HansaMatrix : des devis transporteurs en quelques clics

HansaMatrix compte vingt-cinq ans d'expérience dans la fabrication d'électronique. L'entreprise est présente sur trois sites, dont deux grandes usines à Ogre et Ventspils proposant des services de fabrication électronique (EMS), ainsi qu'un site de production plus modeste et le siège social à Marupe. Sa clientèle est principalement européenne, avec la Scandinavie comme marché phare, mais HansaMatrix expédie également vers les États-Unis.

La gamme de produits est très étendue : l'entreprise fabrique aussi bien des circuits imprimés nus, destinés à être assemblés ailleurs, que des appareils entièrement finis. Parmi ses clients figurent des marques reconnues comme Catchbox et MikroTik, ainsi que des entreprises lettones en forte croissance telles que HackMotion, dont les capteurs de golf visent principalement le marché américain, et SAF Tehnika. HansaMatrix s'approvisionne en matières premières en grande partie en Asie, tandis que ses expéditions sortantes sont majoritairement destinées à l'Europe.

Karina est responsable de l'entrepôt et de la logistique chez HansaMatrix Ventspils, site de production. Dans ce rôle, elle passait autrefois bien plus de temps qu'elle ne l'aurait souhaité à courir après les devis de transporteurs.

Le problème : cinq e-mails et un formulaire en ligne pour chaque devis

Avant Cargoson, obtenir un devis et réserver une expédition passait presque entièrement par e-mail. Pour un seul bon de commande, Karina devait envoyer au moins cinq e-mails distincts, un par transporteur envisagé. Chaque transporteur revenait ensuite avec ses propres questions complémentaires. « Cela doublait ma charge de travail, dit-elle, car c'est moi qui étais responsable des demandes de prix. »

Pour les transporteurs avec lesquels il n'existait pas encore de relation établie — notamment pour le fret aérien et maritime — il n'y avait pas de raccourci. Il fallait remplir de zéro le formulaire en ligne du transporteur concerné (TNT, FedEx, DPD, etc.) pour obtenir un devis. Parfois, les données saisies étaient sauvegardées pour une utilisation ultérieure, mais souvent non. Si HansaMatrix choisissait finalement un transporteur différent de celui initialement consulté, toute la procédure recommençait depuis le début.

Le vrai coût, c'était le temps.

« Le temps est la ressource la plus précieuse de mon service. Je le dépensais donc pour des tâches qui n'apportaient aucune valeur ajoutée. »

La réservation nécessitait également une étape de validation distincte : capturer le prix, généralement sous forme de capture d'écran, l'envoyer pour approbation, puis répondre à de nouvelles questions — l'expédition pouvait-elle partir un jour plus tard pour un meilleur tarif, par exemple. Certaines demandes finissaient par passer entre les mailles du filet. « Il m'est arrivé d'oublier tout simplement de répondre, et les gens devaient me relancer, reconnaît Karina. C'était stressant et chronophage. »

HansaMatrix fonctionne à un rythme soutenu tout au long de l'année. Contrairement à beaucoup de fabricants, il n'y a pas de véritable pause estivale, à l'exception d'un arrêt d'usine de deux semaines. Éliminer les heures perdues à gérer manuellement les transporteurs était donc une priorité.

La rencontre avec Cargoson : le bon appel au bon moment

Karina avait déjà commencé à explorer le marché par elle-même, cherchant en ligne une meilleure façon de gérer les demandes de devis, lorsque Janis de Cargoson l'a contactée. Le moment s'est révélé plus décisif qu'elle ne l'aurait imaginé. « Si vous m'aviez appelée un an plus tôt, je doute que j'aurais accepté, dit-elle. Les volumes de commandes ne posaient pas encore vraiment problème. Mais là, c'est arrivé au bon moment. »

Bien que l'usine de Ventspils soit stratégiquement située à proximité des routes de transit baltiques et des infrastructures portuaires, cela n'a eu que peu d'incidence directe sur le choix des transporteurs : HansaMatrix ne gère pas la consolidation du fret en interne et a conservé les mêmes partenaires de transport. Ce qui a changé, c'est la visibilité : davantage de transporteurs contactent désormais HansaMatrix directement, sachant que l'entreprise passe par Cargoson pour ses appels d'offres.

Ce qui a changé au quotidien : maîtrise, rapidité et une mémoire infaillible

Lorsqu'on lui demande de classer les facteurs ayant apporté le plus de valeur après la mise en place de la solution, Karina est catégorique : la rapidité des livraisons et des réservations arrive en premier, la maîtrise du processus en deuxième, et le prix en troisième — principalement parce qu'il n'existe pas de référence antérieure à laquelle le comparer.

Deux éléments en particulier se sont révélés plus précieux qu'elle ne l'anticipait.

Le premier est le carnet d'adresses. HansaMatrix avait déjà constitué sa propre liste d'expéditeurs et de destinataires au sein de sa chaîne d'approvisionnement. Disposer de cette liste dans Cargoson permet de formuler des demandes en quelques clics, sans avoir à tout ressaisir à chaque fois. « L'adresse est déjà là. Il suffit de taper le nom et tout se remplit automatiquement », explique Karina.

Le second est le temps de réponse des transporteurs, suivi directement dans Cargoson et désormais examiné par Karina dans ses bilans mensuels. « Je pousse tous nos transporteurs sur ce point. Ils doivent être réactifs. Quand on a besoin de quelque chose maintenant, c'est immédiatement. Une réponse après dix-huit ou vingt heures, ça ne me convient pas. » Lorsque les prix sont similaires d'un transporteur à l'autre, la rapidité de réponse devient le critère décisif : une réponse plus rapide permet d'expédier le jour même plutôt que de mettre l'envoi en attente.

Karina utilise également la question elle-même comme signal.

« Quand des transporteurs m'appellent, je leur demande rapidement : "Êtes-vous sur Cargoson ?" Pour moi, c'est un indicateur qu'un transporteur comprend les évolutions du secteur et sait que les intégrations et la communication ne peuvent pas rester éternellement bloquées dans les e-mails. »

Les données CO2 font également partie du tableau de bord, en prévision d'une prochaine démarche de certification ISO qui les rendra obligatoires. « Nous présentons déjà les données CO2 lors de nos audits, indique Karina. On ouvre l'outil et on montre les chiffres, pour que les auditeurs voient que nous avons la maîtrise de nos données. »

La relation avec les transporteurs : le même partenariat, une responsabilité plus claire

Cargoson n'a pas remplacé la relation que HansaMatrix entretient avec ses transporteurs, et la communication au quotidien passe toujours en grande partie par Karina. Confirmer un prix ou valider une expédition lui prend désormais une trentaine de secondes, là où cela représentait auparavant un processus bien plus lourd. Ce qui a changé, c'est que les transporteurs savent qu'il existe désormais un standard visible à respecter, et un historique permettant de vérifier s'ils l'ont respecté. Dans les rares cas où une collecte ou une livraison promise n'est pas honorée, la conversation est directe. Les transporteurs s'empressent généralement de trouver une solution, qu'il s'agisse d'une collecte le jour même ou d'un ajustement de prix.

L'impact mesurable : du temps, avant tout

Le bénéfice le plus important, c'est de disposer de plus de temps — et de pouvoir choisir comment l'utiliser. Les réservations, qui prenaient auparavant environ deux heures, n'en prennent plus qu'une trentaine de minutes. Cela libère du temps pour des travaux plus approfondis en entrepôt, en logistique et en douane, qui étaient auparavant relégués au second plan.

L'alternative à un outil comme Cargoson aurait été de recruter une personne supplémentaire. Un nouveau collaborateur en logistique met généralement trois à quatre mois pour être pleinement opérationnel. HansaMatrix a atteint un niveau d'organisation comparable en environ six semaines. « On peut mesurer l'efficacité et savoir si on utilise ce temps à bon escient, dit Karina. Et je constate que ça réduit le stress pour la personne qui fait le travail. » Le processus quotidien est également plus facile à auditer : au lieu de fouiller d'anciens fils d'e-mails pour savoir qui a répondu à quoi, Karina voit d'un coup d'œil quels devis sont encore en attente et lesquels ont été traités.

Qui en bénéficie le plus

Interrogée sur les entreprises qui tireraient le plus parti d'un système comme Cargoson, Karina a identifié deux profils : les entreprises qui font appel à plusieurs transporteurs, pour lesquelles le prix est important et trouver le bon équilibre entre coût et délai de livraison est un défi permanent, et les entreprises engagées dans une démarche de certification ISO, pour lesquelles collecter manuellement les données CO2 auprès de dix transporteurs différents devient rapidement ingérable.

HansaMatrix ne cherchait pas à revoir en profondeur ses relations avec ses transporteurs. Ce dont l'entreprise avait besoin, c'était d'un moyen de ne plus perdre des heures dans des chaînes d'e-mails et des formulaires en ligne à chaque fois qu'une expédition nécessitait un devis. Un appel passé au bon moment a abouti à la mise en place d'un système qui a libéré un temps considérable pour l'équipe logistique, rendu la performance des transporteurs visible et traçable, et placé HansaMatrix dans une meilleure position face aux exigences à venir en matière de reporting CO2.

Comme le résume Karina, le gain le plus important ne figure sur aucun bilan comptable :