HansaMatrix má pětadvacet let zkušeností s výrobou elektroniky. Společnost působí na třech místech: dvě hlavní výrobní závody v Ogre a Ventspilsu poskytují služby v oblasti výroby elektroniky (EMS), menší výrobní provoz a sídlo firmy se nacházejí v Marupe. Zákazníci pocházejí převážně z Evropy, přičemž Skandinávie představuje klíčový trh. HansaMatrix dodává i do Spojených států.
Portfolio výrobků je velmi široké – od holých plošných spojů určených k dalšímu osazení jinde až po kompletní hotová zařízení. Mezi klienty patří renomované značky jako Catchbox a MikroTik, ale také rychle rostoucí lotyšské firmy jako HansaMatrix, HackMotion, jejichž golfové senzory míří především na americký trh, nebo SAF Tehnika. Materiály nakupuje HansaMatrix z velké části v Asii, odchozí zásilky putují převážně po celé Evropě.
Karina je vedoucí skladu a logistiky v závodě HansaMatrix ve Ventspilsu. Na této pozici trávila dříve mnohem více času honbou za nabídkami dopravců, než by si přála.
Problém: pět e-mailů a webový formulář pro každou jedinou nabídku
Než HansaMatrix začala používat Cargoson, znamenalo získání nabídky a zadání přepravní objednávky práci téměř výhradně přes e-mail. Pro jedinou objednávku musela Karina odeslat nejméně pět samostatných e-mailů – každému z oslovených dopravců zvlášť. Každý z nich pak přicházel s dalšími doplňujícími dotazy. „To mi zdvojnásobilo práci," říká, „protože za poptávku cen jsem zodpovídala já."
U dopravců, se kterými HansaMatrix dosud nespolupracovala – zejména v letecké a námořní přepravě – neexistovala žádná zkratka. U každého bylo nutné vyplnit příslušný webový formulář (TNT, FedEx, DPD atd.) od začátku, jen aby firma vůbec obdržela nabídku. Někdy se zadané údaje uložily pro pozdější použití, ale často ne. Pokud HansaMatrix nakonec zvolila jiného dopravce, než od kterého si nechala nacenit jako prvního, celý proces musel začít znovu.
Skutečnou cenou byl čas.
„Čas je v mém oddělení nejcennější zdroj. A já ho trávila věcmi, které nepřinášely žádnou přidanou hodnotu."
Objednávka navíc vyžadovala samostatný schvalovací krok. Cenu bylo třeba zachytit – zpravidla jako snímek obrazovky – odeslat ke schválení a pak přicházely další otázky: dalo by se to poslat o den později za lepší sazbu, a tak dále. Požadavky se snadno ztratily. „Stávalo se, že jsem prostě zapomněla odpovědět a oni mi museli znovu připomenout," přiznává Karina. „Bylo to stresující a časově náročné."
HansaMatrix pracuje v napjatém tempu po celý rok. Na rozdíl od mnoha výrobců zde neexistuje výraznější letní útlum – kromě dvoutýdenního celozávodního odstavení. Eliminace hodin ztracených manuální správou dopravců proto byla skutečnou prioritou.
Jak přišel Cargoson: správný telefonát ve správnou chvíli
Karina už sama začala prozkoumávat trh a hledat online lepší způsob, jak spravovat nabídky dopravců, když se ozval Janis z Cargosonu. Načasování se ukázalo být důležitější, než zpočátku čekala. „Kdybys zavolal o rok dříve, pochybuji, že bych souhlasila," říká. „Objemy objednávek tehdy ještě netlačily. Ale tenhle telefonát přišel ve správnou chvíli."
Výrobní závod HansaMatrix ve Ventspilsu je strategicky situován v blízkosti baltských tranzitních tras a přístavní infrastruktury, to však na samotný výběr dopravců příliš vliv nemělo – HansaMatrix konsolidaci zásilek interně neřeší a klíčoví přepravní partneři zůstali stejní. Co se změnilo, je viditelnost: více dopravců nyní oslovuje HansaMatrix přímo, protože vědí, že firma poptává přes Cargoson.
Co se změnilo v každodenní práci: přehled, rychlost a systém, který si pamatuje vše
Když Karina hodnotí, co po zavedení přineslo největší přínos, je jasná: na prvním místě je rychlost doručení a zadávání objednávek, na druhém přehled a kontrola, na třetím cena – a to hlavně proto, že chybí dřívější srovnávací základna.
Dvě věci ji překvapily tím, jak jsou hodnotné.
První je adresář. HansaMatrix si již dříve sestavila vlastní seznam odesílatelů a příjemců v rámci svého dodavatelského řetězce. Mít tento seznam v Cargosonu znamená, že poptávku lze vytvořit na několik kliknutí, aniž by bylo nutné údaje pokaždé přepisovat. „Adresa je hned tam. Napíšete jméno a vše se vyplní samo," popisuje Karina.
Druhá věc je doba odezvy dopravců, která je sledována přímo v Cargosonu a kterou Karina pravidelně vyhodnocuje v měsíčních přehledech. „Na to tlačím na všechny naše dopravce. Musí být dostupní. Když něco potřebujeme hned, potřebujeme to okamžitě. Odpověď po osmnácti nebo dvaceti hodinách mi nestačí." Když jsou ceny u dopravců podobné, stává se rychlost odezvy rozhodujícím faktorem. Rychlejší odpověď znamená, že zásilka může odjet ještě týž den, místo aby čekala.
Karina používá samotnou otázku jako signál.
„Když mi dopravci volají, hned se zeptám: ‚Jste na Cargosonu?' Pro mě je to ukazatel toho, že dopravce rozumí trendům v oboru a ví, že integrace a komunikace nemohou zůstat navždy uvězněné v e-mailu."
Součástí obrazu se stala i data o emisích CO2 – v předstihu před plánovaným získáním certifikace ISO, která je bude vyžadovat. „Data o CO2 už uvádíme v našich auditech," říká Karina. „Otevřeme nástroj, ukážeme data a auditoři vidí, že máme přehled."
Komunikace s dopravci: stejné vztahy, ostřejší odpovědnost
Cargoson nenahradil vztahy, které HansaMatrix se svými dopravci má – každodenní komunikace stále z velké části prochází přes Karinu. Potvrzení ceny nebo schválení zásilky jí nyní zabere asi třicet sekund, místo dřívějšího zdlouhavého procesu. Co se změnilo, je to, že dopravci nyní vědí, že existuje viditelný standard, který mají plnit, a záznam o tom, zda ho plní. V těch výjimečných případech, kdy slíbený svoz nebo doručení nevyjde, je rozhovor přímočarý. Dopravci zpravidla rychle nabídnou řešení – ať už jde o svoz týž den, nebo o úpravu ceny.
Měřitelný přínos: čas, ne cena
Nejdůležitějším přínosem je více času a možnost rozhodnout, jak ho využít. Zadávání objednávek, které dříve zabralo zhruba dvě hodiny, nyní trvá asi půl hodiny. To uvolňuje prostor pro hlubší práci ve skladu, logistice a celní agendě, která se dříve odkládala.
Alternativou k nástroji, jako je Cargoson, by bylo přijmout dalšího člověka. Nový pracovník v logistice by obvykle potřeboval tři až čtyři měsíce, než by byl plně samostatný. HansaMatrix dosáhla srovnatelné úrovně struktury přibližně za šest týdnů. „Dokážeme měřit efektivitu a to, zda čas trávíme smysluplně," říká Karina. „A vidím, že to snižuje stres člověka, který tu práci dělá." Každodenní proces je také snazší auditovat: místo prohrabávání se starými e-mailovými vlákny, aby bylo jasné, kdo na co odpověděl, Karina na první pohled vidí, které nabídky jsou stále otevřené a které jsou vyřízené.
Komu to přinese největší užitek
Na otázku, které firmy by ze systému, jako je Cargoson, těžily nejvíce, Karina jmenovala dvě skupiny: podniky, které využívají více dopravců a pro které je cena důležitá a hledání správné rovnováhy mezi cenou a dobou doručení je každodenní výzvou, a firmy usilující o certifikaci ISO, pro které se ruční shromažďování dat o CO2 od deseti různých dopravců rychle stává nezvladatelným.
HansaMatrix si nedala za cíl přebudovat vztahy s dopravci. Potřebovala přestat ztrácet hodiny v e-mailových řetězcích a webových formulářích pokaždé, když zásilka vyžadovala nacenění. Jeden dobře načasovaný telefonát vedl ke vzniku systému, který logistickému týmu uvolnil značné množství času, učinil výkonnost dopravců viditelnou a sledovatelnou a postavil HansaMatrix do silnější pozice pro nadcházející požadavky na reporting emisí CO2.
Jak to Karina shrnuje, největší výhru nelze zapsat do rozvahy:
„Je to čas. To byl náš cíl od samého začátku."
LinkedIn
Cargoson
