HansaMatrix: от 5 имейла до няколко клика за оферта

HansaMatrix има двадесет и пет години опит в производството на електроника. Компанията работи на три локации, включително два основни производствени обекта в Огре и Вентспилс, предоставящи услуги по производство на електроника (EMS), както и по-малък производствен обект и централата на компанията в Марупе. Клиентската база е предимно в Европа, като Скандинавия е основен пазар. HansaMatrix изпраща пратки и до Съединените щати.

Продуктовата гама е широка. Компанията произвежда всичко — от голи печатни платки, изпращани за сглобяване другаде, до напълно завършени устройства. Сред клиентите ѝ са добре познати марки като Catchbox и MikroTik, както и бързо развиващи се латвийски компании като HackMotion, чиито голф сензори са насочени предимно към американския пазар, и SAF Tehnika. HansaMatrix закупува голяма част от материалите си от Азия, а изходящите пратки отиват основно из цяла Европа.

Карина е мениджър на склада и логистиката в производствения обект на HansaMatrix във Вентспилс. Преди тази роля отнемаше много повече време за преследване на оферти от превозвачи, отколкото тя би желала.

Проблемът: пет имейла и уеб форма за всяка отделна оферта

Преди Cargoson получаването на оферта и резервирането на транспорт за дадена пратка минаваше почти изцяло през имейл. За една-единствена поръчка Карина трябваше да изпрати поне пет отделни имейла — по един до всеки разглеждан превозвач. След това всеки превозвач се връщаше с допълнителни въпроси. „Това удвояваше натоварването ми", казва тя, „тъй като аз отговарях за заявките за цени."

При превозвачи без установена връзка — особено при въздушен и морски товарен транспорт — нямаше никъде да се скъси. За всеки от тях HansaMatrix трябваше да попълни съответната уеб форма на превозвача (TNT, FedEx, DPD и др.) от нулата, само за да получи оферта. Понякога данните от формата се запазваха за по-късно, но често — не. Ако HansaMatrix избереше различен превозвач от първоначално офертирания, целият процес трябваше да започне отначало.

Реалната цена беше времето.

„Времето е най-ценният ресурс в моя отдел. Което означаваше, че го прекарвах в неща, които не добавяха никаква стойност."

Резервирането на транспорт изискваше и отделна стъпка за одобрение. Цената трябваше да бъде уловена — обикновено като екранна снимка — изпратена за потвърждение, след което се появяваха нови въпроси: може ли пратката да тръгне ден по-късно за по-добра цена, и така нататък. Заявките можеха да се изгубят напълно. „Имаше случаи, в които просто забравях да отговоря и те трябваше да ми напомнят отново", казва Карина. „Беше стресиращо и отнемаше много време."

HansaMatrix работи по натегнат график през цялата година. За разлика от много производители, там няма значителен летен престой — само двуседмично спиране на завода. Това означаваше, че елиминирането на изгубените часове за ръчна администрация с превозвачи беше от съществено значение.

Как намериха Cargoson: навременен разговор в точния момент

Карина вече беше започнала сама да проучва пазара и да търси онлайн по-добър начин за управление на офертите от превозвачи, когато Янис от Cargoson се свърза с нея. Моментът се оказа по-важен, отколкото тя първоначално беше очаквала. „Ако бяхте се обадили година по-рано, се съмнявам, че щях да се съглася", казва тя. „Обемите на поръчките все още не бяха натиснали достатъчно. Но това дойде в точния момент."

Въпреки че производственият обект на HansaMatrix във Вентспилс е стратегически разположен близо до балтийски транзитни маршрути и пристанищна инфраструктура, това е имало малко пряко влияние върху самото намиране на превозвачи — HansaMatrix не извършва консолидация на товари вътрешно и е запазила същите основни транспортни партньори. Това, което се е променило, е видимостта: все повече превозвачи се обръщат директно към HansaMatrix, защото знаят, че компанията работи чрез Cargoson.

Какво се промени в ежедневието: контрол, скорост и система, която помни всичко

Помолена да наредди факторите, донесли най-висока стойност след внедряването, Карина е категорична: на първо място е скоростта на доставка и резервиране, на второ — контролът, а на трето — цената, главно защото няма по-ранна база за сравнение.

Две неща по-специално се оказаха по-ценни, отколкото тя беше очаквала.

Първото е адресната книга. HansaMatrix вече беше съставила собствен списък на изпращачи и получатели в рамките на веригата си за доставки. Наличието на този списък в Cargoson означаваше, че заявките могат да бъдат направени само с няколко клика, вместо да се въвеждат данните наново всеки път. „Адресът е там. Просто въвеждаш името и всичко се попълва", казва Карина.

Второто е времето за отговор на превозвачите, което се проследява директно в Cargoson и което Карина преглежда в месечните си обобщения. „Настоявам пред всички наши превозвачи за това. Те трябва да бъдат отзивчиви. Ако имаме нужда от нещо сега, трябва да го получим незабавно. Отговор след осемнадесет или двадесет часа не ми върши работа." Когато цените при различните превозвачи са сходни, скоростта на отговор се превръща в решаващия фактор. По-бързият отговор означава, че пратката може да бъде изпратена същия ден, вместо да чака.

Карина използва и самия въпрос като сигнал.

„Когато превозвачи се обаждат, бързо ги питам: 'Вие в Cargoson ли сте?' За мен това е индикатор, че превозвачът разбира тенденциите в бранша и знае, че интеграциите и комуникацията не могат да останат завинаги в имейла."

Данните за CO2 също са станали част от картината — в очакване на предстоящото преминаване към ISO сертификация, което ще го изисква. „Вече представяме данни за CO2 в нашите одити", казва Карина. „Отваряме инструмента и показваме данните, така че одиторите да видят, че имаме контрол."

Комуникацията с превозвачите: същите отношения, по-ясна отчетност

Cargoson не е заменил отношенията, които HansaMatrix поддържа с превозвачите си, и ежедневната комуникация все още минава основно през Карина. Потвърждаването на цена или одобряването на пратка сега отнема около тридесет секунди, вместо да е продължителен процес, какъвто беше преди. Това, което се е променило, е, че превозвачите вече знаят, че има видим стандарт, който трябва да спазват, и запис дали са го спазили. В редките случаи, когато обещано събиране или доставка не се осъществи, разговорът е директен. Превозвачите обикновено бързат да намерят решение — било то събиране в същия ден или корекция на цената.

Измеримият резултат: времето, не цената

Най-важната полза е наличието на повече време и възможността да се реши как да се използва. Резервирането на транспорт, което преди отнемаше около два часа, сега отнема само около половин час. Това освобождава ресурс за по-задълбочена работа в склада, логистиката и митниците — области, които преди бяха изтласквани настрана.

Алтернативата на използването на инструмент като Cargoson би била наемането на още един служител. Нов логистичен специалист обикновено се нуждае от три до четири месеца, за да стане напълно самостоятелен. HansaMatrix достигна сравнимо ниво на организираност за около шест седмици. „Можем да измерим ефективността и дали прекарваме времето си ефективно", казва тя. „И виждам, че това намалява стреса при човека, който върши работата." Ежедневният процес е и по-лесен за одитиране: вместо да се рови в стари имейл нишки, за да разбере кой на какво е отговорил, Карина може с един поглед да види кои оферти са все още в изчакване и кои са приключени.

Кой се възползва най-много от това

Попитана кои компании биха се възползвали най-много от система като Cargoson, Карина посочи две групи: бизнеси, работещи с няколко превозвача, за които цената е важна и постигането на правилния баланс между цена и срок на доставка е постоянно предизвикателство, и компании, стремящи се към ISO сертификация, за които ръчното събиране на данни за CO2 от десет различни превозвача бързо се превръща в непосилна задача.

HansaMatrix не е тръгнала с цел да преобрази отношенията си с превозвачите. Това, от което компанията се нуждаеше, беше начин да спре да губи часове в имейл вериги и уеб форми всеки път, когато дадена пратка изискваше оферта. Един навременен разговор доведе до изграждането на система, която освободи значително количество време за логистичния екип, направи представянето на превозвачите видимо и проследимо и постави HansaMatrix в по-силна позиция за предстоящите изисквания за отчитане на CO2.

Както казва Карина, най-голямата победа не може да бъде вписана в баланса: