlahka izgubili. »Bilo je primerov, ko sem preprosto pozabila odgovoriti in so me morali spomniti,« pravi Karina. »Bilo je stresno in zamudno.«
HansaMatrix skozi vse leto deluje po tesnem urniku. Za razliko od številnih proizvajalcev tu ni večjega poletnega zastoja – razen dvotedenskega zaprtja tovarne. Zato je bilo odpravljanje ur, izgubljenih pri ročnem upravljanju prevoznikov, toliko bolj pomembno.
Odkritje Cargosona: pravi klic ob pravem trenutku
Karina je že sama začela raziskovati trg in iskati boljši način upravljanja ponudb prevoznikov, ko jo je kontaktiral Janis iz Cargosona. Čas klica se je izkazal za pomembnejšega, kot je sprva pričakovala. »Če bi me poklicali leto prej, dvomim, da bi privolila,« pravi. »Obseg naročil takrat še ni bil dovolj velik, da bi to postalo pereče. Toda klic je prišel ob pravem trenutku.«
Čeprav je proizvodni obrat HansaMatrix v Ventspilsu strateško umeščen blizu baltskih tranzitnih poti in pristaniške infrastrukture, to ni imelo neposrednega vpliva na iskanje prevoznikov – HansaMatrix namreč ne opravlja konsolidacije tovora v lastni režiji in je ohranil iste ključne prevoznike. Kar se je spremenilo, je preglednost: vse več prevoznikov se zdaj obrača na HansaMatrix neposredno, ker vedo, da podjetje naroča prevoze prek Cargosona.
Spremembe v vsakdanjem delu: nadzor, hitrost in sistem, ki si zapomni vse
Ko je bila Karina vprašana, kateri dejavniki so po uvedbi prinesli največjo vrednost, je bila jasna: na prvem mestu sta hitrost dostave in naročanja prevozov, na drugem nadzor, na tretjem pa cena – predvsem zato, ker ni bilo prejšnje osnove za primerjavo.
Dve stvari sta se izkazali za bolj dragoceni, kot je pričakovala.
Prva je adresar. HansaMatrix je že imel sestavljen lasten seznam pošiljateljev in prejemnikov v svoji dobavni verigi. Ko je bil ta seznam vnesen v Cargoson, je bilo mogoče ponudbe pridobiti z le nekaj kliki, brez vsakokratnega ponovnega vnašanja podatkov. »Naslov je takoj tam. Vpišeš ime in vse se izpolni samo,« pravi Karina.
Druga je odzivnost prevoznikov, ki jo Cargoson beleži neposredno v sistemu in jo Karina pregleduje v mesečnih povzetkih. »Vse naše prevoznike pritiskam glede tega. Biti morajo odzivni. Če nekaj potrebujemo zdaj, to potrebujemo takoj. Odgovor po osemnajstih ali dvajsetih urah mi ne ustreza.« Ko so cene pri različnih prevoznikih podobne, postane hitrost odziva odločilni dejavnik. Hitrejši odgovor pomeni, da je pošiljko mogoče odposlati isti dan, namesto da čaka.
Karina vprašanje o Cargosonu uporablja tudi kot signal.
»Ko pokličejo prevozniki, jih hitro vprašam: 'Ste na Cargosonu?' Za mene je to pokazatelj, da prevoznik razume trende v panogi in ve, da integracije in komunikacija ne morejo ostati ujete v e-pošti za vedno.«
Podatki o emisijah CO2 so postali del slike tudi v luči prihajajoče pridobitve certifikata ISO, ki jih bo zahtevala. »Podatke o CO2 že predstavljamo na revizijah,« pravi Karina. »Odpremo orodje in pokažemo podatke, da revizorji vidijo, da imamo nadzor.«
Komunikacija s prevozniki: enak odnos, večja odgovornost
Cargoson ni nadomestil odnosa, ki ga ima HansaMatrix s svojimi prevozniki – vsakodnevna komunikacija še vedno v veliki meri poteka prek Karine. Potrditev cene ali odobritev pošiljke ji zdaj vzame približno trideset sekund, namesto da bi bil to zamuden postopek kot nekoč. Kar se je spremenilo, je to, da prevozniki zdaj vedo, da obstaja viden standard, ki ga morajo izpolniti, in evidenca o tem, ali so ga. V redkih primerih, ko obljubljen prevzem ali dostava ne uspe, je pogovor neposreden. Prevozniki navadno hitro poiščejo rešitev – bodisi prevzem isti dan bodisi prilagoditev cene.
Merljivi učinek: čas, ne cena
Najpomembnejša korist je več časa in možnost odločanja, kako ga porabiti. Naročanje prevozov, ki je nekoč vzelo približno dve uri, zdaj traja le okoli pol ure. To sprosti prostor za poglobljeno delo v skladišču, logistiki in carinski službi, ki je bilo prej potisnjeno na stranski tir.
Alternativa orodju, kot je Cargoson, bi bila zaposlitev dodatne osebe. Nov logistični kader bi navadno potreboval tri do štiri mesece, da bi postal popolnoma usposobljen. HansaMatrix je primerljivo raven urejenosti dosegel v približno šestih tednih. »Lahko merimo učinkovitost in ali ta čas res dobro izkoriščamo,« pravi Karina. »In vidim, da to zmanjšuje stres pri osebi, ki opravlja to delo.« Vsakodnevni postopek je tudi lažje revidirati: namesto da bi iskala po starih e-poštnih nitih, da bi ugotovila, kdo je odgovoril na kaj, Karina na prvi pogled vidi, katere ponudbe so še odprte in katere so bile obravnavane.
Komu to koristi najbolj
Ko je bila vprašana, katerim podjetjem bi sistem, kot je Cargoson, koristil najbolj, je Karina izpostavila dve skupini: podjetja, ki sodelujejo z več prevozniki in za katera je cena pomembna, hkrati pa je iskanje pravega ravnovesja med ceno in časom dostave stalna izziv, ter podjetja, ki si prizadevajo za certifikat ISO in za katera ročno zbiranje podatkov o CO2 od desetih različnih prevoznikov hitro postane neobvladljivo.
HansaMatrix si ni zadal cilja preoblikovati odnose s prevozniki. Podjetje je potrebovalo način, kako prenehati izgubljati ure na e-poštnih verigah in spletnih obrazcih vsakič, ko je bila za pošiljko potrebna ponudba. Pravočasen klic je privedel do vzpostavitve sistema, ki je logistični ekipi vrnil dragocen čas, naredil uspešnost prevoznikov vidno in sledljivo ter HansaMatrix postavil v boljši položaj za prihajajoče zahteve glede poročanja o emisijah CO2.
Kot pravi Karina, največje pridobitve ni mogoče vpisati v bilanco stanja:
»To je čas. To je bil naš cilj od samega začetka.«
LinkedIn
Cargoson
