HansaMatrix: wyceny od przewoźników w kilka kliknięć

HansaMatrix ma dwudziestopięcioletnie doświadczenie w produkcji elektroniki. Firma działa w trzech lokalizacjach: dwa główne zakłady produkcyjne w Ogre i Ventspils świadczą usługi z zakresu Electronics Manufacturing Services (EMS), a mniejszy zakład produkcyjny wraz z siedzibą główną mieści się w Marupe. Większość klientów pochodzi z Europy, przy czym Skandynawia stanowi kluczowy rynek – firma realizuje wysyłki również do Stanów Zjednoczonych.

Oferta produktowa jest szeroka. HansaMatrix wytwarza zarówno nagie płytki drukowane, które trafiają do dalszego montażu u klientów, jak i kompletne, gotowe urządzenia. Wśród odbiorców znajdują się znane marki, takie jak Catchbox i MikroTik, a także dynamicznie rozwijające się łotewskie firmy – HackMotion, której czujniki golfowe trafiają przede wszystkim na rynek amerykański, oraz SAF Tehnika. Znaczną część materiałów HansaMatrix sprowadza z Azji, natomiast przesyłki wychodzące kierowane są głównie do odbiorców w całej Europie.

Karina jest kierownikiem magazynu i logistyki w zakładzie produkcyjnym HansaMatrix w Ventspils. Jeszcze do niedawna znaczna część jej czasu pracy upływała na żmudnym zbieraniu wycen od przewoźników.

Problem: pięć e-maili i formularz internetowy dla każdej wyceny

Przed wdrożeniem Cargoson uzyskanie wyceny i złożenie zamówienia transportowego odbywało się niemal wyłącznie przez e-mail. Dla jednego zamówienia zakupu Karina musiała wysłać co najmniej pięć osobnych wiadomości – po jednej do każdego rozważanego przewoźnika. Każdy z nich odpowiadał kolejnymi pytaniami. „To podwajało moją pracę" – mówi – „bo to ja byłam odpowiedzialna za zapytania o ceny."

W przypadku przewoźników, z którymi nie było stałej współpracy – zwłaszcza przy frachcie lotniczym i morskim – nie było żadnych skrótów. Każdy wymagał wypełnienia od zera własnego formularza internetowego (TNT, FedEx, DPD itd.), żeby w ogóle otrzymać wycenę. Czasem dane z formularza były zapisywane na później, ale często nie. Jeśli HansaMatrix ostatecznie wybierał innego przewoźnika niż ten, od którego pierwotnie otrzymał wycenę, cały proces trzeba było zaczynać od początku.

Prawdziwym kosztem był czas.

„Czas to najcenniejszy zasób w moim dziale. Traciłam go na czynności, które nie wnosiły żadnej wartości."

Samo złożenie zamówienia wymagało też osobnego kroku akceptacyjnego. Cenę trzeba było uchwycić – zazwyczaj jako zrzut ekranu – przesłać do zatwierdzenia, a potem pojawiały się kolejne pytania: czy wysyłka dzień później byłaby tańsza i tak dalej. Zdarzało się, że prośby po prostu umykały. „Bywało, że po prostu zapominałam odpisać i musieli mi o tym przypominać" – przyznaje Karina. „To było stresujące i czasochłonne."

HansaMatrix pracuje w napiętym rytmie przez cały rok. W odróżnieniu od wielu producentów firma nie ma dłuższej przerwy letniej – poza dwutygodniowym przestojem fabryki. Tym ważniejsze było wyeliminowanie godzin traconych na ręczną obsługę korespondencji z przewoźnikami.

Jak pojawił się Cargoson: właściwy telefon we właściwym momencie

Karina zaczęła już samodzielnie szukać lepszego rozwiązania do zarządzania wycenami od przewoźników, gdy odezwał się do niej Janis z Cargoson. Moment okazał się ważniejszy, niż początkowo sądziła. „Gdybyś zadzwonił rok wcześniej, wątpię, żebym się zgodziła" – mówi. „Wolumeny zamówień nie były jeszcze na tyle duże, żeby to był palący problem. Ale ten kontakt trafił w odpowiedni moment."

Zakład produkcyjny HansaMatrix w Ventspils jest strategicznie usytuowany w pobliżu bałtyckich szlaków tranzytowych i infrastruktury portowej, jednak nie miało to większego bezpośredniego wpływu na pozyskiwanie przewoźników – firma nie zajmuje się konsolidacją frachtu we własnym zakresie i utrzymuje tych samych kluczowych partnerów transportowych. Zmieniła się natomiast widoczność: coraz więcej przewoźników zgłasza się do HansaMatrix bezpośrednio, wiedząc, że firma korzysta z Cargoson przy pozyskiwaniu ofert.

Co zmieniło się na co dzień: kontrola, szybkość i system, który wszystko pamięta

Zapytana o to, które elementy wdrożenia przyniosły największą wartość, Karina odpowiada bez wahania: na pierwszym miejscu stawia szybkość realizacji i składania zamówień, na drugim – kontrolę, a na trzecim – cenę, głównie dlatego, że nie ma wcześniejszego punktu odniesienia, do którego można by ją porównać.

Dwie rzeczy okazały się szczególnie wartościowe – bardziej, niż się spodziewała.

Pierwsza to książka adresowa. HansaMatrix miał już własną listę nadawców i odbiorców w całym łańcuchu dostaw. Przeniesienie jej do Cargoson sprawiło, że zapytania można składać w kilka kliknięć, bez konieczności każdorazowego wpisywania danych od nowa. „Adres jest od razu dostępny. Wpisujesz nazwę i wszystko się uzupełnia" – mówi Karina.

Druga to czas odpowiedzi przewoźników, który jest śledzony bezpośrednio w Cargoson i regularnie analizowany przez Karinę w miesięcznych podsumowaniach. „Wymagam tego od wszystkich naszych przewoźników. Muszą być dostępni. Jeśli czegoś potrzebujemy teraz, potrzebujemy tego natychmiast. Odpowiedź po osiemnastu czy dwudziestu godzinach jest dla mnie nie do przyjęcia." Gdy ceny u różnych przewoźników są zbliżone, to właśnie szybkość reakcji staje się czynnikiem decydującym. Szybsza odpowiedź oznacza, że przesyłka może wyjść jeszcze tego samego dnia, zamiast czekać.

Karina traktuje też samo pytanie jako sygnał.

„Kiedy przewoźnicy dzwonią, od razu pytam: »Jesteście na Cargoson?« To dla mnie wskaźnik, że przewoźnik rozumie trendy w branży i wie, że integracje oraz komunikacja nie mogą na zawsze tkwić w e-mailach."

Dane dotyczące emisji CO2 stały się również istotnym elementem, w związku z planowanym uzyskaniem certyfikatu ISO, który będzie tego wymagał. „Już teraz prezentujemy dane o emisji CO2 podczas audytów" – mówi Karina. „Otwieramy narzędzie i pokazujemy dane, żeby audytorzy widzieli, że mamy nad tym kontrolę."

Relacje z przewoźnikami: ta sama współpraca, wyraźniejsza odpowiedzialność

Cargoson nie zastąpił relacji, jakie HansaMatrix utrzymuje z przewoźnikami – codzienna komunikacja nadal w dużej mierze przebiega przez Karinę. Potwierdzenie ceny lub zatwierdzenie przesyłki zajmuje jej teraz około trzydziestu sekund, zamiast angażować tyle czasu co wcześniej. Zmieniło się natomiast to, że przewoźnicy wiedzą, iż obowiązuje widoczny standard i istnieje zapis tego, czy go dotrzymali. W rzadkich przypadkach, gdy obiecany odbiór lub dostawa nie dochodzi do skutku, rozmowa jest prosta i konkretna. Przewoźnicy zazwyczaj szybko proponują rozwiązanie – czy to odbiór tego samego dnia, czy korektę ceny.

Mierzalny efekt: czas, nie cena

Najważniejszą korzyścią jest odzyskany czas i możliwość decydowania, jak go wykorzystać. Obsługa zamówień, która zajmowała wcześniej około dwóch godzin, trwa teraz mniej więcej pół godziny. Dzięki temu jest przestrzeń na bardziej szczegółową pracę w magazynie, logistyce i obsłudze celnej – obszarach, które wcześniej były odsuwane na bok.

Alternatywą dla wdrożenia narzędzia takiego jak Cargoson byłoby zatrudnienie kolejnej osoby. Nowy pracownik działu logistyki potrzebuje zazwyczaj trzech do czterech miesięcy, żeby w pełni wdrożyć się w obowiązki. HansaMatrix osiągnął porównywalny poziom uporządkowania procesów w ciągu około sześciu tygodni. „Możemy mierzyć efektywność i sprawdzać, czy ten czas jest dobrze wykorzystany" – mówi Karina. „I widzę, że to zmniejsza stres u osoby wykonującej tę pracę." Codzienny proces jest też łatwiejszy do audytowania: zamiast przekopywać się przez stare wątki e-mailowe, żeby ustalić, kto na co odpowiedział, Karina jednym rzutem oka widzi, które wyceny są jeszcze otwarte, a które zostały już obsłużone.

Kto skorzysta na tym najbardziej

Zapytana, które firmy odniosłyby największe korzyści z systemu takiego jak Cargoson, Karina wskazała dwie grupy: przedsiębiorstwa współpracujące z kilkoma przewoźnikami, dla których cena jest istotna i które nieustannie szukają właściwej równowagi między kosztem a czasem dostawy, oraz firmy dążące do certyfikacji ISO, dla których ręczne zbieranie danych o emisji CO2 od dziesięciu różnych przewoźników szybko staje się niewykonalne.

HansaMatrix nie planował gruntownej zmiany relacji z przewoźnikami. Firma potrzebowała po prostu sposobu na to, żeby przestać tracić godziny na łańcuchy e-maili i formularze internetowe za każdym razem, gdy przesyłka wymagała wyceny. Jeden telefon we właściwym momencie zaowocował wdrożeniem systemu, który uwolnił znaczną część czasu zespołu logistycznego, uczynił wyniki przewoźników widocznymi i mierzalnymi, a HansaMatrix postawił w lepszej pozycji wobec nadchodzących wymogów raportowania emisji CO2.

Jak ujmuje to sama Karina, największej wygranej nie widać w bilansie: