HansaMatrix — компанія з двадцятип'ятирічним досвідом у виробництві електроніки. Вона працює на трьох майданчиках: два великі виробничі підприємства в Огре та Вентспілсі надають послуги з виробництва електроніки (EMS), а менший виробничий об'єкт і штаб-квартира компанії розташовані в Марупе. Основна клієнтська база — європейські ринки, серед яких особливе місце займає Скандинавія. Компанія також здійснює відправлення до США.
Асортимент продукції широкий: HansaMatrix виробляє як голі друковані плати, що відправляються на подальше складання, так і повністю готові пристрої. Серед клієнтів компанії — відомі бренди Catchbox і MikroTik, а також латвійські компанії, що швидко зростають: HackMotion, чиї гольф-сенсори орієнтовані переважно на ринок США, та SAF Tehnika. Значну частину матеріалів HansaMatrix закуповує в Азії, тоді як вихідні відправлення здебільшого прямують до країн Європи.
Каріна — менеджер складу та логістики на виробничому підприємстві HansaMatrix у Вентспілсі. Раніше значну частину свого робочого часу вона витрачала на те, чого хотілося б уникнути: збір цінових пропозицій від перевізників.
Проблема: п'ять листів і веб-форма для кожного окремого відправлення
До впровадження Cargoson отримання пропозиції та оформлення замовлення на відправлення відбувалося майже виключно через електронну пошту. Для кожного замовлення на закупівлю Каріна мала надіслати щонайменше п'ять окремих листів — по одному кожному перевізнику, що розглядався. Кожен перевізник у відповідь ставив додаткові запитання. «Це подвоювало мій обсяг роботи, — каже вона, — адже саме я відповідала за запит ціни».
Для перевізників, з якими не було усталених відносин, — особливо у сфері авіаційних та морських вантажоперевезень — жодних скорочень не існувало. Для кожного з них HansaMatrix доводилося заповнювати відповідну веб-форму перевізника (TNT, FedEx, DPD тощо) з нуля лише для того, щоб отримати пропозицію. Іноді введені дані зберігалися для подальшого використання, але нерідко — ні. Якщо HansaMatrix обирала іншого перевізника, ніж той, у якого спочатку запитувала ціну, весь процес доводилося починати заново.
Реальна ціна цього — час.
«Час — найцінніший ресурс у моєму відділі. А я витрачала його на речі, що не додавали жодної цінності».
Оформлення замовлення також потребувало окремого кроку погодження. Ціну потрібно було зафіксувати — зазвичай у вигляді скриншота, — надіслати на затвердження, після чого виникали нові запитання: чи можна відправити на день пізніше заради кращої ставки, і так далі. Запити могли загубитися. «Траплялося, що я просто забувала відповісти, і мені доводилося нагадувати знову», — розповідає Каріна. «Це було стресово і забирало багато часу».
HansaMatrix працює в щільному графіку цілий рік. На відміну від багатьох виробників, тут немає тривалого літнього простою — лише двотижнє зупинення заводу. Тому усунення годин, що витрачалися на ручне адміністрування роботи з перевізниками, мало принципове значення.
Як з'явився Cargoson: вчасний дзвінок у потрібний момент
Каріна вже самостійно досліджувала ринок і шукала в інтернеті кращий спосіб управляти пропозиціями від перевізників, коли Яніс з Cargoson вийшов на зв'язок. Момент виявився важливішим, ніж вона спочатку очікувала. «Якби ви зателефонували мені роком раніше, я навряд чи погодилася б, — каже вона. — Обсяги замовлень ще не створювали такого тиску. Але цей дзвінок надійшов у потрібний час».
Виробничий майданчик HansaMatrix у Вентспілсі стратегічно розташований поблизу балтійських транзитних маршрутів і портової інфраструктури, однак це мало безпосереднього впливу на вибір перевізників: HansaMatrix не займається консолідацією вантажів власними силами і зберегла тих самих ключових транспортних партнерів. Що змінилося — так це видимість: тепер більше перевізників звертаються до HansaMatrix напряму, знаючи, що компанія здійснює закупівлю через Cargoson.
Що змінилося в щоденній роботі: контроль, швидкість і система, яка все пам'ятає
Коли Каріну попросили визначити фактори, що принесли найбільшу цінність після впровадження, вона відповіла чітко: на першому місці — швидкість доставки та оформлення замовлень, на другому — контроль, на третьому — ціна, і то переважно тому, що немає попередньої бази для порівняння.
Два аспекти виявилися ціннішими, ніж вона очікувала.
Перший — адресна книга. HansaMatrix вже мала власний список відправників і одержувачів у своєму ланцюжку постачання. Наявність цього списку в Cargoson дозволила оформлювати запити за кілька кліків, не передруковуючи дані щоразу заново. «Адреса вже є в системі. Просто вводиш назву — і все заповнюється автоматично», — каже Каріна.
Другий — швидкість відповіді перевізників, яка відстежується безпосередньо в Cargoson і яку Каріна тепер аналізує у своїх щомісячних звітах. «Я вимагаю цього від усіх наших перевізників. Вони мають бути на зв'язку. Якщо нам щось потрібно зараз — нам потрібно це негайно. Відповідь через вісімнадцять чи двадцять годин мене не влаштовує». Коли ціни у перевізників схожі, швидкість відповіді стає вирішальним фактором: швидша відповідь означає, що відправлення можна відправити того ж дня, а не відкладати.
Каріна також використовує саме запитання як індикатор.
«Коли перевізники телефонують, я одразу запитую: "Ви є в Cargoson?" Для мене це показник того, що перевізник розуміє тенденції галузі й усвідомлює: інтеграції та комунікація не можуть вічно залишатися в електронній пошті».
Дані про викиди CO2 також стали частиною роботи — у зв'язку з майбутнім переходом до сертифікації ISO, яка їх вимагатиме. «Ми вже включаємо дані про CO2 до наших аудитів, — каже Каріна. — Відкриваємо інструмент і показуємо дані, щоб аудитори бачили: ми контролюємо цей процес».
Комунікація з перевізниками: ті самі відносини, чіткіша відповідальність
Cargoson не замінив відносини HansaMatrix з перевізниками — щоденна комунікація, як і раніше, значною мірою проходить через Каріну. Підтвердження ціни або погодження відправлення тепер займає близько тридцяти секунд замість того, чим це було раніше. Що змінилося — так це те, що перевізники тепер знають: існує чіткий стандарт, якому потрібно відповідати, і є запис того, чи вони його дотримуються. У рідкісних випадках, коли обіцяне забирання або доставка зривається, розмова відбувається без зайвих ускладнень. Перевізники, як правило, швидко пропонують рішення — чи то забирання того ж дня, чи то коригування ціни.
Вимірюваний результат: час, а не ціна
Найважливіша перевага — більше часу і можливість самостійно вирішувати, як його витрачати. Оформлення замовлень, яке раніше займало близько двох годин, тепер займає приблизно півгодини. Це звільняє час для глибшої роботи на складі, у сфері логістики та митного оформлення — тих завдань, що раніше відкладалися.
Альтернативою використанню такого інструменту, як Cargoson, було б наймання ще одного співробітника. Новий фахівець з логістики зазвичай виходить на повну продуктивність за три-чотири місяці. HansaMatrix досягла порівнянного рівня організованості приблизно за шість тижнів. «Ми можемо вимірювати ефективність і те, чи витрачаємо цей час продуктивно, — каже Каріна. — І я бачу, що це знижує стрес для людини, яка виконує цю роботу». Щоденний процес також легше піддається аудиту: замість того щоб перегортати старі листування й з'ясовувати, хто і що відповів, Каріна одразу бачить, які пропозиції ще очікують на відповідь, а які вже опрацьовані.
Кому це принесе найбільшу користь
На запитання про те, яким компаніям така система, як Cargoson, принесе найбільшу користь, Каріна виділила дві групи: підприємства, що працюють з кількома перевізниками, для яких ціна важлива і де постійним викликом є досягнення правильного балансу між ціною та часом доставки, а також компанії, що прагнуть до сертифікації ISO, для яких ручне збирання даних про CO2 від десяти різних перевізників швидко стає некерованим.
HansaMatrix не ставила за мету докорінно змінити відносини з перевізниками. Компанії потрібен був спосіб припинити витрачати години на ланцюжки листів і веб-форми щоразу, коли відправлення потребувало пропозиції. Вчасний дзвінок привів до створення системи, яка звільнила значну кількість часу для логістичної команди, зробила роботу перевізників видимою та вимірюваною і поставила HansaMatrix у вигіднішу позицію з огляду на майбутні вимоги до звітності щодо CO2.
Як каже сама Каріна, головний здобуток не відобразиш у балансі:
«Це час. Саме це було нашою метою від самого початку».
LinkedIn
Cargoson
