Coop: «Я впевнений, що ще є приховані переваги, які ми поки не знайшли»

Coop Естонія — одна з найбільших роздрібних кооперативних мереж в Естонії, яка об'єднує близько 320 магазинів по всій країні під брендами Coop, Konsum та Maksimarket. Центральна асоціація, Coop Eesti Keskühistu, надає спільні послуги всім кооперативам-членам, зокрема централізовану логістику та пряме імпортування товарів. У міру того як обсяги прямого імпорту зростали, навантаження на команду, що координує перевезення, теж збільшувалося.

Ханнес Окс, директор з логістики, та Міхкель Мяеханс, керівник відділу транспорту, розповідають про те, як відбувся перехід на Cargoson і що змінилося після цього. До впровадження платформи транспортні запити оброблялися через суміш електронних листів, телефонних дзвінків, повідомлень, дзвінків у Teams і двох окремих файлів Excel — одного для отриманих пропозицій, іншого для підтверджених відправлень. Коли імпортні обсяги зросли, команда почала шукати кращий спосіб управління цим процесом.

Обережний початок

Перш ніж зважитися на нове програмне забезпечення, Coop хотів переконатися, що інвестиція виправдана. Для Ханнеса Окса перехід на Cargoson не відбувся миттєво. На той момент координатор вантажоперевезень витрачав лише близько 10% свого робочого часу на організацію транспорту, і на папері обґрунтування для впровадження спеціалізованої платформи виглядало непереконливо.

«Спочатку ми не були впевнені, що інвестиція виправдана — у нас не було того обсягу, який зазвичай стає підставою для подібного рішення», — згадує Ханнес Окс. Переломним моментом стала розмова, яка вийшла далеко за межі стандартної демонстрації.

«Ми зустрілися з командою Cargoson, показали, що і як ми робимо сьогодні. У процесі розмови стали видні рішення, яких ми раніше не бачили», — каже він.

Ми дійшли до точки, де стало зрозуміло: таке програмне забезпечення нам потрібне. А коли починаєш ним користуватися, апетит зростає. Я впевнений, що ще є приховані переваги, які ми поки не знайшли.

Ханнес Окс, директор з логістики Coop

Підключення перевізників пройшло простіше, ніж очікувалося. Більшість із них вже були на платформі, а ті, хто ні, швидко адаптувалися.

Від розрізнених файлів до єдиного спільного огляду

До Cargoson ситуація нагадувала те, що є в багатьох компаніях подібного масштабу. «Excel, електронна пошта, телефон» — так Міхкель Мяеханс описує старий спосіб роботи.

Перехід на єдину платформу швидко змінив повсякденну рутину. Повторювані відправлення з тими самими маршрутами, обсягами та адресами більше не потрібно вводити з нуля.

Кількома кліками я бачу попереднє відправлення, обсяги та пункт призначення. Більше не потрібно вводити все вручну, чекати на листи, гортати таблиці Excel. Вже це одне змінило відчуття від роботи.

Міхкель Мяеханс, керівник відділу транспорту Coop

Змінився і рух інформації всередині організації. Раніше кожен відділ працював зі своїми файлами. Тепер відділи закупівель, бухгалтерії та логістики мають доступ до одних і тих самих даних в одному місці. «Ми суттєво перебудували внутрішні інформаційні потоки», — каже Окс. «Жодних секретів. Якщо комусь потрібен ширший огляд — усе там є».

Вирішення проблеми собівартості товарів, яку не планували вирішувати

Один із найвагоміших результатів стосувався завдання, яке команда намагалася вирішити окремо: розрахунку повної собівартості товарів. Додаткові витрати — мито, акцизні збори та інші транспортні витрати — раніше зіставлялися з товарними надходженнями вручну, збираючись із листів і бухгалтерських записів. Прив'язати їх до конкретних відправлень було повільно, а самі витрати нерідко з'являлися через тижні після надходження товару.

«Ми жили в блаженній впевненості, що додаткових витрат за конкретним відправленням більше немає, а потім вони звідкись з'являлися. При великих обсягах це спотворювало картину собівартості — незначно, але достатньо, щоб це мало значення», — пояснює Окс.

Працюючи разом — логістика, IT та бухгалтерія, — команда зрозуміла, що відповідь була прямо перед ними.

«Це середовище вже було в нас. Навіщо інтегрувати щось додаткове? Натомість ми могли провести через Cargoson тих самих партнерів, які надають ці додаткові послуги — митне оформлення, акцизи та інше, — і збирати ці дані в одному місці», — каже Ханнес. «Ми не бачили, що можна дійти до цього. Але саме там ми й опинилися».

Порівняння цін без зайвого листування

Надсилання одного й того самого запиту на вантажоперевезення кільком перевізникам одночасно та перегляд усіх відповідей в єдиному вікні замінили те, що раніше було серією окремих листів і очікування. Команда може порівнювати пропозиції поруч і швидко приймати рішення.

Прозорість також дає Coop чіткий запис того, як перевізники працюють з часом. Окс зазначає, що з деякими перевізниками Coop узгодив фіксовані тарифи, і можливість бачити ринкові ціни поруч із цими тарифами допомагає оцінити, чи залишається погоджена ціна справедливою і чи не настав час її переглянути. «Ми добре знаємо своїх партнерів», — каже він, — «але раніше у нас не було доказів. Тепер є записи».

Ця ясність поширюється і на самі відносини з перевізниками. Маючи близько десяти ключових партнерів-перевізників, якими управляють через платформу, Coop не прагне вибивати найнижчу можливу ціну.

Точно виміряти економію витрат було складно — частково тому, що за той самий період імпортні обсяги суттєво зросли, що ускладнює прямі порівняння. Для команди важливіше інше, каже Ханнес Окс: мати доступ до найкращого доступного тарифу на ринку в момент оформлення відправлення.

Знання, які залишаються в компанії

Ханнес Окс також звертає увагу на дещо менш очевидне, але не менш важливе: інституційна пам'ять. За старої схеми історія цін і дані про роботу перевізників зберігалися в особистих таблицях і поштових скриньках. Якщо хтось іде у відпустку або звільняється, передати ці знання було вкрай складно.

«Як наступна людина дізнається, якими послугами ми користувалися, за якими цінами, з якою якістю і чому були зроблені саме такі вибори?» — запитує він. «Раніше це було неможливо упакувати і передати».

Тепер, коли вся ця історія зберігається в системі, команда може підміняти одне одного без серйозних збоїв у роботі.

Раніше підміняти когось іншого було справжнім головним болем. Тепер — ні.

Міхкель Мяеханс, керівник відділу транспорту Coop

Кому це підійде?

На запитання, кому б вони порекомендували Cargoson, Окс відповідає практично. «Якщо у вас вже є значний обсяг вантажоперевезень, якими ви сьогодні управляєте вручну, є сенс розглянути перехід до середовища, де всі ваші дані зібрані в одному місці з повним оглядом витрат», — каже він. «Це не обов'язково має бути логістична компанія, імпортер або хтось конкретний. Вирішальний фактор — обсяг і керованість, а не галузь».

Для Coop робота триває.

Ми впевнені, що цей будинок ще не добудований — попереду ще багато прихованих переваг.

Ханнес Окс, директор з логістики Coop

Coop Естонія — одна з понад 500 компаній, які управляють вантажоперевезеннями з кількома перевізниками через Cargoson. Хочете побачити, як це працює з вашими перевізниками та ERP?

Замовте безкоштовну 30-хвилинну консультацію

Просто вивчаєте можливості? Дізнайтеся, як Cargoson інтегрується з вашим ERP або порівняйте варіанти TMS.