HansaMatrix, elektronik üretimi alanında yirmi beş yıllık deneyime sahip bir şirkettir. Şirket, Ogre ve Ventspils'teki iki büyük üretim tesisi de dahil olmak üzere üç farklı lokasyonda faaliyet göstermektedir; bu tesisler Elektronik Üretim Hizmetleri (EMS) sunmaktadır. Bunların yanı sıra Marupe'de daha küçük bir üretim birimi ve şirket genel merkezi bulunmaktadır. Müşteri tabanı ağırlıklı olarak Avrupa'dan oluşmakta olup İskandinav ülkeleri önemli bir pazar konumundadır. Şirket aynı zamanda Amerika Birleşik Devletleri'ne de sevkiyat gerçekleştirmektedir.
Ürün yelpazesi oldukça geniştir. HansaMatrix, başka yerlerde montaj için gönderilen çıplak devre kartlarından eksiksiz bitmiş cihazlara kadar pek çok farklı ürün üretmektedir. Müşterileri arasında Catchbox ve MikroTik gibi tanınmış markalar yer almaktadır; bunların yanı sıra golf sensörleri öncelikli olarak ABD pazarına yönelik olan HackMotion ve SAF Tehnika gibi hızla büyüyen Letonya şirketleri de müşteri portföyünde bulunmaktadır. HansaMatrix, malzemelerinin büyük bölümünü Asya'dan temin etmektedir. Giden sevkiyatlar ise ağırlıklı olarak Avrupa genelinde gerçekleşmektedir.
Karina, HansaMatrix Ventspils üretim tesisinin Depo ve Lojistik Müdürüdür. Bu görev, eskiden taşıyıcı tekliflerini takip etmek için istediğinden çok daha fazla zaman harcamayı gerektiriyordu.
Sorun: her teklife beş e-posta ve bir web formu
Cargoson öncesinde, bir sevkiyat için teklif almak ve rezervasyon yapmak neredeyse tamamen e-posta üzerinden yürütülüyordu. Tek bir satın alma siparişi için Karina'nın değerlendirdiği her taşıyıcıya ayrı ayrı, toplamda en az beş e-posta göndermesi gerekiyordu. Her taşıyıcı ise ardından kendi ek sorularıyla geri dönüyordu. "Bu iş yükümü ikiye katladı," diyor Karina, "çünkü fiyat talebi sürecinden ben sorumluydum."
Daha önce çalışılmamış taşıyıcılar söz konusu olduğunda, özellikle hava ve deniz taşımacılığında, herhangi bir kısayol yoktu. Her biri için HansaMatrix'in yalnızca teklif alabilmek amacıyla ilgili taşıyıcının web formunu (TNT, FedEx, DPD vb.) sıfırdan doldurması gerekiyordu. Bazen form verileri sonraki kullanım için kaydediliyordu; ancak çoğu zaman kaydedilmiyordu. İlk teklif alınan taşıyıcı yerine farklı bir taşıyıcı seçildiğinde ise tüm sürecin baştan tekrarlanması gerekiyordu.
Asıl maliyet zamandı.
"Zaman, departmanımdaki en değerli kaynaktır. Oysa ben onu hiçbir değer katmayan işlere harcıyordum."
Rezervasyon aşaması da ayrı bir onay adımı gerektiriyordu. Bir fiyatın genellikle ekran görüntüsü alınarak onaya gönderilmesi, ardından yeni soruların gündeme gelmesi gerekiyordu: daha iyi bir fiyat için sevkiyat bir gün ertelenebilir mi, gibi. Talepler tamamen gözden kaçabiliyordu. "Bazen yanıt vermeyi unuttuğum oluyordu ve onların beni tekrar hatırlatması gerekiyordu," diyor Karina. "Hem stresli hem de çok zaman alıcıydı."
HansaMatrix, yıl boyunca sıkı bir tempoda çalışmaktadır. Pek çok üreticinin aksine, iki haftalık fabrika kapanışı dışında kayda değer bir yaz molası bulunmamaktadır. Bu nedenle, manuel taşıyıcı yönetimine harcanan saatleri ortadan kaldırmak büyük önem taşıyordu.
Cargoson ile tanışma: tam zamanında gelen bir arama
Karina, taşıyıcı tekliflerini daha iyi yönetmenin bir yolunu bulmak için kendi başına pazar araştırması yapmaya ve internette seçenekler aramaya başlamıştı. Tam bu sırada Cargoson'dan Janis kendisiyle iletişime geçti. Zamanlamanın önemi, başlangıçta beklediğinden çok daha büyük oldu. "Bir yıl önce arasaydınız, kabul etmezdim," diyor. "Sipariş hacimleri henüz baskı yaratmıyordu. Ama bu tam doğru anda geldi."
HansaMatrix'in Ventspils üretim tesisi, Baltık transit güzergahlarına ve liman altyapısına stratejik açıdan yakın bir konumda bulunmaktadır; ancak bu durum, taşıyıcı seçimi sürecini doğrudan fazla etkilememiştir. Zira HansaMatrix, yük konsolidasyonunu bünyesinde yürütmemekte ve aynı temel taşıma ortaklarıyla çalışmaya devam etmektedir. Değişen şey görünürlüktür: artık daha fazla taşıyıcı, şirketin Cargoson üzerinden tedarik yaptığını bildiği için doğrudan HansaMatrix'e başvurmaktadır.
Günlük iş akışında neler değişti: kontrol, hız ve her şeyi hatırlayan bir sistem
Uygulamadan sonra en yüksek değeri hangi faktörlerin sağladığını sıralamak gerekirse Karina net bir yanıt veriyor: önce teslimat ve rezervasyon hızı, sonra kontrol, ardından fiyat geliyor; fiyatın üçüncü sırada olmasının temel nedeni ise karşılaştırılabilecek önceki bir referans noktasının bulunmamasıdır.
Özellikle iki şey, beklediğinden çok daha değerli çıktı.
Bunlardan ilki adres defteridir. HansaMatrix, tedarik zincirindeki gönderici ve alıcıların kendi listesini önceden hazırlamıştı. Bu listenin Cargoson'a aktarılması sayesinde talepler her seferinde yeniden yazılmak yerine yalnızca birkaç tıklamayla oluşturulabilir hale geldi. "Adres zaten orada. Sadece ismi yazıyorsunuz, geri kalan her şey otomatik dolduruluyor," diyor Karina.
İkincisi ise taşıyıcı yanıt süresidir. Bu süre artık doğrudan Cargoson içinde takip edilmekte ve Karina tarafından aylık özetlerde düzenli olarak gözden geçirilmektedir. "Tüm taşıyıcılarımıza bu konuda baskı yapıyorum. Hızlı dönüş yapmaları şart. Bir şeye hemen ihtiyacımız varsa, gerçekten hemen lazım. On sekiz ya da yirmi saat sonra gelen bir yanıt benim için işe yaramaz." Fiyatlar taşıyıcılar arasında benzer olduğunda, yanıt hızı belirleyici faktör haline geliyor. Daha hızlı yanıt, sevkiyatın askıya alınmak yerine aynı gün gönderilebilmesi anlamına geliyor.
Karina, soruyu kendisi de bir sinyal olarak kullanıyor.
"Taşıyıcılar aradığında hemen soruyorum: 'Cargoson'da mısınız?' Bu benim için bir göstergedir; entegrasyonların ve iletişimin sonsuza kadar e-postada kalamayacağını anlayan bir taşıyıcıyla karşı karşıya olduğumu gösterir."
CO2 verileri de artık sürecin bir parçası haline geldi; yaklaşan ISO sertifikasyon çalışmaları bu veriyi zorunlu kılacak. "CO2 verilerini denetimlerimizde zaten sunuyoruz," diyor Karina. "Aracı açıp verileri gösteriyoruz; böylece denetçiler kontrolün bizde olduğunu görebiliyor."
Taşıyıcılarla iletişim: aynı ilişki, daha net hesap verebilirlik
Cargoson, HansaMatrix'in taşıyıcılarıyla kurduğu ilişkinin yerini almadı; günlük iletişim büyük ölçüde Karina üzerinden yürümeye devam ediyor. Ancak bir fiyatı onaylamak ya da sevkiyatı kabul etmek artık eskiden olduğu gibi uzun bir süreç gerektirmiyor; bu işlem yaklaşık otuz saniyede tamamlanıyor. Değişen şey şu: taşıyıcılar artık karşılamaları gereken görünür bir standardın ve bunu karşılayıp karşılamadıklarının kaydının tutulduğunun farkında. Vaat edilen bir toplama veya teslimatın kaçırıldığı nadir durumlarda ise konuşma doğrudan ve açık oluyor. Taşıyıcılar genellikle aynı gün toplama ya da fiyat düzenlemesi gibi çözümler üretmekte gecikmiyorlar.
Ölçülebilir etki: fiyat değil, zaman
En önemli kazanım daha fazla zamana sahip olmak ve bu zamanı nasıl kullanacağına karar verebilmektir. Eskiden yaklaşık iki saat süren rezervasyon işlemleri artık yalnızca yarım saat alıyor. Bu sayede daha önce ertelenmek zorunda kalınan depo, lojistik ve gümrük işlemlerine daha derinlemesine odaklanmak mümkün hale geldi.
Cargoson gibi bir araç kullanılmaması durumunda alternatif, yeni bir personel istihdam etmek olurdu. Yeni bir lojistik çalışanının tam anlamıyla verimli hale gelmesi genellikle üç ila dört ay almaktadır. HansaMatrix ise benzer bir düzen seviyesine yaklaşık altı haftada ulaştı. "Verimliliği ve zamanı etkin kullanıp kullanmadığımızı ölçebiliyoruz," diyor Karina. "Ve bu sürecin işi yapan kişi üzerindeki stresi azalttığını da görebiliyorum." Günlük süreç denetim açısından da çok daha kolay hale geldi: kimin neye yanıt verdiğini anlamak için eski e-posta zincirlerini karıştırmak yerine Karina, hangi tekliflerin hâlâ beklemede olduğunu ve hangilerinin tamamlandığını tek bakışta görebiliyor.
Bu sistemden en çok kim yararlanır
Cargoson gibi bir sistemden en çok hangi şirketlerin yararlanacağı sorulduğunda Karina iki grup tanımlıyor: birden fazla taşıyıcıyla çalışan ve fiyatın önemli olduğu, fiyat ile teslimat süresi arasındaki doğru dengeyi kurmanın sürekli bir zorluk oluşturduğu işletmeler; ve ISO sertifikasyonuna hazırlanan, on farklı taşıyıcıdan manuel olarak CO2 verisi toplamanın hızla yönetilemez bir hal aldığı şirketler.
HansaMatrix, taşıyıcı ilişkilerini köklü biçimde değiştirmeyi hedefleyerek yola çıkmadı. Şirketin ihtiyacı olan şey, her sevkiyat teklifi için e-posta zincirlerine ve web formlarına harcanan saatleri durdurmaktı. Tam zamanında gelen bir telefon araması, lojistik ekibine önemli miktarda zaman kazandıran, taşıyıcı performansını görünür ve takip edilebilir kılan ve HansaMatrix'i yaklaşan CO2 raporlama gereklilikleri karşısında daha güçlü bir konuma taşıyan bir sistemin kurulmasıyla sonuçlandı.
Karina'nın ifadesiyle, en büyük kazanım bilançoya yansıtılamaz:
"Zaman. Başından beri hedefimiz buydu."
LinkedIn
Cargoson
