HansaMatrix har tjugofem års erfarenhet av elektroniktillverkning. Företaget är verksamt på tre orter, varav de två största är tillverkningsanläggningarna i Ogre och Ventspils som erbjuder Electronics Manufacturing Services (EMS), samt ett mindre produktionsställe och huvudkontoret i Marupe. Kundbasen finns huvudsakligen i Europa, med Skandinavien som en viktig marknad, men företaget levererar även till USA.
Produktsortimentet är brett. HansaMatrix tillverkar allt från nakna kretskort som skickas vidare för montering på annan ort till kompletta färdiga enheter. Bland kunderna finns välkända varumärken som Catchbox och MikroTik, liksom snabbväxande lettiska företag som HansaMatrix, vars golfsensorer i första hand riktar sig mot den amerikanska marknaden, och SAF Tehnika. En stor del av råmaterialet köps in från Asien, medan utgående försändelser till övervägande del går till Europa.
Karina är lager- och logistikchef vid HansaMatrix Ventspils, en av tillverkningsanläggningarna. I den rollen lade hon tidigare betydligt mer tid på att jaga transportörsofferter än hon egentligen ville.
Problemet: fem e-postmeddelanden och ett webbformulär för varje enskild offert
Innan Cargoson gick nästan hela offert- och bokningsprocessen via e-post. För en enda inköpsorder behövde Karina skicka minst fem separata e-postmeddelanden – ett till varje transportör som var aktuell. Varje transportör återkom sedan med egna följdfrågor. "Det dubblerade min arbetsbelastning," berättar hon, "eftersom jag ansvarade för prisförfrågan."
För transportörer utan ett etablerat samarbete – framför allt vid luft- och sjöfrakt – fanns det ingen genväg. Varje gång krävdes det att HansaMatrix fyllde i respektive transportörs webbformulär (TNT, FedEx, DPD och så vidare) från grunden för att överhuvudtaget få en offert. Ibland sparades uppgifterna till nästa gång, men ofta inte. Om HansaMatrix valde en annan transportör än den som ursprungligen offererats fick hela processen börja om från noll.
Den verkliga kostnaden var tid.
"Tid är den mest värdefulla resursen på min avdelning. Det innebar att jag lade den på saker som inte skapade något värde alls."
Bokningen krävde dessutom ett separat godkännandesteg. Ett pris behövde dokumenteras – vanligtvis som en skärmdump – skickas för signering, och sedan dök det upp fler frågor: kunde försändelsen gå en dag senare till ett bättre pris, och liknande. Förfrågningar kunde falla mellan stolarna. "Det hände att jag helt enkelt glömde att svara, och de fick påminna mig igen," säger Karina. "Det var stressigt och tidskrävande."
HansaMatrix arbetar i ett tight schema året runt. Till skillnad från många tillverkare finns det ingen längre sommarstopp – bortsett från en tvåveckors fabriksstängning. Det gjorde det desto viktigare att slippa de timmar som gick förlorade till manuell transportörsadministration.
Vägen till Cargoson: rätt samtal vid rätt tidpunkt
Karina hade redan börjat undersöka marknaden på egen hand och söka efter ett bättre sätt att hantera transportörsofferter när Janis från Cargoson hörde av sig. Tajmingen visade sig vara viktigare än hon från början hade trott. "Hade ni ringt ett år tidigare tvivlar jag på att jag hade tackat ja," säger hon. "Ordervolymerna var inte tillräckligt pressande ännu. Men det här kom i precis rätt ögonblick."
Även om HansaMatrix Ventspils tillverkningsanläggning är strategiskt belägen nära Baltikums transitrutter och hamninfrastruktur har det haft liten direkt påverkan på transportörsupphandlingen i sig – HansaMatrix hanterar inte fraktkonsolidering internt och har behållit samma kärntransportörer. Det som däremot har förändrats är synligheten: fler transportörer kontaktar nu HansaMatrix direkt, eftersom de vet att företaget upphandlar via Cargoson.
Den dagliga förändringen: kontroll, snabbhet och ett system som minns allt
När Karina ombeds rangordna de faktorer som gett störst värde efter implementeringen är hon tydlig: leverans- och bokningshastighet kommer först, kontroll på andra plats och pris på tredje – framför allt eftersom det saknas ett tidigare jämförelsevärde att mäta mot.
Två saker visade sig vara mer värdefulla än hon hade förväntat sig.
Den första är adressboken. HansaMatrix hade redan sammanställt en egen lista över avsändare och mottagare i sin leveranskedja. Att ha den listan i Cargoson innebär att förfrågningar kan göras med bara några klick, i stället för att behöva skriva in uppgifterna på nytt varje gång. "Adressen finns redan där. Du skriver in namnet och allt fylls i automatiskt," säger Karina.
Den andra är transportörernas svarstid, som spåras direkt i Cargoson och som Karina nu går igenom i sina månatliga sammanfattningar. "Jag ställer krav på alla våra transportörer när det gäller det. De måste vara tillgängliga. Om vi behöver något nu, behöver vi det omedelbart. Ett svar efter arton eller tjugo timmar fungerar inte för mig." När priserna är likvärdiga mellan transportörerna blir svarstiden den avgörande faktorn. En snabbare återkoppling innebär att försändelsen kan skickas samma dag i stället för att läggas på is.
Karina använder också frågan i sig som en signal.
"När transportörer ringer frågar jag snabbt: 'Är ni på Cargoson?' För mig är det en indikator på att transportören förstår branschens utveckling och inser att integrationer och kommunikation inte kan stanna kvar i e-post för evigt."
CO2-data har också blivit en del av bilden, inför en kommande ISO-certifiering som kommer att kräva det. "Vi presenterar redan CO2-data i våra revisioner," berättar Karina. "Vi öppnar verktyget och visar siffrorna, så att revisorerna kan se att vi har kontroll."
Kommunikationen med transportörerna: samma relation, tydligare ansvar
Cargoson har inte ersatt den relation HansaMatrix har med sina transportörer, och den löpande kommunikationen går fortfarande till stor del via Karina. Att bekräfta ett pris eller godkänna en försändelse tar henne nu ungefär trettio sekunder, jämfört med den tidskrävande process det brukade vara. Det som har förändrats är att transportörerna nu vet att det finns en tydlig standard att leva upp till och ett register över huruvida de har gjort det. I de sällsynta fall då en utlovad hämtning eller leverans missas är samtalet rakt på sak. Transportörerna är i regel snabba med att ordna en lösning – antingen en hämtning samma dag eller en prisjustering.
Det mätbara resultatet: tid, inte pris
Den viktigaste vinsten är mer tid – och möjligheten att bestämma hur den används. Bokningen, som tidigare tog ungefär två timmar, tar nu bara en halvtimme. Det frigör tid för mer fördjupat arbete inom lager, logistik och tull – uppgifter som tidigare ofta fick stå tillbaka.
Alternativet till ett verktyg som Cargoson hade varit att anställa ytterligare en person. En ny logistikmedarbetare tar vanligtvis tre till fyra månader att bli fullt produktiv. HansaMatrix nådde en jämförbar strukturnivå på ungefär sex veckor. "Vi kan mäta effektiviteten och om vi lägger den tiden på rätt saker," säger Karina. "Och jag kan se att det minskar stressen för den som utför arbetet." Den dagliga processen är också enklare att granska: i stället för att leta igenom gamla e-posttrådar för att ta reda på vem som svarade på vad kan Karina på ett ögonblick se vilka offerter som fortfarande är öppna och vilka som är hanterade.
Vilka har mest att vinna
På frågan om vilka företag som har mest att vinna på ett system som Cargoson pekade Karina ut två grupper: företag som anlitar flera transportörer och där priset spelar stor roll och det ständigt handlar om att hitta rätt balans mellan pris och leveranstid, samt företag som arbetar mot ISO-certifiering och där det snabbt blir ohållbart att manuellt hämta CO2-data från tio olika transportörer.
HansaMatrix hade inte som mål att göra om sina transportörsrelationer från grunden. Vad företaget behövde var ett sätt att sluta förlora timmar till e-postkedjor och webbformulär varje gång en försändelse krävde en offert. Ett välplanerat samtal ledde till att ett system skapades som frigjorde betydande tid för logistikteamet, gjorde transportörernas prestationer synliga och spårbara, och satte HansaMatrix i en starkare position inför de kommande kraven på CO2-rapportering.
Som Karina uttrycker det kan den största vinsten inte sättas upp på balansräkningen:
"Det är tid. Det var vårt mål från början."
LinkedIn
Cargoson
