HansaMatrix are douăzeci și cinci de ani de experiență în producția de electronică. Compania operează în trei locații: două facilități de producție principale în Ogre și Ventspils, care oferă servicii de producție electronică (EMS), precum și un site de producție mai mic și sediul central în Mārupe. Baza de clienți este preponderent europeană, Scandinavia reprezentând una dintre piețele principale, iar compania expediază produse și în Statele Unite.
Gama de produse este largă. HansaMatrix fabrică totul, de la plăci de circuit imprimate expediate mai departe pentru asamblare, până la dispozitive finite complete. Printre clienți se numără branduri cunoscute precum Catchbox și MikroTik, dar și companii letone în creștere rapidă, cum ar fi HackMotion — ai cărei senzori de golf vizează în principal piața americană — și SAF Tehnika. O mare parte din materiale este achiziționată din Asia, iar expedierile outbound merg în cea mai mare parte spre Europa.
Karina este managerul de depozit și logistică la HansaMatrix Ventspils, o facilitate de producție. Anterior, acest rol presupunea mult mai mult timp petrecut în urmărirea ofertelor de la transportatori decât și-ar fi dorit.
Problema: cinci emailuri și un formular web pentru fiecare ofertă în parte
Înainte de Cargoson, obținerea unei oferte și rezervarea unei expedieri se făceau aproape exclusiv prin email. Pentru o singură comandă de achiziție, Karina trebuia să trimită cel puțin cinci emailuri separate — câte unul pentru fiecare transportator luat în considerare. Fiecare transportator revenea cu propriile întrebări suplimentare. „Asta îmi dubla volumul de muncă", spune ea, „pentru că eu eram responsabilă de solicitarea prețurilor."
Pentru transportatorii cu care nu exista o relație anterioară — în special pentru transportul aerian și maritim — nu existau scurtături. Fiecare dintre ei impunea completarea formularului web propriu (TNT, FedEx, DPD etc.) de la zero, doar pentru a primi o ofertă. Uneori, datele introduse în formular erau salvate pentru utilizare ulterioară. Adesea, însă, nu. Dacă HansaMatrix alegea un alt transportator decât cel pentru care fusese solicitată inițial oferta, întregul proces trebuia reluat de la capăt.
Costul real era cel al timpului.
„Timpul este cea mai valoroasă resursă din departamentul meu. Ceea ce înseamnă că îl pierdeam cu lucruri care nu aduceau nicio valoare."
Rezervarea presupunea și un pas separat de aprobare. Prețul trebuia capturat — de obicei printr-un screenshot — trimis pentru validare, după care apăreau noi întrebări: ar putea fi expedierea amânată cu o zi pentru un tarif mai bun? Și tot așa. Solicitările puteau scăpa cu ușurință printre degete. „Au existat situații în care pur și simplu uitam să răspund, iar ei trebuiau să mă contacteze din nou", recunoaște Karina. „Era stresant și consuma mult timp."
HansaMatrix funcționează după un program strâns pe tot parcursul anului. Spre deosebire de mulți producători, nu există o perioadă semnificativă de inactivitate estivală, cu excepția unei opriri de două săptămâni a fabricii. Prin urmare, eliminarea orelor pierdute cu administrarea manuală a transportatorilor era o prioritate.
Cum a apărut Cargoson: apelul potrivit la momentul potrivit
Karina începuse deja să cerceteze piața și să caute online o soluție mai bună pentru gestionarea ofertelor de la transportatori, atunci când Janis de la Cargoson a luat legătura cu ea. Momentul s-a dovedit mai important decât se așteptase. „Dacă m-ați fi sunat cu un an mai devreme, mă îndoiesc că aș fi fost de acord", spune ea. „Volumele de comenzi nu reprezentau încă o presiune. Dar apelul a venit la momentul potrivit."
Deși facilitatea de producție HansaMatrix din Ventspils este amplasată strategic în apropierea rutelor de tranzit baltice și a infrastructurii portuare, acest lucru nu a avut un impact direct semnificativ asupra selectării transportatorilor — HansaMatrix nu gestionează consolidarea mărfurilor intern și a păstrat aceiași parteneri de transport de bază. Ceea ce s-a schimbat este vizibilitatea: tot mai mulți transportatori contactează acum HansaMatrix direct, știind că firma își gestionează expedierile prin Cargoson.
Ce s-a schimbat zi de zi: control, viteză și un sistem care nu uită nimic
Când a fost rugată să ierarhizeze factorii care au adus cea mai mare valoare după implementare, Karina este clară: viteza de livrare și de rezervare ocupă primul loc, controlul vine pe locul doi, iar prețul pe locul trei — în principal pentru că nu există o bază de comparație anterioară față de care să îl raporteze.
Două lucruri în special s-au dovedit mai valoroase decât se așteptase.
Primul este agenda de adrese. HansaMatrix compilase deja propria listă de expeditori și destinatari din lanțul său de aprovizionare. Faptul că această listă se află acum în Cargoson înseamnă că solicitările pot fi făcute în câteva clicuri, fără a mai fi nevoie să retasteze datele de fiecare dată. „Adresa este acolo. Tastezi numele și totul se completează automat", spune Karina.
Al doilea este timpul de răspuns al transportatorilor, urmărit direct în Cargoson și analizat de Karina în rezumatele sale lunare. „Îi presez pe toți transportatorii noștri în această privință. Trebuie să fie receptivi. Dacă avem nevoie de ceva acum, avem nevoie imediat. Un răspuns după optsprezece sau douăzeci de ore nu îmi este de folos." Atunci când prețurile sunt similare între transportatori, viteza de răspuns devine factorul decisiv. Un răspuns mai rapid înseamnă că expedierea poate pleca în aceeași zi, în loc să fie pusă în așteptare.
Karina folosește chiar întrebarea în sine ca semnal.
„Când transportatorii sună, îi întreb rapid: «Ești pe Cargoson?» Pentru mine, acesta este un indicator că un transportator înțelege tendințele din industrie și știe că integrările și comunicarea nu pot rămâne blocate în email la nesfârșit."
Datele privind emisiile de CO2 au devenit și ele parte din tabloul de bord, în perspectiva unei viitoare certificări ISO care le va impune. „Prezentăm deja datele CO2 în auditurile noastre", spune Karina. „Deschidem instrumentul și arătăm datele, astfel încât auditorii pot vedea că avem control."
Comunicarea cu transportatorii: aceeași relație, responsabilitate mai clară
Cargoson nu a înlocuit relația pe care HansaMatrix o are cu transportatorii săi, iar comunicarea zilnică trece în continuare în mare parte prin Karina. Confirmarea unui preț sau aprobarea unei expedieri îi ia acum aproximativ treizeci de secunde, față de procesul anevoios de altădată. Ceea ce s-a schimbat este că transportatorii știu acum că există un standard vizibil de respectat și o evidență a modului în care l-au respectat. În rarele situații în care o ridicare sau o livrare promisă nu are loc, discuția este directă. Transportatorii găsesc de obicei rapid o soluție — fie o ridicare în aceeași zi, fie o ajustare de preț.
Impactul măsurabil: timp, nu preț
Cel mai important beneficiu este câștigul de timp și libertatea de a decide cum este folosit. Rezervarea, care ocupa aproximativ două ore, durează acum doar circa jumătate de oră. Acest lucru eliberează timp pentru activități mai aprofundate în depozit, logistică și vamă — domenii care înainte erau mereu împinse pe plan secund.
Alternativa la utilizarea unui instrument precum Cargoson ar fi angajarea unei persoane suplimentare. Un nou angajat în logistică are nevoie, de obicei, de trei până la patru luni pentru a deveni pe deplin operațional. HansaMatrix a atins un nivel comparabil de structură în aproximativ șase săptămâni. „Putem măsura eficiența și dacă ne petrecem timpul în mod eficient", spune Karina. „Și pot vedea că reduce stresul persoanei care face treaba." Procesul zilnic este, de asemenea, mai ușor de auditat: în loc să caute prin fire vechi de emailuri pentru a reconstitui cine a răspuns la ce, Karina poate vedea dintr-o privire ce oferte sunt încă în așteptare și care au fost soluționate.
Cine beneficiază cel mai mult
Întrebată care companii ar beneficia cel mai mult de un sistem precum Cargoson, Karina a identificat două categorii: companiile care lucrează cu mai mulți transportatori, pentru care prețul contează și găsirea echilibrului corect între preț și timpul de livrare reprezintă o provocare permanentă, și companiile care urmăresc certificarea ISO, pentru care extragerea manuală a datelor CO2 de la zece transportatori diferiți devine rapid imposibil de gestionat.
HansaMatrix nu și-a propus să-și restructureze relațiile cu transportatorii. Ceea ce compania avea nevoie era o modalitate de a nu mai pierde ore întregi cu lanțuri de emailuri și formulare web de fiecare dată când o expediere necesita o ofertă. Un apel telefonic bine plasat a dus la crearea unui sistem care a eliberat un timp considerabil pentru echipa de logistică, a făcut performanța transportatorilor vizibilă și urmăribilă și a plasat HansaMatrix într-o poziție mai solidă în fața cerințelor viitoare de raportare a emisiilor de CO2.
Cum spune Karina, cel mai mare câștig nu poate fi trecut în bilanț:
„Este timpul. Acesta a fost obiectivul nostru de la bun început."
LinkedIn
Cargoson
