HansaMatrix cuenta con veinticinco años de experiencia en la fabricación de electrónica. La empresa opera en tres ubicaciones: dos grandes plantas de fabricación en Ogre y Ventspils que ofrecen servicios de fabricación electrónica (EMS), además de una instalación de producción más pequeña y la sede central en Marupe. Su base de clientes se concentra principalmente en Europa, con Escandinavia como mercado destacado, aunque también realiza envíos a Estados Unidos.
La gama de productos es amplia. HansaMatrix fabrica desde placas de circuito impreso que se envían para su ensamblaje en otros lugares hasta dispositivos terminados completamente acabados. Entre sus clientes figuran marcas reconocidas como Catchbox y MikroTik, así como empresas letonas en pleno crecimiento como HackMotion, cuyos sensores de golf están orientados principalmente al mercado estadounidense, y SAF Tehnika. Una gran parte de los materiales que utiliza HansaMatrix proviene de Asia, mientras que los envíos de salida se distribuyen principalmente por toda Europa.
Karina es la responsable de Almacén y Logística en HansaMatrix Ventspils, una de las plantas de fabricación. En su día, este puesto le exigía dedicar mucho más tiempo del deseable a perseguir presupuestos de transportistas.
El problema: cinco emails y un formulario web por cada presupuesto
Antes de Cargoson, obtener un presupuesto y confirmar un envío implicaba trabajar casi exclusivamente por email. Para un solo pedido de compra, Karina tenía que enviar al menos cinco correos por separado, uno a cada transportista que se estuviera considerando. Cada uno respondía con sus propias preguntas adicionales. "Eso me duplicaba el trabajo", explica, "porque yo era la responsable de gestionar las solicitudes de precio."
Con los transportistas con los que no había una relación previa —especialmente en el caso del flete aéreo y marítimo— no había atajos posibles. Para cada uno, HansaMatrix tenía que rellenar desde cero el formulario web del transportista correspondiente (TNT, FedEx, DPD, etc.) con el único fin de recibir un presupuesto. En ocasiones, los datos del formulario se guardaban para usos posteriores, pero muchas veces no era así. Si HansaMatrix optaba por un transportista distinto al que había solicitado el presupuesto inicialmente, había que empezar el proceso de nuevo.
El coste real era el tiempo.
"El tiempo es el recurso más valioso de mi departamento. Y lo estaba dedicando a tareas que no aportaban ningún valor."
La confirmación del envío también requería un paso de aprobación independiente. Había que capturar el precio —normalmente mediante una captura de pantalla—, enviarlo para su validación y, a continuación, surgían más preguntas: si podía salir un día más tarde para conseguir una tarifa mejor, por ejemplo. Las solicitudes podían perderse por el camino. "Hubo casos en los que simplemente me olvidaba de responder y tenían que recordármelo", reconoce Karina. "Era estresante y consumía mucho tiempo."
HansaMatrix trabaja con una agenda muy ajustada durante todo el año. A diferencia de muchos fabricantes, no hay un parón estival significativo, salvo un cierre de planta de dos semanas. Por eso, eliminar las horas perdidas en la gestión manual de transportistas era una prioridad.
El encuentro con Cargoson: la llamada en el momento justo
Karina ya había empezado a investigar por su cuenta y a buscar en internet una forma mejor de gestionar los presupuestos de transportistas cuando Janis de Cargoson se puso en contacto con ella. El momento resultó ser más determinante de lo que ella esperaba. "Si me hubierais llamado un año antes, dudo que hubiera aceptado", reconoce. "Los volúmenes de pedidos aún no eran un problema acuciante. Pero la llamada llegó en el momento oportuno."
Aunque la planta de HansaMatrix en Ventspils está estratégicamente situada cerca de las rutas de tránsito bálticas y la infraestructura portuaria, esto ha tenido poco impacto directo en la selección de transportistas, ya que HansaMatrix no gestiona la consolidación de carga internamente y ha mantenido los mismos socios de transporte habituales. Lo que sí ha cambiado es la visibilidad: ahora son más los transportistas que se dirigen directamente a HansaMatrix porque saben que la empresa gestiona sus envíos a través de Cargoson.
Los cambios en el día a día: control, rapidez y un sistema que no olvida nada
Cuando se le pide que valore los factores que han aportado más valor tras la implantación, Karina lo tiene claro: la velocidad de entrega y de confirmación de envíos ocupa el primer lugar, el control el segundo, y el precio el tercero —principalmente porque no existe una referencia anterior con la que comparar.
Dos aspectos en particular resultaron más valiosos de lo que esperaba.
El primero es la libreta de direcciones. HansaMatrix ya contaba con su propia lista de remitentes y destinatarios a lo largo de su cadena de suministro. Tener esa lista en Cargoson permite hacer solicitudes en unos pocos clics, sin necesidad de volver a escribir los datos cada vez. "La dirección ya está ahí. Solo escribes el nombre y todo se rellena solo", explica Karina.
El segundo es el tiempo de respuesta de los transportistas, que se registra directamente en Cargoson y que Karina revisa en sus resúmenes mensuales. "Se lo exijo a todos nuestros transportistas. Tienen que ser ágiles. Si necesitamos algo ahora, lo necesitamos de inmediato. Una respuesta después de dieciocho o veinte horas no me sirve." Cuando los precios son similares entre transportistas, la velocidad de respuesta se convierte en el factor decisivo: una respuesta más rápida significa que el envío puede salir el mismo día en lugar de quedarse en espera.
Karina también utiliza la propia pregunta como señal.
"Cuando me llaman transportistas, les pregunto rápidamente: '¿Estáis en Cargoson?' Para mí, eso indica que un transportista entiende las tendencias del sector y sabe que las integraciones y la comunicación no pueden seguir atrapadas en el email para siempre."
Los datos de CO2 también han pasado a formar parte del proceso, de cara a una próxima certificación ISO que así lo requerirá. "Ya presentamos los datos de CO2 en nuestras auditorías", señala Karina. "Abrimos la herramienta y mostramos los datos para que los auditores puedan comprobar que tenemos control sobre ello."
La comunicación con los transportistas: la misma relación, mayor rendición de cuentas
Cargoson no ha reemplazado la relación que HansaMatrix mantiene con sus transportistas, y la comunicación diaria sigue pasando en gran medida por Karina. Confirmar un precio o aprobar un envío le lleva ahora unos treinta segundos, frente al proceso laborioso que suponía antes. Lo que ha cambiado es que los transportistas saben que existe un estándar visible que deben cumplir y que queda constancia de si lo han cumplido o no. En las raras ocasiones en que se incumple una recogida o entrega prometida, la conversación es directa. Los transportistas suelen buscar una solución con rapidez, ya sea una recogida el mismo día o un ajuste en el precio.
El impacto medible: tiempo, no precio
El beneficio más importante es disponer de más tiempo y poder decidir cómo emplearlo. La gestión de reservas, que antes ocupaba aproximadamente dos horas, ahora se resuelve en unos treinta minutos. Esto libera tiempo para realizar un trabajo más detallado en el almacén, en logística y en aduanas, tareas que antes quedaban postergadas.
La alternativa a utilizar una herramienta como Cargoson habría sido contratar a otra persona. Una nueva incorporación al equipo de logística suele tardar entre tres y cuatro meses en alcanzar plena autonomía. HansaMatrix logró un nivel de organización comparable en aproximadamente seis semanas. "Podemos medir la eficiencia y si estamos invirtiendo bien ese tiempo", afirma Karina. "Y puedo ver que reduce el estrés de quien realiza el trabajo." El proceso diario también es más fácil de auditar: en lugar de rebuscar entre hilos de email antiguos para saber quién respondió a qué, Karina puede ver de un vistazo qué presupuestos siguen pendientes y cuáles ya se han resuelto.
Quién se beneficia más de esta solución
Cuando se le pregunta qué empresas sacarían más partido a un sistema como Cargoson, Karina identifica dos perfiles: las empresas que trabajan con varios transportistas, para quienes el precio es importante y encontrar el equilibrio adecuado entre coste y plazo de entrega es un reto constante, y las compañías que trabajan hacia la certificación ISO, para quienes recopilar manualmente los datos de CO2 de diez transportistas distintos se convierte rápidamente en algo inmanejable.
HansaMatrix no se propuso reformar su relación con los transportistas. Lo que la empresa necesitaba era dejar de perder horas en cadenas de emails y formularios web cada vez que un envío requería un presupuesto. Una llamada en el momento adecuado dio lugar a la implantación de un sistema que liberó una cantidad significativa de tiempo para el equipo de logística, hizo visible y rastreable el rendimiento de los transportistas, y situó a HansaMatrix en una posición más sólida de cara a los próximos requisitos de reporte de CO2.
Como lo resume Karina, el mayor logro no aparece en ningún balance:
"Es el tiempo. Ese era nuestro objetivo desde el principio."
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