HansaMatrix ima dvadesetpet godina iskustva u proizvodnji elektronike. Tvrtka djeluje na tri lokacije: dva velika proizvodna pogona u Ogreu i Ventspilsu koji pružaju usluge elektroničke proizvodnje (EMS), manji proizvodni pogon te sjedište tvrtke u Marupeu. Većina kupaca dolazi iz Europe, a Skandinavija je jedno od ključnih tržišta. HansaMatrix isporučuje robu i u Sjedinjene Američke Države.
Asortiman proizvoda iznimno je širok. HansaMatrix izrađuje sve — od golih tiskanih pločica koje se dalje šalju na sklapanje do potpuno gotovih uređaja. Među klijentima su poznati brendovi poput Catchboxa i MikroTika, ali i brzorastuće latvijske tvrtke kao što su HackMotion, čiji su senzori za golf namijenjeni prvenstveno američkom tržištu, te SAF Tehnika. Velik dio materijala HansaMatrix nabavlja iz Azije, dok odlazne pošiljke uglavnom idu prema europskim odredištima.
Karina je voditeljica skladišta i logistike u HansaMatrix Ventspilsu, proizvodnom pogonu tvrtke. U toj je ulozi nekad trošila daleko više vremena na prikupljanje ponuda prijevoznika nego što bi željela.
Problem: pet e-mailova i web-obrazac za svaku pojedinu ponudu
Prije Cargosonoma, dobivanje ponude i rezervacija prijevoza odvijali su se gotovo isključivo putem e-maila. Za svaku narudžbu Karina je morala poslati najmanje pet zasebnih e-mailova — po jedan svakom prijevozniku kojeg je razmatrala. Svaki bi prijevoznik potom postavljao dodatna pitanja. „To mi je udvostručilo posao", kaže ona, „jer sam bila odgovorna za upit za cijenu."
Za prijevoznike s kojima nije postojao uspostavljen odnos — posebno za zračni i pomorski prijevoz tereta — nije bilo prečaca. Za svakog je trebalo ispuniti odgovarajući web-obrazac prijevoznika (TNT, FedEx, DPD i sl.) od nule, samo kako bi se dobila ponuda. Ponekad bi se uneseni podaci spremili za kasniju upotrebu, no često to nije bio slučaj. Ako bi HansaMatrix na kraju odabrao drugog prijevoznika od onog koji je prvotno dao ponudu, cijeli bi se postupak morao ponoviti ispočetka.
Stvarna cijena svega toga bilo je izgubljeno vrijeme.
„Vrijeme je najvrednije što imam u svom odjelu. A trošila sam ga na stvari koje nisu donosile nikakvu vrijednost."
Rezervacija prijevoza zahtijevala je i poseban korak odobrenja. Cijenu je trebalo zabilježiti — najčešće snimkom zaslona — poslati na potvrdu, a zatim bi se pojavila nova pitanja: može li se pošiljka otpremiti dan kasnije po povoljnijoj cijeni i slično. Zahtjevi su lako mogli proći nezapaženo. „Bilo je slučajeva kada bih jednostavno zaboravila odgovoriti, pa bi me morali podsjetiti", kaže Karina. „Bilo je to stresno i vremenski zahtjevno."
HansaMatrix radi po napetom rasporedu cijele godine. Za razliku od mnogih proizvođača, nema značajnog ljetnog zastoja — jedina iznimka je dvotjedni godišnji odmor pogona. Upravo je zato eliminiranje sati izgubljenih na ručnu administraciju prijevoza bilo od posebne važnosti.
Kako je Cargoson pronašao pravo uho u pravo vrijeme
Karina je već sama počela istraživati tržište i tražiti bolji način upravljanja ponudama prijevoznika kada ju je kontaktirao Janis iz Cargosonoma. Trenutak je bio važniji nego što je isprva mislila. „Da ste me nazvali godinu dana ranije, sumnjam da bih pristala", kaže ona. „Obujam narudžbi tada još nije bio toliki problem. Ali ovaj poziv stigao je u pravo vrijeme."
Iako je proizvodni pogon HansaMatrixa u Ventspilsu strateški smješten blizu baltičkih tranzitnih pravaca i lučke infrastrukture, to nije imalo izravnog utjecaja na odabir prijevoznika — HansaMatrix ne obavlja konsolidaciju tereta interno i zadržao je iste ključne prijevoznike. Ono što se promijenilo jest vidljivost: sve više prijevoznika sada se javlja HansaMatrixu izravno, jer znaju da tvrtka nabavlja prijevoz putem Cargosonoma.
Što se promijenilo u svakodnevnom radu: kontrola, brzina i sustav koji pamti sve
Kada je zamolili da rangira čimbenike koji su donijeli najveću vrijednost nakon implementacije, Karina je bila jasna: brzina isporuke i rezervacije na prvom je mjestu, kontrola na drugom, a cijena na trećem — uglavnom zato što ne postoji ranija referentna točka za usporedbu.
Dvije su se stvari pokazale vrednijima nego što je očekivala.
Prva je adresar. HansaMatrix je već imao vlastiti popis pošiljatelja i primatelja u svom opskrbnom lancu. Pohrana tog popisa u Cargosonu znači da se upiti mogu poslati u samo nekoliko klikova, bez ponovnog upisivanja podataka svaki put. „Adresa je tu. Upišete ime i sve se automatski popuni", kaže Karina.
Druga je brzina odgovora prijevoznika, koja se prati izravno unutar Cargosonoma i koju Karina pregledava u svojim mjesečnim pregledima. „Pritišćem sve naše prijevoznike po tom pitanju. Moraju biti dostupni. Ako nam nešto treba odmah, treba nam odmah. Odgovor nakon osamnaest ili dvadeset sati nije prihvatljiv." Kada su cijene sličnih prijevoznika usporedive, brzina odgovora postaje odlučujući faktor. Brži odgovor znači da pošiljka može biti otpremljena isti dan, umjesto da čeka.
Karina koristi i samo pitanje kao signal.
„Kada me prijevoznici nazovu, odmah ih pitam: 'Jeste li na Cargosonu?' Za mene je to pokazatelj da prijevoznik razumije trendove u industriji i zna da integracije i komunikacija ne mogu zauvijek ostati zarobljene u e-mailu."
Podaci o emisijama CO2 također su postali dio slike, u kontekstu nadolazećeg procesa ISO certifikacije koji će ih zahtijevati. „Već prikazujemo CO2 podatke u našim revizijama", kaže Karina. „Otvorimo alat i pokažemo podatke, tako da revizori mogu vidjeti da imamo kontrolu."
Komunikacija s prijevoznicima: isti odnos, jasnija odgovornost
Cargoson nije zamijenio odnos koji HansaMatrix ima sa svojim prijevoznicima, a svakodnevna komunikacija i dalje uglavnom prolazi kroz Karinu. Potvrda cijene ili odobrenje pošiljke sada joj traje oko trideset sekundi, umjesto dugotrajnog procesa kakav je nekad bio. Ono što se promijenilo jest da prijevoznici sada znaju da postoji vidljiv standard koji moraju ispuniti i evidencija o tome jesu li ga ispunili. U rijetkim slučajevima kada obećano preuzimanje ili dostava ne bude izvršena, razgovor je jasan i konkretan. Prijevoznici obično brzo pronalaze rješenje — bilo da je riječ o preuzimanju isti dan ili prilagodbi cijene.
Mjerljivi učinak: ušteda vremena, ne novca
Najvažnija korist je više slobodnog vremena i mogućnost odlučivanja kako ga iskoristiti. Rezervacija prijevoza, koja je nekad oduzimala otprilike dva sata, sada traje samo oko pola sata. To oslobađa kapacitet za temeljitiji rad u skladištu, logistici i carinjenju — poslovima koji su se ranije gurali u stranu.
Alternativa korištenju alata poput Cargosonoma bila bi zapošljavanje još jedne osobe. Novi zaposlenik u logistici tipično treba tri do četiri mjeseca da postane potpuno operativan. HansaMatrix je uspostavio usporedivu razinu organiziranosti za otprilike šest tjedana. „Možemo mjeriti učinkovitost i provjeriti trošimo li to vrijeme na pravi način", kaže Karina. „I vidim da se smanjuje stres kod osobe koja obavlja taj posao." Svakodnevni proces lakše je i revidirati: umjesto prekapanja po starim e-mail lancima kako bi se utvrdilo tko je na što odgovorio, Karina na prvi pogled vidi koje su ponude još otvorene, a koje su riješene.
Kome ovakav sustav najviše koristi
Upitana koje bi tvrtke imale najviše koristi od sustava poput Cargosonoma, Karina je izdvojila dvije skupine: tvrtke koje koriste više prijevoznika i kojima je cijena važna te koje se stalno suočavaju s izazovom pronalaska pravog omjera između cijene i vremena isporuke, te tvrtke koje rade na ISO certifikaciji, za koje ručno prikupljanje CO2 podataka od deset različitih prijevoznika brzo postaje neodrživo.
HansaMatrix nije krenuo s namjerom da temeljito promijeni odnose s prijevoznicima. Tvrtki je bila potrebna mogućnost da prestane gubiti sate na e-mail lance i web-obrasce svaki put kada je pošiljka zahtijevala ponudu. Dobro tempiran poziv rezultirao je uspostavom sustava koji je logističkom timu vratio značajan dio vremena, učinio performanse prijevoznika vidljivima i mjerljivima te HansaMatrix postavio u bolju poziciju za nadolazeće zahtjeve izvještavanja o emisijama CO2.
Kako to Karina sama sažima, najveća pobjeda ne može se iskazati u bilanci:
„To je vrijeme. Bio je to naš cilj od samog početka."
LinkedIn
Cargoson
