Η HansaMatrix διαθέτει εικοσιπέντε χρόνια εμπειρίας στην κατασκευή ηλεκτρονικών. Η εταιρεία δραστηριοποιείται σε τρεις τοποθεσίες: δύο μεγάλες μονάδες παραγωγής στο Ogre και στη Ventspils που παρέχουν Υπηρεσίες Κατασκευής Ηλεκτρονικών (EMS), καθώς και μια μικρότερη μονάδα και τα κεντρικά γραφεία της εταιρείας στο Marupe. Η πελατειακή της βάση εντοπίζεται κυρίως στην Ευρώπη, με τη Σκανδιναβία να αποτελεί βασική αγορά, ενώ η εταιρεία πραγματοποιεί αποστολές και στις Ηνωμένες Πολιτείες.
Το εύρος των προϊόντων είναι μεγάλο. Η HansaMatrix κατασκευάζει από απλές πλακέτες κυκλωμάτων που αποστέλλονται για συναρμολόγηση αλλού έως πλήρως ολοκληρωμένες συσκευές. Στους πελάτες της συγκαταλέγονται γνωστές μάρκες όπως η Catchbox και η MikroTik, αλλά και ταχέως αναπτυσσόμενες λετονικές εταιρείες όπως η HackMotion — της οποίας οι αισθητήρες γκολφ απευθύνονται κυρίως στην αμερικανική αγορά — και η SAF Tehnika. Μεγάλο μέρος των πρώτων υλών της HansaMatrix προέρχεται από την Ασία, ενώ οι εξερχόμενες αποστολές κατευθύνονται κατά κύριο λόγο σε ευρωπαϊκούς προορισμούς.
Η Karina είναι υπεύθυνη Αποθήκης και Logistics στη μονάδα παραγωγής HansaMatrix Ventspils. Ο ρόλος αυτός απαιτούσε παλαιότερα πολύ περισσότερο χρόνο για την αναζήτηση προσφορών από μεταφορείς από ό,τι θα ήθελε.
Το πρόβλημα: πέντε emails και μια φόρμα ιστοτόπου για κάθε μεμονωμένη προσφορά
Πριν από το Cargoson, η λήψη προσφοράς και η κράτηση για μια αποστολή γινόταν σχεδόν αποκλειστικά μέσω email. Για κάθε παραγγελία αγοράς, η Karina έπρεπε να στείλει τουλάχιστον πέντε ξεχωριστά emails — ένα σε κάθε μεταφορέα που εξεταζόταν. Κάθε μεταφορέας απαντούσε με τις δικές του διευκρινιστικές ερωτήσεις. «Αυτό διπλασίαζε τον φόρτο εργασίας μου», λέει, «γιατί ήμουν υπεύθυνη για το αίτημα τιμής.»
Για μεταφορείς χωρίς προϋπάρχουσα συνεργασία — ιδίως για αεροπορικές και θαλάσσιες μεταφορές φορτίου — δεν υπήρχε συντομότερη οδός. Για κάθε έναν έπρεπε η HansaMatrix να συμπληρώσει εξ αρχής τη φόρμα του αντίστοιχου μεταφορέα (TNT, FedEx, DPD κ.λπ.) απλώς για να λάβει μια προσφορά. Μερικές φορές τα δεδομένα της φόρμας αποθηκεύονταν για μελλοντική χρήση — συχνά όμως όχι. Αν η HansaMatrix επέλεγε διαφορετικό μεταφορέα από αυτόν που είχε αρχικά ζητήσει προσφορά, η όλη διαδικασία έπρεπε να ξεκινήσει από την αρχή.
Το πραγματικό κόστος ήταν ο χρόνος.
«Ο χρόνος είναι ο πιο πολύτιμος πόρος στο τμήμα μου. Αυτό σήμαινε ότι τον ξόδευα σε πράγματα που δεν πρόσθεταν καμία αξία.»
Η κράτηση απαιτούσε επίσης ένα ξεχωριστό βήμα έγκρισης. Η τιμή έπρεπε να καταγραφεί — συνήθως ως στιγμιότυπο οθόνης — να σταλεί για έγκριση, και στη συνέχεια ανέκυπταν νέες ερωτήσεις: μπορεί να αποσταλεί μια μέρα αργότερα για καλύτερη τιμή; Τα αιτήματα μπορούσαν εύκολα να χαθούν στη μέση. «Υπήρχαν περιπτώσεις που απλώς ξεχνούσα να απαντήσω και έπρεπε να μου το υπενθυμίσουν», λέει η Karina. «Ήταν αγχωτικό και χρονοβόρο.»
Η HansaMatrix λειτουργεί με ένα σφιχτό πρόγραμμα όλο τον χρόνο. Σε αντίθεση με πολλές κατασκευαστικές εταιρείες, δεν υπάρχει σημαντική καλοκαιρινή διακοπή λειτουργίας πέρα από ένα δεκαπενθήμερο κλείσιμο του εργοστασίου. Αυτό σήμαινε ότι η εξάλειψη των ωρών που χάνονταν στη χειροκίνητη διαχείριση μεταφορέων ήταν ζήτημα πρώτης προτεραιότητας.
Η γνωριμία με το Cargoson: η κατάλληλη κλήση τη σωστή στιγμή
Η Karina είχε ήδη αρχίσει να ερευνά μόνη της την αγορά, αναζητώντας έναν καλύτερο τρόπο διαχείρισης των προσφορών από μεταφορείς, όταν ο Janis από το Cargoson επικοινώνησε μαζί της. Ο χρονισμός αποδείχθηκε πιο καθοριστικός απ' ό,τι περίμενε αρχικά. «Αν με είχατε καλέσει ένα χρόνο νωρίτερα, αμφιβάλλω αν θα είχα συμφωνήσει», λέει. «Οι όγκοι παραγγελιών δεν πίεζαν ακόμα. Αλλά η κλήση ήρθε τη σωστή στιγμή.»
Αν και η μονάδα παραγωγής της HansaMatrix στη Ventspils βρίσκεται στρατηγικά κοντά σε βαλτικές διαδρομές διαμετακόμισης και λιμενική υποδομή, αυτό δεν είχε ιδιαίτερη άμεση επίδραση στην επιλογή μεταφορέων, καθώς η εταιρεία δεν διαχειρίζεται εσωτερικά την ενοποίηση φορτίων και διατηρεί τους ίδιους βασικούς συνεργάτες μεταφοράς. Αυτό που άλλαξε είναι η ορατότητα: περισσότεροι μεταφορείς πλέον απευθύνονται απευθείας στη HansaMatrix, γνωρίζοντας ότι η εταιρεία αναζητά προσφορές μέσω Cargoson.
Τι άλλαξε στην καθημερινότητα: έλεγχος, ταχύτητα και ένα σύστημα που θυμάται τα πάντα
Όταν ρωτήθηκε να κατατάξει τους παράγοντες που απέδωσαν τη μεγαλύτερη αξία μετά την υλοποίηση, η Karina είναι ξεκάθαρη: πρώτα έρχεται η ταχύτητα παράδοσης και κράτησης, δεύτερος ο έλεγχος και τρίτη η τιμή — κυρίως επειδή δεν υπάρχει προηγούμενο σημείο αναφοράς για σύγκριση.
Δύο πράγματα ξεχώρισαν ως πιο πολύτιμα από ό,τι περίμενε.
Το πρώτο είναι το βιβλίο διευθύνσεων. Η HansaMatrix είχε ήδη συντάξει τη δική της λίστα με αποστολείς και παραλήπτες σε όλη την εφοδιαστική της αλυσίδα. Το γεγονός ότι αυτή η λίστα βρίσκεται πλέον στο Cargoson σημαίνει ότι τα αιτήματα μπορούν να υποβληθούν σε λίγα μόνο κλικ, χωρίς να χρειάζεται να πληκτρολογούνται εκ νέου κάθε φορά. «Η διεύθυνση είναι εκεί. Γράφεις το όνομα και τα πάντα συμπληρώνονται αυτόματα», λέει η Karina.
Το δεύτερο είναι ο χρόνος απόκρισης των μεταφορέων, ο οποίος παρακολουθείται απευθείας μέσα στο Cargoson και αναθεωρείται από την Karina στις μηνιαίες της αναφορές. «Το απαιτώ από όλους τους μεταφορείς μας. Πρέπει να είναι διαθέσιμοι. Αν χρειαζόμαστε κάτι τώρα, το χρειαζόμαστε αμέσως. Μια απάντηση μετά από δεκαοκτώ ή είκοσι ώρες δεν μου κάνει.» Όταν οι τιμές είναι παρόμοιες μεταξύ μεταφορέων, η ταχύτητα απόκρισης γίνεται το κριτήριο επιλογής. Μια γρηγορότερη απάντηση σημαίνει ότι η αποστολή μπορεί να αναχωρήσει την ίδια μέρα αντί να μπει σε αναμονή.
Η Karina χρησιμοποιεί μάλιστα και την ίδια την ερώτηση ως ένδειξη.
«Όταν με καλούν μεταφορείς, τους ρωτώ αμέσως: "Είστε στο Cargoson;" Για μένα, αυτό είναι ένδειξη ότι ένας μεταφορέας κατανοεί τις τάσεις του κλάδου και γνωρίζει ότι οι ενσωματώσεις και η επικοινωνία δεν μπορούν να παραμείνουν για πάντα στο email.»
Τα δεδομένα CO2 έχουν επίσης αρχίσει να παίζουν ρόλο, εν όψει μιας επικείμενης μετάβασης προς πιστοποίηση ISO που θα τα απαιτεί. «Παρουσιάζουμε ήδη δεδομένα CO2 στους ελέγχους μας», λέει η Karina. «Ανοίγουμε το εργαλείο και δείχνουμε τα δεδομένα, ώστε οι ελεγκτές να βλέπουν ότι έχουμε τον έλεγχο.»
Επικοινωνία με τους μεταφορείς: η ίδια σχέση, με μεγαλύτερη λογοδοσία
Το Cargoson δεν αντικατέστησε τη σχέση που έχει η HansaMatrix με τους μεταφορείς της, και η καθημερινή επικοινωνία εξακολουθεί να περνά σε μεγάλο βαθμό από την Karina. Η επιβεβαίωση μιας τιμής ή η έγκριση μιας αποστολής της παίρνει πλέον περίπου τριάντα δευτερόλεπτα, αντί για τη χρονοβόρα διαδικασία που ήταν παλαιότερα. Αυτό που άλλαξε είναι ότι οι μεταφορείς γνωρίζουν πλέον ότι υπάρχει ένα ορατό πρότυπο που πρέπει να πληρούν και ένα αρχείο που δείχνει αν το πληρούν. Στις σπάνιες περιπτώσεις που μια υποσχεμένη παραλαβή ή παράδοση δεν πραγματοποιείται, η συζήτηση είναι απλή. Οι μεταφορείς συνήθως βρίσκουν γρήγορα λύση — είτε με παραλαβή την ίδια μέρα είτε με προσαρμογή της τιμής.
Το μετρήσιμο αποτέλεσμα: χρόνος, όχι τιμή
Το σημαντικότερο όφελος είναι η απόκτηση περισσότερου χρόνου και η δυνατότητα να αποφασίζεις πώς να τον αξιοποιήσεις. Η κράτηση αποστολών, που παλαιότερα απαιτούσε περίπου δύο ώρες, τώρα ολοκληρώνεται σε περίπου μισή ώρα. Αυτό αφήνει χώρο για πιο εις βάθος εργασία στην αποθήκη, στα logistics και στα τελωνεία — τομείς που παλαιότερα παραμελούνταν.
Η εναλλακτική στη χρήση ενός εργαλείου όπως το Cargoson θα ήταν η πρόσληψη ενός επιπλέον ατόμου. Ένας νέος υπάλληλος logistics συνήθως χρειάζεται τρεις έως τέσσερις μήνες για να φτάσει σε πλήρη λειτουργική ικανότητα. Η HansaMatrix έφτασε σε συγκρίσιμο επίπεδο οργάνωσης σε περίπου έξι εβδομάδες. «Μπορούμε να μετρήσουμε την αποδοτικότητα και αν αξιοποιούμε σωστά αυτόν τον χρόνο», λέει. «Και βλέπω ότι μειώνει το άγχος για το άτομο που κάνει τη δουλειά.» Η καθημερινή διαδικασία είναι επίσης πιο εύκολο να ελεγχθεί: αντί να ψάχνει σε παλιά email για να καταλάβει ποιος απάντησε σε τι, η Karina βλέπει με μια ματιά ποιες προσφορές εκκρεμούν και ποιες έχουν διεκπεραιωθεί.
Ποιος ωφελείται περισσότερο
Όταν ρωτήθηκε ποιες εταιρείες θα ωφελούνταν περισσότερο από ένα σύστημα όπως το Cargoson, η Karina εντόπισε δύο κατηγορίες: επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν πολλούς μεταφορείς, για τις οποίες η τιμή έχει σημασία και η εύρεση της σωστής ισορροπίας μεταξύ τιμής και χρόνου παράδοσης αποτελεί διαρκή πρόκληση, και εταιρείες που κινούνται προς πιστοποίηση ISO, για τις οποίες η χειροκίνητη συλλογή δεδομένων CO2 από δέκα διαφορετικούς μεταφορείς γίνεται γρήγορα αδύνατη.
Η HansaMatrix δεν είχε ως στόχο να ανατρέψει τις σχέσεις της με τους μεταφορείς. Αυτό που χρειαζόταν η εταιρεία ήταν ένας τρόπος να σταματήσει να χάνει ώρες σε αλυσίδες email και φόρμες ιστοτόπων κάθε φορά που μια αποστολή απαιτούσε προσφορά. Μια έγκαιρη κλήση οδήγησε στη δημιουργία ενός συστήματος που απελευθέρωσε σημαντικό χρόνο για την ομάδα logistics, έκανε την απόδοση των μεταφορέων ορατή και μετρήσιμη, και έθεσε τη HansaMatrix σε ισχυρότερη θέση ενόψει των επερχόμενων απαιτήσεων αναφοράς CO2.
Όπως το θέτει η ίδια η Karina, το μεγαλύτερο κέρδος δεν αποτυπώνεται σε κανένα ισολογισμό:
«Είναι ο χρόνος. Αυτός ήταν ο στόχος μας από την αρχή.»
LinkedIn
Cargoson
