HansaMatrix har tjuefem års erfaring med elektronikkproduksjon. Selskapet driver tre lokasjoner, inkludert to store produksjonsanlegg i Ogre og Ventspils som tilbyr Electronics Manufacturing Services (EMS), samt et mindre produksjonsanlegg og selskapets hovedkontor i Marupe. Kundebasen er i hovedsak europeisk, med Skandinavia som et viktig marked. I tillegg sendes varer til USA.
Produktspekteret er bredt. HansaMatrix produserer alt fra nakne kretskort som sendes videre til montering andre steder, til komplette ferdige enheter. Blant kundene finner vi kjente merkevarer som Catchbox og MikroTik, samt raskt voksende latviske selskaper som HackMotion – hvis golfsensorer primært er rettet mot det amerikanske markedet – og SAF Tehnika. En stor andel av råvarene kjøpes inn fra Asia, mens utgående forsendelser i all hovedsak går til Europa.
Karina er lager- og logistikksjef ved HansaMatrix Ventspils, et produksjonsanlegg. Tidligere brukte hun langt mer tid på å jage tilbud fra transportører enn hun ønsket.
Problemet: fem e-poster og et nettskjema for hvert eneste tilbud
Før Cargoson foregikk nesten hele prosessen med å innhente tilbud og bestille transport via e-post. For én enkelt innkjøpsordre måtte Karina sende minst fem separate e-poster – én til hver transportør hun vurderte. Deretter kom oppfølgingsspørsmål fra hver enkelt. «Det doblet arbeidsmengden min,» sier hun, «fordi jeg hadde ansvaret for prisforespørslene.»
For transportører det ikke fantes et etablert samarbeid med – særlig innen luft- og sjøfrakt – fantes det ingen snarvei. Da måtte HansaMatrix fylle ut den aktuelle transportørens nettskjema (TNT, FedEx, DPD osv.) fra bunnen av bare for å motta et tilbud. Noen ganger ble skjemadataene lagret til senere bruk, men ofte ikke. Valgte HansaMatrix en annen transportør enn den som opprinnelig hadde gitt tilbud, måtte hele prosessen starte på nytt.
Den egentlige kostnaden var tid.
«Tid er den mest verdifulle ressursen i avdelingen min. Det betyr at jeg brukte den på ting som ikke skapte noen verdi i det hele tatt.»
Bestilling krevde også et eget godkjenningstrinn. En pris måtte dokumenteres – som regel med et skjermbilde – sendes til godkjenning, og så dukket det gjerne opp nye spørsmål: kunne forsendelsen gå en dag senere for å oppnå en bedre pris, og så videre. Forespørsler kunne lett falle mellom to stoler. «Det hendte at jeg rett og slett glemte å svare, og at de måtte minne meg på det igjen,» sier Karina. «Det var stressende og tidkrevende.»
HansaMatrix opererer med stramme tidsplaner hele året. I motsetning til mange produsenter er det ingen nevneverdig sommerstans – bortsett fra to ukers fabrikkstenging. Det gjorde det desto viktigere å kvitte seg med timene som gikk tapt til manuell transportøradministrasjon.
Veien til Cargoson: rett telefon til rett tid
Karina hadde allerede begynt å undersøke markedet på egen hånd og søke etter bedre måter å håndtere transportørtilbud på, da Janis fra Cargoson tok kontakt. Timingen viste seg å bety mer enn hun hadde forventet. «Hadde du ringt meg ett år tidligere, tviler jeg på at jeg hadde sagt ja,» sier hun. «Ordrevolumet var ikke stort nok til at det presset seg frem. Men dette kom på akkurat rett tidspunkt.»
Selv om HansaMatrix sitt produksjonsanlegg i Ventspils er strategisk plassert nær baltiske transittkorridorer og havneinfrastruktur, har dette hatt liten direkte innvirkning på selve transportøranskaffelsen – HansaMatrix håndterer ikke fraktkonsolidering internt og har beholdt de samme kjernetransportørene. Det som har endret seg, er synligheten: flere transportører kontakter nå HansaMatrix direkte, fordi de vet at selskapet innhenter tilbud gjennom Cargoson.
Hva som endret seg i hverdagen: kontroll, hastighet og et system som husker alt
På spørsmål om hvilke faktorer som ga størst verdi etter innføringen, er Karina tydelig: leverings- og bestillingshastighet kommer først, kontroll kommer på andreplass, og pris på tredjeplass – i stor grad fordi det ikke finnes noe tidligere sammenligningsgrunnlag.
To ting skilte seg særlig ut som mer verdifulle enn forventet.
Det første er adresseboken. HansaMatrix hadde allerede satt opp sin egen liste over avsendere og mottakere i forsyningskjeden. At denne listen lå i Cargoson, gjorde at forespørsler kunne sendes med noen få klikk i stedet for at informasjonen måtte tastes inn på nytt hver gang. «Adressen ligger der. Du skriver inn navnet, og alt fylles ut,» sier Karina.
Det andre er transportørenes responstid, som spores direkte i Cargoson og som Karina nå gjennomgår i sine månedlige oppsummeringer. «Jeg presser alle transportørene våre på det. De må være tilgjengelige. Trenger vi noe nå, trenger vi det umiddelbart. Et svar etter atten eller tjue timer fungerer ikke for meg.» Når prisene er like på tvers av transportørene, blir responstiden den avgjørende faktoren. Et raskere svar betyr at forsendelsen kan sendes samme dag i stedet for å bli satt på vent.
Karina bruker også selve spørsmålet som et signal.
«Når transportører ringer, spør jeg raskt: 'Er dere på Cargoson?' For meg er det en indikator på at en transportør forstår bransjetrendene og vet at integrasjoner og kommunikasjon ikke kan bli hengende fast i e-post for alltid.»
CO2-data har også blitt en del av bildet, i forkant av en kommende prosess mot ISO-sertifisering som vil kreve det. «Vi presenterer allerede CO2-data i revisjonene våre,» sier Karina. «Vi åpner verktøyet og viser dataene, slik at revisorene kan se at vi har kontroll.»
Kommunikasjon med transportørene: samme relasjon, skarpere ansvarlighet
Cargoson har ikke erstattet forholdet HansaMatrix har til sine transportører, og den daglige kommunikasjonen går fortsatt i stor grad gjennom Karina. Å bekrefte en pris eller godkjenne en forsendelse tar henne nå omtrent tretti sekunder, mot den tidkrevende prosessen det var tidligere. Det som har endret seg, er at transportørene nå vet at det finnes en synlig standard å leve opp til, og at det finnes en oversikt over om de faktisk gjør det. De sjeldne gangene en lovet henting eller levering uteblir, er samtalen grei. Transportørene er som regel raske til å finne en løsning – enten det er henting samme dag eller en prisjustering.
Den målbare effekten: tid, ikke pris
Den viktigste gevinsten er mer tid – og muligheten til å bestemme selv hvordan den brukes. Bestillingsarbeidet, som tidligere tok rundt to timer, tar nå bare omtrent en halvtime. Det frigjør kapasitet til mer grundig arbeid med lager, logistikk og toll, som tidligere ble skjøvet til side.
Alternativet til et verktøy som Cargoson ville vært å ansette en ny person. En ny logistikkmedarbeider bruker gjerne tre til fire måneder på å bli fullt operativ. HansaMatrix nådde et tilsvarende strukturnivå på omtrent seks uker. «Vi kan måle effektiviteten og om vi bruker tiden godt,» sier hun. «Og jeg kan se at det reduserer stresset for den som gjør jobben.» Den daglige prosessen er også enklere å revidere: i stedet for å grave gjennom gamle e-posttråder for å finne ut hvem som svarte på hva, kan Karina med ett blikk se hvilke tilbud som fortsatt er ubesvart og hvilke som er håndtert.
Hvem har mest å hente
På spørsmål om hvilke selskaper som ville ha mest nytte av et system som Cargoson, pekte Karina på to grupper: virksomheter som bruker flere transportører, der pris er viktig og det å finne riktig balanse mellom pris og leveringstid er en løpende utfordring, og selskaper som jobber mot ISO-sertifisering, der det raskt blir uhåndterlig å hente inn CO2-data manuelt fra ti ulike transportører.
HansaMatrix hadde ikke som mål å gjøre om på transportørrelasjonene sine. Det selskapet trengte, var en måte å slutte å tape timer på e-postkjeder og nettskjemaer hver gang en forsendelse krevde et tilbud. En veltimet telefon resulterte i et system som frigjorde betydelig tid for logistikkteamet, gjorde transportørenes ytelse synlig og sporbar, og satte HansaMatrix i en sterkere posisjon foran de kommende kravene til CO2-rapportering.
Som Karina selv sier det, er den største gevinsten ikke å finne på noen balanse:
«Det er tid. Det var målet vårt fra starten.»
LinkedIn
Cargoson
