HansaMatrix: fra 5 mails til få klik per tilbud

HansaMatrix har femogtyve års erfaring inden for elektroniksproduktion. Virksomheden opererer på tre lokationer, herunder to store produktionsanlæg i Ogre og Ventspils, der leverer Electronics Manufacturing Services (EMS), samt et mindre produktionssted og virksomhedens hovedkontor i Marupe. Kundebasen er primært europæisk, med Skandinavien som et vigtigt marked. Derudover sender virksomheden varer til USA.

Produktsortimentet er bredt. HansaMatrix producerer alt fra bare printplader, der sendes videre til samling andre steder, til komplette færdige enheder. Blandt kunderne finder man kendte brands som Catchbox og MikroTik, samt hurtigt voksende lettiske virksomheder som HackMotion, hvis golfsensorer primært er rettet mod det amerikanske marked, og SAF Tehnika. En stor del af HansaMatrix' materialer indkøbes i Asien, mens udgående forsendelser primært går til Europa.

Karina er lager- og logistikchef på HansaMatrix' produktionsanlæg i Ventspils. I den rolle brugte hun tidligere langt mere tid på at indhente tilbud fra transportører, end hun brød sig om.

Problemet: fem mails og en webformular for hvert eneste tilbud

Før Cargoson foregik det meste af arbejdet med at indhente og booke forsendelser via mail. For en enkelt indkøbsordre skulle Karina sende mindst fem separate mails – én til hver transportør, der var i betragtning. Derefter kom transportørerne tilbage med deres egne opfølgende spørgsmål. "Det fordoblede min arbejdsbyrde," fortæller hun, "fordi det var mig, der var ansvarlig for prisforespørgslerne."

For transportører uden et eksisterende samarbejde – særligt inden for luft- og søfragt – fandtes der ingen genvej. Her krævede det, at HansaMatrix udfyldte den pågældende transportørs webformular (TNT, FedEx, DPD osv.) fra bunden, blot for at modtage et tilbud. Nogle gange blev formulardata gemt til senere brug. Men ofte ikke. Valgte HansaMatrix en anden transportør end den, der oprindeligt havde afgivet tilbud, måtte hele processen starte forfra.

Den egentlige omkostning var tid.

"Tid er den mest værdifulde ressource i min afdeling. Det betød, at jeg brugte den på opgaver, der ikke skabte nogen som helst værdi."

Booking krævede desuden et separat godkendelsestrin. En pris skulle registreres – typisk som et screenshot – sendes til godkendelse, og så opstod der nye spørgsmål: kunne forsendelsen vente en dag for at opnå en bedre pris, og så videre. Forespørgsler kunne nemt falde mellem to stole. "Der var tilfælde, hvor jeg simpelthen glemte at svare, og de måtte rykke mig igen," siger Karina. "Det var stressende og tidskrævende."

HansaMatrix kører på et stramt skema hele året. I modsætning til mange producenter er der ingen nævneværdig sommerpause ud over en to ugers fabrikslukning. Det betød, at det var vigtigt at eliminere de timer, der gik tabt til manuel transportøradministration.

Vejen til Cargoson: det rette opkald på det rette tidspunkt

Karina var allerede selv begyndt at undersøge markedet og søge online efter en bedre måde at håndtere tilbud fra transportører på, da Janis fra Cargoson tog kontakt. Timingen viste sig at være vigtigere, end hun først havde regnet med. "Havde du ringet et år tidligere, tvivler jeg på, at jeg ville have sagt ja," siger hun. "Ordremængderne pressede ikke på endnu. Men det kom på det rette tidspunkt."

Selvom HansaMatrix' produktionsanlæg i Ventspils er strategisk placeret tæt på baltiske transitruter og havneinfrastruktur, har det haft begrænset direkte indflydelse på valget af transportører – HansaMatrix håndterer ikke fragtkonsolidering internt og har beholdt de samme kernetransportpartnere. Det, der har ændret sig, er synligheden: flere transportører henvender sig nu direkte til HansaMatrix, fordi de ved, at virksomheden indkøber via Cargoson.

Hvad der ændrede sig i hverdagen: kontrol, hastighed og et system, der husker alt

Når Karina bliver bedt om at rangere de faktorer, der gav størst værdi efter implementeringen, er hun klar i mælet: leverings- og bookingshastighed kommer først, kontrol kommer på andenpladsen, og pris på tredjepladsen – primært fordi der ikke findes et tidligere sammenligningsgrundlag.

To ting skilte sig særligt ud som mere værdifulde, end hun havde forventet.

Den første er adressebogen. HansaMatrix havde allerede samlet sin egen liste over afsendere og modtagere på tværs af forsyningskæden. At have den liste i Cargoson betød, at forespørgsler nu kan oprettes på få klik frem for at skulle genindtastes hver gang. "Adressen er der allerede. Du skriver bare navnet, og resten udfyldes automatisk," siger Karina.

Den anden er transportørernes svartid, som registreres direkte i Cargoson og nu gennemgås af Karina i hendes månedlige oversigter. "Jeg presser alle vores transportører på det. De skal være responsive. Hvis vi har brug for noget nu, skal det ske med det samme. Et svar efter atten eller tyve timer dur ikke for mig." Når priserne er sammenlignelige på tværs af transportørerne, bliver svartiden den afgørende faktor. Et hurtigere svar betyder, at forsendelsen kan afsendes samme dag i stedet for at blive sat på hold.

Karina bruger også spørgsmålet i sig selv som et signal.

"Når transportører ringer, spørger jeg hurtigt: 'Er I på Cargoson?' For mig er det en indikator på, at en transportør forstår branchens udvikling og ved, at integrationer og kommunikation ikke kan blive hængende i mail for evigt."

CO2-data er også blevet en del af billedet, forud for en kommende ISO-certificering, der vil kræve det. "Vi præsenterer allerede CO2-data i vores revisioner," siger Karina. "Vi åbner værktøjet og viser dataene, så revisorerne kan se, at vi har styr på det."

Kommunikation med transportører: samme relation, skarpere ansvarlighed

Cargoson har ikke erstattet det forhold, HansaMatrix har til sine transportører, og den daglige kommunikation kører stadig i høj grad gennem Karina. At bekræfte en pris eller godkende en forsendelse tager hende nu cirka tredive sekunder i stedet for den tidskrævende proces, det var tidligere. Det, der har ændret sig, er, at transportørerne nu ved, at der er en synlig standard at leve op til, og at der findes en registrering af, om de gør det. På de sjældne tilfælde, hvor en lovet afhentning eller levering udebliver, er samtalen ligetil. Transportørerne er generelt hurtige til at finde en løsning – enten en afhentning samme dag eller en prisjustering.

Den målbare effekt: tid, ikke pris

Den vigtigste gevinst er mere tid – og muligheden for at bestemme, hvordan den bruges. Booking, der tidligere tog omkring to timer, tager nu kun cirka en halv time. Det frigiver tid til mere dybdegående arbejde inden for lager, logistik og told, som tidligere blev skubbet til side.

Alternativet til et værktøj som Cargoson ville være at ansætte en ekstra medarbejder. En ny logistikmedarbejder ville typisk bruge tre til fire måneder på at blive fuldt funktionsdygtig. HansaMatrix nåede et tilsvarende strukturniveau på cirka seks uger. "Vi kan måle effektiviteten og se, om vi bruger tiden fornuftigt," siger hun. "Og jeg kan se, at det reducerer stressniveauet for den person, der udfører arbejdet." Den daglige proces er også lettere at revidere: i stedet for at grave sig tilbage gennem gamle mailtråde for at finde ud af, hvem der svarede på hvad, kan Karina med et enkelt blik se, hvilke tilbud der stadig afventer svar, og hvilke der er afsluttet.

Hvem har størst gavn af det

Adspurgt om hvilke virksomheder der ville have størst udbytte af et system som Cargoson, pegede Karina på to grupper: virksomheder, der bruger flere transportører, og for hvem pris er vigtig, og det er en løbende udfordring at finde den rette balance mellem pris og leveringstid – samt virksomheder, der arbejder mod ISO-certificering, og for hvem det hurtigt bliver uoverkommeligt at trække CO2-data manuelt fra ti forskellige transportører.

HansaMatrix satte ikke ud med at omstrukturere sine transportørrelationer. Det, virksomheden havde brug for, var en måde at stoppe med at miste timer til mailkæder og webformularer, hver gang en forsendelse krævede et tilbud. Et veltimet opkald resulterede i etableringen af et system, der frigjorde en betydelig mængde tid for logistikteamet, gjorde transportørernes performance synlig og sporbar, og placerede HansaMatrix i en stærkere position forud for de kommende krav til CO2-rapportering.

Som Karina selv formulerer det, kan den største gevinst ikke aflæses på bundlinjen: