HansaMatrix turi dvidešimt penkerių metų patirtį elektronikos gamyboje. Įmonė veikia trijose vietovėse: dvi pagrindinės gamybos patalpos yra Ogrėje ir Ventspylyje, kur teikiamos elektronikos gamybos paslaugos (EMS), o mažesnė gamybos vieta ir įmonės būstinė – Marupėje. Didžioji dalis klientų yra Europoje, o Skandinavija – viena svarbiausių rinkų. Įmonė taip pat siunčia prekes į Jungtines Amerikos Valstijas.
Produktų asortimentas platus. HansaMatrix gamina viską – nuo plokščių, siunčiamų tolesniam surinkimui kitur, iki visiškai baigtų įrenginių. Tarp klientų – tokios žinomos prekių ženklai kaip „Catchbox" ir „MikroTik", taip pat sparčiai augančios Latvijos įmonės: „HackMotion", kurios golfo jutikliai skirti pirmiausia JAV rinkai, ir „SAF Tehnika". Didžiąją dalį žaliavų HansaMatrix perka Azijoje. Išvežamos siuntos keliauja daugiausia po Europą.
Karina – HansaMatrix Ventspilio gamybos padalinio sandėlio ir logistikos vadovė. Anksčiau šiose pareigose tekdavo skirti kur kas daugiau laiko, nei norėtųsi, vaikantis vežėjų kainų pasiūlymų.
Problema: penki el. laiškai ir interneto forma dėl kiekvieno pasiūlymo
Iki Cargoson siuntos kainos gavimas ir užsakymo pateikimas vyko beveik išimtinai el. paštu. Dėl vieno pirkimo užsakymo Karina turėdavo išsiųsti mažiausiai penkis atskirus laiškus – po vieną kiekvienam svarstomam vežėjui. Kiekvienas vežėjas atsakydavo su papildomais klausimais. „Tai padvigubindavo mano darbo krūvį, – sako ji, – nes buvau atsakinga už kainų užklausas."
Su vežėjais, su kuriais nebuvo ankstesnių santykių – ypač oro ir jūrų krovinių atveju – jokių trumpesnių kelių nebuvo. Kiekvienam reikėdavo pildyti atitinkamo vežėjo interneto formą (TNT, FedEx, DPD ir kt.) nuo nulio vien tam, kad gautum pasiūlymą. Kartais formos duomenys būdavo išsaugomi vėlesniam naudojimui, tačiau dažnai – ne. Jei HansaMatrix pasirinkdavo kitą vežėją nei tas, kuris iš pradžių pateikė pasiūlymą, visą procesą tekdavo pradėti iš naujo.
Tikroji kaina buvo laikas.
„Laikas – vertingiausias išteklius mano skyriuje. Tai reiškia, kad jį leisdavau dalykams, kurie visiškai jokios vertės nekūrė."
Užsakymo patvirtinimas taip pat reikalavo atskiro pritarimo etapo. Kainą reikėdavo užfiksuoti – dažniausiai ekrano nuotraukos forma – išsiųsti patvirtinti, o tada kildavo daugiau klausimų: ar galima išsiųsti dieną vėliau ir gauti geresnę kainą, ir panašiai. Užklausos kartais tiesiog praslįsdavo pro pirštus. „Būdavo atvejų, kai tiesiog pamiršdavau atsakyti, ir jie turėdavo priminti dar kartą, – prisipažįsta Karina. – Tai kėlė stresą ir eikvojo laiką."
HansaMatrix dirba intensyviu ritmu ištisus metus. Skirtingai nei daugelis gamintojų, įmonė neturi reikšmingos vasaros pertraukos – išskyrus dviejų savaičių gamyklos sustojimą. Todėl rankinio vežėjų administravimo sugeriamų valandų eliminavimas buvo itin svarbus.
Kaip atsirado Cargoson: tinkamas skambutis tinkamu metu
Karina jau pati buvo pradėjusi tyrinėti rinką ir ieškoti geresnio būdo tvarkyti vežėjų kainų pasiūlymus, kai Janis iš Cargoson su ja susisiekė. Laikas pasirodė svarbesnis, nei ji iš pradžių tikėjosi. „Jei būtumėte paskambinę metais anksčiau, abejoju, ar būčiau sutikusi, – sako ji. – Užsakymų apimtys dar nedarė tokio spaudimo. Bet šis skambutis atėjo tinkamu momentu."
Nors HansaMatrix Ventspilio gamybos padalinys strategiškai išsidėstęs netoli Baltijos tranzito maršrutų ir uosto infrastruktūros, tai turėjo nedidelę tiesioginę įtaką pačiam vežėjų paieškai – įmonė nevykdo krovinių konsolidacijos savo jėgomis ir išlaikė tuos pačius pagrindinius transporto partnerius. Kas pasikeitė – tai matomumas: dabar daugiau vežėjų kreipiasi į HansaMatrix tiesiogiai, žinodami, kad įmonė vežėjus ieško per Cargoson.
Kaip pasikeitė kasdienybė: kontrolė, greitis ir sistema, kuri viską prisimena
Paprašyta įvertinti, kurie veiksniai po diegimo atnešė didžiausią naudą, Karina atsako aiškiai: pirmiausia – pristatymo ir užsakymų greitis, antra – kontrolė, trečia – kaina, ir tai daugiausia todėl, kad nėra ankstesnio palyginimo pagrindo.
Du dalykai pasirodė vertingesni, nei ji tikėjosi.
Pirmasis – adresų knyga. HansaMatrix jau buvo sudaryta savo siuntėjų ir gavėjų sąrašas visoje tiekimo grandinėje. Turėdama tą sąrašą Cargoson sistemoje, užklausas galima pateikti vos keliais paspaudimais, o ne kaskart rašyti iš naujo. „Adresas jau ten. Tiesiog įvedi pavadinimą – ir viskas užpildoma automatiškai", – sako Karina.
Antrasis – vežėjų atsako greitis, kuris stebimas tiesiogiai Cargoson sistemoje ir kurį Karina peržiūri savo mėnesinėse ataskaitose. „Reikalauju to iš visų mūsų vežėjų. Jie turi reaguoti greitai. Jei mums kažko reikia dabar – reikia nedelsiant. Atsakymas po aštuoniolikos ar dvidešimties valandų man netinka." Kai vežėjų kainos panašios, atsako greitis tampa lemiamu veiksniu. Greitesnis atsakymas reiškia, kad siunta gali būti išsiųsta tą pačią dieną, o ne atidėta.
Karina naudoja ir patį klausimą kaip signalą.
„Kai vežėjai skambina, greitai paklausiu: 'Ar esate Cargoson?' Man tai rodiklis, kad vežėjas supranta pramonės tendencijas ir žino, kad integracijos bei komunikacija negali amžinai likti el. pašto lygyje."
CO2 duomenys taip pat tapo kasdienybės dalimi – artėjant ISO sertifikavimui, kuris to reikalaus. „Mes jau pateikiame CO2 duomenis savo audituose, – sako Karina. – Atidarome įrankį ir parodome duomenis, kad auditoriai matytų, jog turime kontrolę."
Komunikacija su vežėjais: tie patys santykiai, aiškesnė atskaitomybė
Cargoson nepakeitė HansaMatrix santykių su vežėjais – kasdienė komunikacija vis dar daugiausia eina per Kariną. Kainos patvirtinimas ar siuntos patvirtinimas dabar užtrunka apie trisdešimt sekundžių, o ne tiek, kiek anksčiau. Kas pasikeitė – vežėjai dabar žino, kad yra matomas standartas, kurį reikia atitikti, ir įrašas, ar jie jį atitiko. Retais atvejais, kai pažadėtas paėmimas ar pristatymas neįvyksta, pokalbis būna tiesioginis. Vežėjai paprastai greitai suranda sprendimą – ar tai būtų paėmimas tą pačią dieną, ar kainos koregavimas.
Išmatuojamas rezultatas: laikas, ne kaina
Svarbiausia nauda – daugiau laiko ir galimybė spręsti, kaip jį panaudoti. Užsakymų tvarkymas, kuris anksčiau užimdavo apie dvi valandas, dabar trunka maždaug pusvalandį. Tai atlaisvina laiko gilesniam darbui sandėlyje, logistikoje ir muitinės klausimais – darbui, kuris anksčiau nuolat buvo stumiamas į šalį.
Alternatyva tokiam įrankiui kaip Cargoson būtų naujo darbuotojo samdymas. Naujas logistikos specialistas paprastai per tris–keturis mėnesius pasiekia visavertį darbo lygį. HansaMatrix panašų struktūros lygį pasiekė per maždaug šešias savaites. „Galime matuoti efektyvumą ir tai, ar tą laiką leidžiame prasmingai, – sako ji. – Ir matau, kad tai mažina stresą žmogui, kuris tą darbą dirba." Kasdienį procesą taip pat lengviau audituoti: vietoj to, kad narstytum senus el. laiškų srautus ir aiškintumeis, kas į ką atsakė, Karina iš karto mato, kurie pasiūlymai dar laukia atsakymo, o kurie jau sutvarkyti.
Kam tai labiausiai naudinga
Paklausus, kurioms įmonėms tokia sistema kaip Cargoson būtų naudingiausia, Karina išskyrė dvi grupes: įmones, dirbančias su keliais vežėjais, kurioms kaina svarbi ir kurioms nuolat tenka ieškoti tinkamo balanso tarp kainos ir pristatymo laiko, bei įmones, siekiančias ISO sertifikavimo – joms CO2 duomenų rinkimas rankiniu būdu iš dešimties skirtingų vežėjų greitai tampa nevaldomas.
HansaMatrix nesiekė iš esmės pertvarkyti santykių su vežėjais. Įmonei reikėjo būdo nustoti kasdien prarasti valandas dėl el. laiškų grandinių ir interneto formų kiekvieną kartą, kai siuntai reikėdavo gauti pasiūlymą. Gerai laiku atliktas skambutis lėmė sistemos sukūrimą, kuri logistikos komandai atlaisvino reikšmingą laiko kiekį, padarė vežėjų veiklą matomą ir stebimą bei suteikė HansaMatrix tvirtesnę poziciją artėjančių CO2 ataskaitų reikalavimų akivaizdoje.
Kaip sako pati Karina, didžiausio laimėjimo į balansą neįrašysi:
„Tai laikas. Tai buvo mūsų tikslas nuo pat pradžių."
LinkedIn
Cargoson
