A HansaMatrix huszonöt éves tapasztalattal rendelkezik az elektronikai gyártás területén. A vállalat három telephelyen működik: két nagyobb gyártóüzeme Ogrében és Ventspilsben található, ahol Electronics Manufacturing Services (EMS) szolgáltatásokat nyújtanak, emellett egy kisebb gyártóegység és a cég székhelye Marupéban van. Ügyfélkörük döntően európai, Skandinávia az egyik legfontosabb piacuk, de az Egyesült Államokba is szállítanak.
A termékpaletta rendkívül széles: a HansaMatrix egyszerű nyomtatott áramköri lapokat is gyárt – amelyeket aztán máshol szerelnek össze –, de teljes, kész eszközöket is. Ügyfelei között olyan ismert márkák szerepelnek, mint a Catchbox és a MikroTik, valamint gyorsan növekvő lett vállalatok, például a HackMotion, amelynek golfszenzorjai elsősorban az amerikai piacot célozzák, és a SAF Tehnika. A HansaMatrix anyagainak jelentős részét Ázsiából szerzi be, a kimenő szállítmányok pedig főként Európába irányulnak.
Karina a HansaMatrix ventspilsi gyártóüzemének raktár- és logisztikai vezetője. Korábban jóval több időt töltött a fuvarozói árajánlatok összegyűjtésével, mint amennyit szívesen töltött volna.
A probléma: öt e-mail és egy webes űrlap minden egyes árajánlathoz
A Cargoson bevezetése előtt egy-egy szállítmány árajánlatának bekérése és megrendelése szinte kizárólag e-mailben zajlott. Egyetlen megrendeléshez Karinának legalább öt külön e-mailt kellett elküldenie – egyet-egyet minden szóba jövő fuvarozónak. A fuvarozók ezután visszakérdeztek, pontosítást kértek. „Ez megduplázta a munkaterhemet" – mondja –, „hiszen én voltam felelős az árajánlat-kérésért."
Azoknál a fuvarozóknál, amelyekkel nem volt előzetes kapcsolat – különösen légi és tengeri fuvarnál –, nem volt rövidebb út. Minden egyes esetben ki kellett tölteni az adott fuvarozó saját webes űrlapját (TNT, FedEx, DPD stb.) az elejétől, csupán azért, hogy árajánlatot kapjanak. Néha az űrlapadatok megmaradtak a következő alkalomra, de sokszor nem. Ha a HansaMatrix végül más fuvarozót választott, mint akit először megkeresett, az egész folyamatot elölről kellett kezdeni.
A valódi veszteség az idő volt.
„Az idő a legértékesebb erőforrás az osztályomon. Azt kellett látnom, hogy olyan dolgokra fordítom, amelyek semmilyen hozzáadott értéket nem teremtenek."
A megrendelés leadásához külön jóváhagyási lépés is szükséges volt. Az árat rögzíteni kellett – általában képernyőfotóval –, el kellett küldeni aláírásra, majd újabb kérdések merültek fel: lehetne-e egy nappal később szállítani jobb áron, és így tovább. Kérések könnyen elvesztek a folyamatban. „Előfordult, hogy egyszerűen elfelejtettem válaszolni, és nekik kellett újra emlékeztetniük" – meséli Karina. „Ez stresszes és időrabló volt."
A HansaMatrix egész évben feszes ütemterv szerint dolgozik. Sok gyártóval ellentétben náluk nincs számottevő nyári leállás, mindössze egy kéthetes gyárszünet van. Éppen ezért különösen fontos volt megszabadulni a manuális fuvarozói adminisztrációra fordított óráktól.
A Cargoson megtalálása: a megfelelő hívás a megfelelő pillanatban
Karina már maga is elkezdte kutatni a piacot, és online keresett jobb megoldást a fuvarozói árajánlatok kezelésére, amikor Janis a Cargosontól megkereste. Az időzítés fontosabbnak bizonyult, mint elsőre gondolta. „Ha egy évvel korábban hívott volna, kétlem, hogy igent mondtam volna" – mondja. „A rendelési volumen akkor még nem okozott akkora nyomást. De ez a megkeresés pont a megfelelő pillanatban érkezett."
A HansaMatrix ventspilsi gyártóüzeme stratégiailag kedvező helyen van: közel a balti tranzitútvonalakhoz és a kikötői infrastruktúrához. Ez azonban közvetlenül alig befolyásolta a fuvarozók kiválasztását, mivel a HansaMatrix nem végez házon belüli fuvarszervezést, és ugyanazokkal az alapvető szállítási partnerekkel dolgozik tovább. Ami megváltozott, az az átláthatóság: egyre több fuvarozó keresi meg közvetlenül a HansaMatrixot, mert tudják, hogy a cég a Cargossonon keresztül szerzi be a fuvarokat.
A napi változások: kontroll, gyorsaság és egy rendszer, amely mindent megjegyez
Amikor Karinát megkérték, hogy rangsorolja a bevezetés után a legnagyobb értéket hozó tényezőket, egyértelműen fogalmazott: az első helyen a szállítási és foglalási sebesség áll, a második a kontroll, a harmadik az ár – főként azért, mert nincs korábbi viszonyítási alap az összehasonlításhoz.
Két dolog különösen pozitívan lepte meg.
Az egyik a címjegyzék. A HansaMatrix már korábban összeállított egy saját listát az ellátási láncában szereplő feladókról és címzettekről. Mivel ez a lista a Cargossonban is elérhető, az árajánlat-kérés már néhány kattintással elvégezhető, nem kell minden alkalommal újra begépelni az adatokat. „A cím ott van. Beírod a nevet, és minden kitöltődik" – mondja Karina.
A másik a fuvarozói válaszidő, amelyet a Cargoson közvetlenül nyomon követ, és amelyet Karina a havi összesítőiben rendszeresen áttekint. „Minden fuvarozónkat erre szorítom. Elérhetőnek kell lenniük. Ha valamire most van szükségünk, azonnal kell. Egy tizennyolc-húsz óra múlva érkező válasz nem elfogadható számomra." Ha az árak hasonlóak a fuvarozók között, a válaszsebesség lesz a döntő tényező. Egy gyorsabb visszajelzés azt jelenti, hogy a szállítmány még aznap útnak indulhat, nem kell várakoztatni.
Karina magát a kérdést is jelzésértékűnek tartja.
„Amikor fuvarozók hívnak, gyorsan megkérdezem: 'Fenn vannak a Cargossonon?' Számomra ez azt jelzi, hogy a fuvarozó érti az iparági trendeket, és tudja, hogy az integrációk és a kommunikáció nem maradhatnak örökre e-mailbe zárva."
A CO2-adatok szintén egyre fontosabb szerepet kapnak, különösen a közelgő ISO-tanúsítás előkészítése kapcsán, amely ezt megköveteli majd. „Már most bemutatjuk a CO2-adatokat az auditjainkon" – mondja Karina. „Megnyitjuk az eszközt és megmutatjuk az adatokat, hogy az auditorok lássák: kézben tartjuk a folyamatot."
Kommunikáció a fuvarozókkal: ugyanaz a kapcsolat, élesebb elszámoltathatóság
A Cargoson nem váltotta fel a HansaMatrix és fuvarozói közötti kapcsolatot, a napi kommunikáció továbbra is nagyrészt Karinán keresztül zajlik. Egy ár visszaigazolása vagy egy szállítmány jóváhagyása ma már körülbelül harminc másodpercet vesz igénybe, szemben a korábbi, sokkal időigényesebb folyamattal. Ami megváltozott: a fuvarozók most tudják, hogy van egy látható elvárás, amelynek meg kell felelniük, és hogy teljesítményük nyomon követhető. A ritka esetekben, amikor egy ígért felvétel vagy kézbesítés elmarad, a megbeszélés egyszerű és gyors. A fuvarozók általában hamar megoldást kínálnak – legyen az azonnali felvétel vagy árkorrekció.
A mérhető eredmény: az idő, nem az ár
A legfontosabb előny a visszanyert idő – és az, hogy azt mire lehet fordítani. A foglalás, amely korábban nagyjából két órát vett igénybe, ma már mindössze fél óra. Ez lehetővé teszi, hogy Karina mélyebb munkát végezzen a raktár, a logisztika és a vámügyintézés területén, amelyek korábban háttérbe szorultak.
A Cargossonhoz hasonló eszköz nélkül a másik lehetőség egy új munkatárs felvétele lett volna. Egy új logisztikai alkalmazott általában három-négy hónapot igényel, mire teljesen önállóvá válik. A HansaMatrix nagyjából hat hét alatt ért el hasonló szintű rendezettséget. „Mérni tudjuk a hatékonyságot, és azt, hogy jól használjuk-e az időt" – mondja Karina. „És látom, hogy ez csökkenti a munkát végző személy stresszét is." A napi folyamat auditálása is egyszerűbb lett: ahelyett, hogy régi e-mail-szálakban kellene visszakeresni, ki mire válaszolt, Karina egy pillantással látja, mely árajánlatok vannak még nyitva, és melyek lezártak.
Kinek a leghasznosabb ez a megoldás
Arra a kérdésre, hogy mely vállalatok profitálnának leginkább egy Cargossonhoz hasonló rendszerből, Karina két csoportot nevezett meg: azokat a cégeket, amelyek több fuvarozóval dolgoznak, ahol az ár fontos szempont, és az ár és a szállítási idő közötti megfelelő egyensúly megtalálása állandó kihívás; valamint azokat a vállalatokat, amelyek ISO-tanúsítás megszerzésén dolgoznak, és amelyek számára tíz különböző fuvarozótól manuálisan összegyűjteni a CO2-adatokat gyorsan kezelhetetlenné válik.
A HansaMatrix nem azzal a céllal vágott bele, hogy átalakítsa fuvarozói kapcsolatait. Amire szüksége volt, az egy olyan megoldás volt, amellyel megszabadulhat az e-mail-láncoktól és a webes űrlapoktól, amelyek minden egyes árajánlatkérésnél órákat emésztettek fel. Egy jól időzített telefonhívás eredményeként olyan rendszer jött létre, amely jelentős időt szabadított fel a logisztikai csapat számára, láthatóvá és nyomon követhetővé tette a fuvarozói teljesítményt, és a HansaMatrixot erősebb pozícióba helyezte a közelgő CO2-jelentési követelményekkel szemben.
Ahogy Karina fogalmaz, a legnagyobb nyereség nem kerül fel a mérlegbe:
„Az idő. Ez volt a célunk kezdettől fogva."
LinkedIn
Cargoson
