HansaMatrix tem vinte e cinco anos de experiência no fabrico de eletrónica. A empresa opera em três localizações, incluindo duas grandes unidades de produção em Ogre e Ventspils que prestam serviços de fabrico de eletrónica (EMS), bem como uma unidade de produção mais pequena e a sede da empresa em Marupe. A sua base de clientes situa-se maioritariamente na Europa, sendo a Escandinávia um mercado de referência. A empresa também realiza envios para os Estados Unidos.
O leque de produtos é amplo. A HansaMatrix fabrica desde placas de circuito impresso enviadas para montagem noutros locais até dispositivos completos e acabados. Entre os seus clientes contam-se marcas reconhecidas como a Catchbox e a MikroTik, bem como empresas letãs em forte crescimento como a HackMotion, cujos sensores de golfe se destinam principalmente ao mercado norte-americano, e a SAF Tehnika. A HansaMatrix adquire uma grande parte dos seus materiais na Ásia. Os envios de saída destinam-se sobretudo ao mercado europeu.
Karina é a responsável de Armazém e Logística da HansaMatrix Ventspils, uma unidade de produção. Neste cargo, costumava passar muito mais tempo a perseguir cotações de transportadoras do que desejaria.
O problema: cinco e-mails e um formulário web para cada cotação
Antes do Cargoson, obter uma cotação e confirmar um envio implicava trabalhar quase exclusivamente por e-mail. Para uma única ordem de compra, Karina tinha de enviar pelo menos cinco e-mails separados — um para cada transportadora em consideração. Cada transportadora respondia com as suas próprias perguntas de seguimento. "Isso duplicava o meu trabalho", conta ela, "porque era eu a responsável pelo pedido de preço."
Para transportadoras sem relação prévia, especialmente no frete aéreo e marítimo, não havia atalhos. Cada uma exigia que a HansaMatrix preenchesse o formulário web da respetiva transportadora (TNT, FedEx, DPD, etc.) de raiz, apenas para receber uma cotação. Por vezes, os dados do formulário ficavam guardados para utilização posterior. Mas muitas vezes não ficavam. Se a HansaMatrix optasse por uma transportadora diferente da inicialmente consultada, todo o processo tinha de recomeçar do zero.
O custo real era o tempo.
"O tempo é o recurso mais valioso do meu departamento. Isso significa que o estava a gastar em tarefas que não acrescentavam qualquer valor."
A confirmação do envio exigia ainda uma etapa de aprovação separada. Era preciso registar o preço — normalmente através de uma captura de ecrã —, enviá-lo para aprovação, e depois surgiam mais perguntas: seria possível enviar um dia mais tarde para obter uma tarifa melhor, e assim por diante. Os pedidos podiam perder-se facilmente. "Houve casos em que simplesmente me esquecia de responder e eles tinham de me lembrar novamente", admite Karina. "Era stressante e consumia muito tempo."
A HansaMatrix trabalha a um ritmo intenso durante todo o ano. Ao contrário de muitos fabricantes, não existe uma paragem significativa no verão, à exceção de duas semanas de encerramento da fábrica. Eliminar as horas perdidas na gestão manual de transportadoras era, por isso, uma prioridade.
Como surgiu o Cargoson: a chamada certa no momento certo
Karina já tinha começado a pesquisar o mercado por iniciativa própria, à procura de uma forma melhor de gerir as cotações de transportadoras, quando Janis do Cargoson entrou em contacto. O momento revelou-se mais importante do que ela esperava. "Se tivesse ligado um ano antes, duvido que tivesse concordado", diz ela. "Os volumes de encomendas ainda não pressionavam o suficiente. Mas a chamada chegou no momento certo."
Embora a unidade de produção de Ventspils da HansaMatrix esteja estrategicamente localizada perto das rotas de trânsito bálticas e da infraestrutura portuária, isso teve pouco impacto direto na seleção de transportadoras, uma vez que a HansaMatrix não faz consolidação de carga internamente e manteve os mesmos parceiros de transporte de sempre. O que mudou foi a visibilidade: mais transportadoras passaram a contactar a HansaMatrix diretamente, sabendo que a empresa faz as suas escolhas através do Cargoson.
O que mudou no dia a dia: controlo, rapidez e um sistema que não esquece nada
Quando questionada sobre os fatores que trouxeram maior valor após a implementação, Karina é direta: a rapidez na entrega e na confirmação dos envios vem em primeiro lugar, o controlo em segundo, e o preço em terceiro — sobretudo porque não existe uma referência anterior com que comparar.
Dois aspetos em particular superaram as suas expectativas.
O primeiro é a agenda de endereços. A HansaMatrix já tinha compilado a sua própria lista de remetentes e destinatários ao longo da cadeia de abastecimento. Ter essa lista no Cargoson significa que os pedidos podem ser feitos em poucos cliques, sem ter de reescrever os dados de cada vez. "O endereço já está lá. Basta escrever o nome e tudo fica preenchido automaticamente", explica Karina.
O segundo é o tempo de resposta das transportadoras, que é acompanhado diretamente no Cargoson e que Karina analisa nos seus resumos mensais. "Exijo isso a todas as nossas transportadoras. Têm de ser ágeis. Se precisamos de algo agora, precisamos imediatamente. Uma resposta passadas dezoito ou vinte horas não me serve." Quando os preços são semelhantes entre transportadoras, a velocidade de resposta torna-se o fator decisivo. Uma resposta mais rápida significa que o envio pode ser despachado no próprio dia, em vez de ficar em espera.
Karina usa também a própria pergunta como indicador.
"Quando as transportadoras ligam, pergunto-lhes rapidamente: 'Estão no Cargoson?' Para mim, isso é um sinal de que a transportadora compreende as tendências do setor e sabe que as integrações e a comunicação não podem ficar presas no e-mail para sempre."
Os dados de CO2 também passaram a fazer parte do processo, antecipando uma futura certificação ISO que os exigirá. "Já apresentamos dados de CO2 nas nossas auditorias", diz Karina. "Abrimos a ferramenta e mostramos os dados, para que os auditores possam ver que temos controlo sobre isso."
Comunicação com as transportadoras: a mesma relação, com maior responsabilização
O Cargoson não substituiu a relação que a HansaMatrix mantém com as suas transportadoras, e a comunicação do dia a dia continua a passar em grande medida por Karina. Confirmar um preço ou aprovar um envio demora-lhe agora cerca de trinta segundos, em vez do processo moroso que era antes. O que mudou é que as transportadoras sabem agora que existe um padrão visível a cumprir e um registo de se o cumpriram ou não. Nas raras ocasiões em que uma recolha ou entrega prometida não é cumprida, a conversa é direta. As transportadoras tratam geralmente de encontrar uma solução rapidamente, seja uma recolha no próprio dia ou um ajuste de preço.
O impacto mensurável: tempo, não preço
O benefício mais importante é ter mais tempo — e poder decidir como utilizá-lo. A confirmação de envios, que costumava ocupar cerca de duas horas, passa-se agora em meia hora. Isso liberta tempo para um trabalho mais aprofundado no armazém, na logística e na alfândega, áreas que antes ficavam para segundo plano.
A alternativa a uma ferramenta como o Cargoson seria contratar mais uma pessoa. Um novo colaborador de logística demoraria tipicamente três a quatro meses a atingir plena autonomia. A HansaMatrix alcançou um nível de organização comparável em cerca de seis semanas. "Conseguimos medir a eficiência e perceber se estamos a usar bem esse tempo", afirma Karina. "E vejo que isso reduz o stress de quem faz o trabalho." O processo diário também é mais fácil de auditar: em vez de ter de vasculhar antigas cadeias de e-mails para perceber quem respondeu ao quê, Karina consegue ver de relance quais as cotações ainda em aberto e quais já foram tratadas.
Quem beneficia mais com esta solução
Quando questionada sobre que empresas beneficiariam mais de um sistema como o Cargoson, Karina identificou dois grupos: empresas que trabalham com várias transportadoras, para as quais o preço é importante e encontrar o equilíbrio certo entre preço e prazo de entrega é um desafio constante, e empresas que trabalham para obter certificação ISO, para as quais recolher manualmente dados de CO2 de dez transportadoras diferentes rapidamente se torna inviável.
A HansaMatrix não tinha como objetivo reformular as suas relações com as transportadoras. O que a empresa precisava era de uma forma de deixar de perder horas em cadeias de e-mails e formulários web sempre que um envio requeria uma cotação. Uma chamada no momento certo resultou na criação de um sistema que libertou uma quantidade significativa de tempo para a equipa de logística, tornou o desempenho das transportadoras visível e mensurável, e colocou a HansaMatrix numa posição mais sólida face aos próximos requisitos de reporte de CO2.
Como Karina resume, a maior conquista não aparece no balanço:
"É o tempo. Esse era o nosso objetivo desde o início."
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